Welche Informationen liefert Workplace Analytics

Vorsprung durch Daten

#AnalyticsAdvent 3

Mit den Informationen aus dem 2. #AnalyticsAdvent haben wir verstanden, wie Microsoft die Unternehmens- und personenbezogenen Daten der Mitarbeiter im Rahmen von Workplace Analytics (WpA) schützt. Es wurde gezeigt, welche allgemeinen, aber auch wichtigen Einstellungen der WpA-Administrators vorzunehmen hat. Ich persönlich empfehle, dass dieser „Administrator“ jemand aus der Betriebsrats- oder Datenschutzsabteilung ist, um ganz sicher zu gehen. Die Benutzeroberfläche und möglichen Einstellungen sind dabei so einfach und selbsterklärend gestaltet, dass dies vielleicht ohnehin von Microsoft so geplant war.

Heute nehmen wir die Rolle der Analysten ein und schauen uns an, welche Daten und Einblicke wir aus den WpA-Reports bekommen. Dafür gibt es drei Kernbereiche:

1. Workplace Analytics Startbildschirm
2. Detaillierte Analysen in den Explore Dashboards
3. Eigene erweiterte Abfragen und PowerBI-Dashboards

1. Workplace Analytics Startbildschirm

Ein Screenshot sagt mehr als 1.000 Worte… Oben rechts sehen wir bereits erste spannende Informationen, z.B. wie viele sehr große Teams und wie viele Management-Hierarchien es gibt, ist schon einmal ein guter Start.

Noch spannender wird es jedoch bei den vorgefertigten 9 Berichte. Ich werde nicht auf jeden Bericht im Detail eingehen, aber Blick auf Datenschutz und Sinnhaftigkeit dieser Daten zeigt uns der Screenshot bereits unschätzbare Informationen – und das völlig ohne jegliche personenbezogene Information:

• 1. Widerstandskraft des Unternehmens erhöhen (Enhance organizational resiliency)
  61% der Mitarbeiter werden kaum von Ihren Managern ge-coached oder unterstützt. Basierend auf empirischen Studien und Machine Learning können diese 61% nicht ihr volles Potential entfalten und haben sogar eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen aus Unzufriedenheit zu verlassen

• 2. Mitarbeiter-Engagement erhöhen (Boost employee engagement)
  13% sind von einem Burnout bedroht

• 3. Agilität verbessern (Improve agility)
  68% verbringen – oder gar verschwenden – ihre Zeit in großen und langen Meetings und können somit nicht agil ihre Aufgaben erledigen oder auf Änderung reagieren.

Was sagen uns die anderen Berichte?

• 4. Innovationen fördern (Foster innovation)
  Haben Mitarbeiter Zeit, fokussiert zu arbeiten und wie groß ist ihr internes und externes Netzwerk
• 5. Manager Effektivität entwickeln (Develop effective managers)
  Wie viel Zeit wird in kleine und kurzen fokussierten Besprechungen, sowie 1:1 mit Mitarbeitern verbracht, aber auch, gibt es viel oder wenig Mitarbeiter im Unternehmen, die das Zeug zum Manager haben
• 6. Operationelle Effektivität verbessern (Enhance operational effectiveness)
  Untern anderem Verteilung von Fokus-Zeit zu Multi-Tasking-Zeit
• 7. Änderungen beschleunigen (Accelerate change)
  Gibt es “Influencer” im Unternehmen
• 8. Besprechungskultur transformieren (Transform meeting culture)
  Lange, große und wiederkehrende Meetings, teilweise mit hohem Multi-Tasking-Antal im Vergleich zu fokussierten Besprechungen
• 9. Kunden-Fokus verstärken (Increase customer focus)
  Größe des externen Netzwerks

Weil ich ein großer Freund von agilen Arbeitsmethoden bin, möchte ich mir natürlich genauer anschauen, was hier hinter dem Bericht steck, um die Agilität in meinem Unternehmen zu bewerten und dann gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.

Wenn wir uns weitere Details zu diesem Bericht anschauen, dann erhalten wir weitere Diagramme und Charts, die aber nie weiter ins Detail gehen, als das, was wir hier sehen. Also diese Ergebnisse liefern weiterhin keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Personen, aber gleichzeitig dennoch gute Ergebnisse, um über kulturelle Änderungen nachzudenken.

Neben den Links zu den wissenschaftlichen Hintergründen dieser Kennzahlen („Supporting Evidence“ und „How we define long or large meetings“), gibt es weiterhin die Möglichkeit, eine Handlungsempfehlung zu erhalten, um das Unternehmen agiler zu machen – also in diesem Beispiel etwas an langen und großen Meetings zu ändern.

Nun sind ein paar Tipps nicht besonders überraschen, also Meetings kürzen und weniger Leute einladen. In Kombination mit MyAnalytics könnte man „betroffene“ Personenkreise aber gezielt daran erinnern, um hier eine dauerhafte Verbesserung herbeizuführen. Wie das genau funktioniert, werden wir im 4. #AnalyticsAdvent sehen.

Hier möchte ich nun die Brücke zu tieferen Berichten bauen. Denn am unteren Rand des Screenshots sehen wir die Abteilungen, in denen die meisten Mitarbeiter von langen und großen Besprechungen „geplagt“ werden. Mit dem Klick, diese Statistiken weiter zu erkunden, gelangen wir auf die detaillierten Standard-Dashboards.

2. Detaillierte Analysen in den Explore Dashboards

In den Standard-Dashboards – so nenne ich sie, da sie von Microsoft mit nur einigen Filteroptionen vorgegeben sind – haben wir nun weitere Einblicke in das oben gewählte Beispiel mit der Agilität è Verbrachte Zeit in großen und langen Besprechungen. Hier erfahren wir nun mehr zu möglichen Einsparpotentialen (aufgrund der gewählten Stundenkosten, die der Administrator eingestellt hat). Weiterhin gibt es Charts über verschiedene Besprechungstypen und auch, wie sich die Werte über die Zeit entwickelt haben. Dies ist natürlich besonders wichtig, um zu sehen, ob bestimmte Maßnahmen zur Änderung unvorteilhafter Arbeitsmuster auch funktionieren und man sie gegebenenfalls auf andere Unternehmensbereiche ausweiten kann.

Je Chart gibt es zusätzliche Filter und ganz im Stile von PowerBI kann man auch einzelne Wertegruppen auswählen, z.B. im linken Chart eine Abteilung und sieht dann die Entwicklung der Werte im rechten Chart.

Hier sehen wir, wie wichtig die Einstellung der minimalen Gruppengröße ist, damit bei kleinen Gruppen nicht auf einzelne Mitarebiter geschlossen werden kann. Zugegeben, bei Auswahl eines anderen Chart-Types – in diesem Beispiel Boxplot – könnte man selbst bei einer Gruppengröße von 30 ein Gefühl dafür bekommen, wer wohl nie und wer ständig in redundanten Meetings zu finden ist, wenn man sein Team gut kennt.

Daher möchte ich auch hier noch einmal betonen, bei all den Vorteilen dieser Ergebnisse, die mit Bedacht auszuwerten und wirklich nur wenigen Zugang zu ermöglichen. Ein Zugang pro Manager auf sein Team kann daher aus meiner Sicht vielleicht schon zu viel des Guten sein.

Neben den gezeigten Charts aus den exemplarisch gewählten Agilitäts-Berichten finden die Rollen der (beschränkten) Analysten auch noch folgende Detail-Standard-Dashboards:

3. Eigene erweiterte Abfragen und PowerBI-Dashboards

Und nun geht’s ins Eingemachte und wir kommen zu Ansichten, auf die nur die Analysten-Rolle Zugriff hat. Diese Rolle sollte entweder gar nicht oder an nur ganz wenige Personen vergeben werden. Grobe Faustregel: ein Analyst pro 10.000 Mitarbeiter.

Denn wenn Unternehmen noch genauer verstehen möchten, wo sie besser werden können und müssen, dann gibt es in Workplace Analytics die Möglichkeit, weitere Abfragen zu starten. Dies ist in der „Query“-Sektion möglich.

Dort finden wir (unterer Teil des Screenshots bereits vorgefertigte Queries, bei denen sogar ein PowerBI Dashboard mitgeliefert wird. Das bedeutet, man startet eine Datenabfrage – ich entscheide mich hierbei für „Collaboration Overload“.

Bevor diese Abfrage nun die Nutzungsdaten aufbereitet, können wir noch einige Anpassungen vornehmen, wie z.B. (1) welcher Zeitraum gewählt werden soll und ob die Datenautomatisch aktualisiert werden sollen. Dies würde alle 7 Tage der Fall sein.

Auf der rechten Seite der (1)-er Box sehen wir eine ganz wichtige Einstellung hinsichtlich der eingestellten Datenschutz-Richtlinien. Denn WENN mindestens eine Ausschlussregeln für Personen oder Meeting in den Analyseeinstellungen vom Administrator vorgenommen wurden, dass ist dies ein Pflichtfeld. Selbst mit weitreichenden Analyserechten wird es nicht möglich sein, diese bewusst auszuschließenden Daten abzugreifen. Eine wichtige Randnotiz, die man wissen muss!

Im Bereich der Metriken können zusätzliche Kennzahlen in dem Report inkludiert werden (rote Box 2) und die bereits vorausgewählten (Box 3) können bearbeitet oder auch entfernt werden.

Weiter unten können noch neben den Pflichtfiltern (1, siehe oben) noch weitere (verschachtelte) Filter zur Datenaufbereitung angewendet werden. Ebenso bleibt auswählbar, welchen (- nach Admin-Einstellung erlaubten -) Organisationsdaten zum späteren Filtern und Veranschaulichung in den Ergebnissen zur Verfügung stehen sollen.

Wenn alles richtig eingestellt wurde, heißt es „Laufen“, also wir beauftragen Workplace Analytics, die Daten für die soeben konfigurierte Abfrage aufzubereiten.

Auf der Seite der Abfrageergebnissen kann der Analyst dann die aufbereiteten Daten (1) im CSV-Format runter laden. Wenn in der Abfrage eine PowerBI Vorlage integriert ist, so kann auch diese heruntergeladen werden. Alternativ kann man sich dies auch direkt im Browser (2) visualisieren lassen.

Der oData-Link (3) ist interessant, wenn ich keine Downlaods starten, sondern stets direkt die Daten in meinem PowerBI Dashboard laden möchte. Dies ist besonders bei automatisch aktualisierenden Abfragen vorteilhaft. Übrigens, die „Auto-Refresh“ Option kann auch nachträglich auf bereits angelegte Abfragen aktiviert werden.

Exemplarisch möchte ich noch so ein erweitertes PowerBI-Dashboard zeigen

Hier bei gehe ich aber nicht weiter in die Tiefe. Eins ist jedoch klar, hier würden wir viele weitere Metriken finden, die einem Unternehmen dabei helfen, effektiver sowie effizienter zu werden und dabei gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern.

Wer das selbst einmal erleben möchte ohne gleich den Service zu aktivieren, dem stehen sieben Dashboards mit Demo-Daten im Internet bereit: Hier geht’s zu den Demo-Dashboards.

Wem die vorgefertigten Reports nicht ausreichen, der kann wie im Screenshot mit den roten Boxen zu erkennen ist, auch völlig neue Abfragen erstellen und damit weitere Analysen betreiben. Warum kann das sinnvoll sein?

Worst Practice:
„Lass uns Workplace Analytics nutzen und schauen wir mal, was so bei rauskommt“ => dies kann schwierig und gefährlich hinsichtlich Datenschutz sein, wenn man gar nicht genau den Zweck einer Datenerhebung erklären kann. Und generell, was ist Ziel und Erfolgskriterium?

Best Practice:
Es gibt einen speziellen Anwendungsfall, den man genauer untersuchen möchte. Beispiel eines globalen Energiedienstleister: „Prozesszeiten minimieren mit dem Fokus auf Besprechungszeiten und Vorbereitungen.“ Ergebnis: Es wurden unzählige Status-Meetings abgehalten, ohne dass es Verantwortliche für einzelne Aufgaben / Unterprozesse gab. Somit machte man Meetings, einfach weil man es gewöhnt war. Gezielte Änderungsmaßnahmen brachten dann den Erfolg: Prozesstage konnten von 70+ auf 8 gesenkt werden (Stichwort Effizienz, Effektivität und Agilität). Die erforderlichen Personenstunden wurden von über 170 auf unter 110 reduziert.

Ja, Workplace Analytics ermöglicht extrem viele Einblicke bei gleichzeitiger Einhaltung der DSGVO-Vorschriften. Wie ich im 2. #AnalyticsAdvent bereits erwähnte, nutzen wir bei contexxt.ai diesen Service selbst. Wer auch faktenbasiert die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und Prozesse optimieren möchte, den können wir entsprechend beraten, egal ob mit Standard-Office 365 Berichten, Workplace Analytics oder dem eigenen Adoption Board.

Was kann nun Microsoft MyAnalytics im Kontext von Workplace Analytics. Diese Frage möchte ich im vierten und letzten #AnalyticsAdvent beantworten.

1. Advent: Wie maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer schaffen
2. Advent: Was ist Workplace Analytics und wie sicher sind die Daten
3. Advent: Welche Informationen liefert Workplace Analytics
4. Advent: Change Management mit Workplace Analytics und MyAnalytics – Better Together

Weiterführende Links:

• Workplace Analytics Microsoft Workplace Insights – Office 365
• Workplace Analytics Repository – Workplace Analytics (office.com)