Yammer
13. Türchen
Office 365 ist die Microsoft Lösung, welche die Zusammenarbeit in Unternehmen verbessern soll. Eine zentrale Rolle kommt dabei dem Content Management zu, welches durch Zusatzfunktionen weiter ausgebaut wird. Wer sich an das #FutureOfSharePoint Event erinnert, der kennt auch diese zentrale Abbildung:
Ein wichtiger Teil dieses Content Managements in Office 365 ist auch die soziale Komponente. Denn wir sind keine Maschinen, sondern schätzen menschliche Interaktionen. Ein weiterer Vorteil dieses Systems ist auch die zentrale Verwaltung von Informationen, egal Text, Dokumente oder Videos. Und das ganze ohne eine Email-Flut zu generieren. Das ist nur ein großartiger Anwendungsfall von Yammer, um das es heute geht. Natürlich gibt es noch weitere, die in diesem kurzen Video und Yammer Blog meines Kollegen sehr schön dargestellt sind:
Für alle, denen Yammer noch nicht viel sagt, im Prinzip ist es ein „Unternehmens-Facebook“. Ich habe also ein Benutzerkonto, mit dem ich Beiträge (Fragen und Antworten) verfassen, Umfragen erstellen, Mitarbeiter loben und Ankündigungen machen kann. Auf Beiträge kann ebenso geantwortet werden und solche auch „ge-Liked“ werden. Mit solchen Funktionen ist es nicht nur einfacher zusammenzuarbeiten, sondern motiviert auch, mehr beizutragen. Denn positives Feedback durch z.B. Likes tut einfach gut.
Beiträge können einerseits mit Metadaten (Tags bzw. Themen) versehen werden, um bei Suchen viele passende Informationen wieder zu finden. Zudem können wir Dateien anhängen und weitere verschiedene Aktionen durchführen, wie wir sie von Facebook oder anderen Portalen gewöhnt sind.
Eine weitere Form der Kategorisierung von Informationen in Yammer sind Gruppen. Zur Verfügung stehen private Gruppen, die nur für Mitgliedern sichtbar ist, oder für alle internen Mitarbeiter sichtbare Gruppen. Weiterhin können externen Gruppen gebildet werden, in die Mitarbeiter aus anderen Firmen eingeladen werden können.
Nicht nur nach Themen kann man suchen, sondern ebenso nach den angelegten öffentlichen Gruppen. In diese kann man sich dann selbst eintragen sowie andere Personen einladen.
Mit diesen Funktionen kann ich als Anwender schnell nach geführten Diskussionen und Ergebnissen suchen. Fragen müssen so nicht doppelt und dreifach diskutiert werden, denn ich finde so ganz einfach bereits existierende Antworten. Zudem kann ich selbst schnell interagieren und Antworten beitragen. Positives Feedback motiviert mich umso mehr, noch mehr Wissen beizusteuern.
Wir sehen also, Yammer optimiert
- die Kommunikation,
- die Zusammenarbeit für bestimmte Anwendungsfälle und
- die Mitarbeiterzufriedenheit.
Diese drei Themen sind absolut entscheidend für ein erfolgreiches Unternehmen!
Das User Interface ist selbst erklärend und jeder wird sich schnell zurechtfinden. Probiert es einfach aus. Damit aber kein Wildwuchs und „soziales Chaos“ entsteht, gibt es einiges zu beachten und Administratoren stehen dafür auch ein paar Funktionen zur Verfügung.
Zunächst einmal ist wichtig zu wissen, das Yammer 100% in den USA gehosted ist. Seit euch also bewusst, dass eure geteilten Informationen auf Yammer in amerikanischen Datenzentren gespeichert werden. Weiterhin gibt es verschiedene Administratoren.
- Verified Admin
Dies ist im Prinzip der „Global Admin“, der alle Funktionen nutzen kann und auch andere Nutzer zu Verified Admins ernennen kann. Ein O365 Global Admin ist automatisch auch ein Yammer Verified Admin. Aber Obacht, solltet ihr noch einen ganz alten Global Admin der ersten Stunde haben – vor der Yammer Integration – kann es sein, dass dieser nicht auch Yammer Admin ist – so war es in meinem Fall. Tipp: einen anderen Nutzer in der O365 Benutzerverwaltung zum Global Admin machen und dieser kann den „alten“ Global Admin dann in Yammer auch zu einem Verified Admin befördern.
- Network Admin
Soe können im Yammer Administration-Center auch viele verwaltende Aufgaben ausführen. Obwohl die Einstellungen nicht „Security Trimmed“ sind, also sie grundsätzlich erst mal alle Funktionen sehen können, benötigen sie bei manchen Optionen eine Genehmigung von Verified Admins oder bekommen direkt eine Meldung, dass sie eine entsprechende Aktionen nicht durchführen können und sich stattdessen an Verified Admins wenden sollen. Eine Liste der Unterschiede zwischen Verified und Network Admins findet ihr hier: https://support.office.com/de-de/article/Yammer-Handbuch-f%c3%bcr-Administratoren-a9c206d4-fb18-4250-bec6-e783b926e4f6?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE - Group Admin
Haben Zugriff auf Administratorrechte in allen Gruppen des Yammer Netzwerks – unabhängig davon, ob Sie ein Mitglied dieser Gruppen sind. Eine vollständige Liste aller Gruppenadministratorrechte stehen hier: https://support.office.com/de-de/article/Weitere-Yammer-Features-Yammer-Leitfaden-f%c3%bcr-Administratoren-37b730d6-99ad-43a2-967a-2eb52f48bdba?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE#groupadminprivs
Eine Liste der Funktionen aus dem Yammer Administratoin-Center, das über das Office 365 Portal erreicht werden kann, sehen wir im folgenden Screenshot:
Da aus meiner Sicht der Funktionsumfang vieler Kategorien direkt aus dem Screenshot selbst erklärend ist (ein Klick vergrößert das Bild), möchte ich nur auf ein paar wenige Optionen eingehen (gelb hervorgehoben) , die ihr als Administrationen sowie Informationsmanager kennen UND nutzen solltet.
- Nutzungsrichtlinien
Damit euer soziales Firmennetzwerk nicht in einem Desaster endet, wie mit Microsoft’s Chat Bot „Tay“, könnt ihr mit einer Nutzungsrichtlinie darauf hinweisen, dass auf einen freundlich Umgangston geachtet werden soll. Dieser Hinweis kann auch dauerhaft am rechten Rand für alle Nutzer angezeigt werden.
- Schlüsselwörter
Da man sich nicht immer auf den guten Willen verlassen kann, ist eine zusätzliche Überwachung von bestimmten Schlüsselwörtern möglich. Wenn ein definiertes Wort gefunden wird, kann dieser Verstoß per Email versendet werden, damit ein Administrator darüber informiert werden kann. - Sicherheitseinstellungen
Hier kann man IP-Bereiche angeben, mit den man sich nur anmelden darf (also z.B. nur innerhalb des Unternehmensnetzwerks oder per VPN). Außerdem kann hier eine Passwortrichtlinie konfiguriert werden. - Datenaufbewahrung und exportieren
Yammer wird in manchen Firmen auch für Forschungsprojekte oder andere wichtige Unternehmensbereiche verwendet. Die geführten Diskussionen und Dateien können erhebliches Wissen beinhalten und daher möchte man es vor versehentlichem Löschen schützen. Mit der Datenaufbewahrung kann ich einstellen, dass Daten nicht sofort gelöscht werden, sondern im Prinzip nur ausgeblendet werden. Über einen Datenexport kann ich diese Informationen wieder zugänglich machen. Das ist eine colle Sache! So ein Datenexport sieht folgendermaßen aus und macht klar, dass ich damit tatsächlich alle Informationen aus Yammer sichern kann.
- Content-Mode
Wenn rechtlich begründete Vermutungen bestehen, dass ein Mitarbeiter gegen die Firma arbeitet, hat ein Yammer Administrator mit diesem Modus die Möglichkeit, sogar in die privaten Unterhaltungen und Gruppen dieses Mitarbeiters zu schauen. Seid natürlich vorsichtig mit dieser Funktion – Betriebsrat und Datenschützer kennen keinen Spaß 😉 - Dashboard
Ein Dashboard liefert uns Yammer auch, mit dem wir uns Statistiken zum Netzwerk anzeigen lassen können. Dies beinhaltet z.B. die Anzahl von Nachrichten, Dateien, (neue) Mitglieder und Gruppen, aber auch ob Beiträge über den Browser oder in Apps verfasst werden.
Und um die Sache schön abzurunden, gibt es auch einen Yammer Web Part für SharePoint (Online), um die Plattformen miteinander zu vereinen. Dies ist sehr ausführlich inklusive eines kleinen Scripts zur optimalen Filterung der Yammer-Gruppen in folgendem Blog erklärt:
Auch wir nutzen Yammer bei uns ind er Firma, um schnell und effektiv Informationen zu bekommen. Am Abend gestellte Fragen werden über Nacht von Kollegen aus der ganzen Welt beantwortet. So können wir ohne Verzögerung am nächsten Tag sofort produktiv weiter arbeiten. Besonders in unserer schnelllebigen Zeit ist so ein Zeitvorsprung ein klarer Wettbewerbsvorteil. Es macht also definitiv Sinn, sich einmal genauer mit Yammer und nützlichen Anwendungsfällen zu beschäftigen.
Happy „SharePointing“!
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