Vier Grundsätze agiler Arbeitsmethoden für die erfolgreiche Einführung neuer Mitarbeiter

Agile Arbeitsmethoden mit Microsoft Teams und Planner

Aus dem Manifest für Agiles Software Projektmanagement können wir verschiedene Handlungsempfehlungen ableiten, die wir auch auf andere Geschäftsprozesse übertragen können. Ein Standardszenario für jedes Unternehmen auf dem Planeten ist das Einführen neuer Mitarbeiter. Dieser Beitrag soll ein weiteres Beispiel sein, wie Microsoft Teams und Planner diesen Prozess unterstützen bei gleichzeitiger Berücksichtigung agiler Arbeitsmethoden.

Neue Mitarbeiter schnell ins Unternehmen integrieren

Das Einführen neuer Mitarbeiter ist über alle Firmen und Branchen hinweg ein sehr ähnlicher Prozess, auch wenn die Inhalte natürlich stark unterschiedlich sind. Die Anforderungen an ein erfolgreiches Onboarding decken sich dabei ideal mit den Anforderungen an agile Projektmanagementmethoden, womit die vier Grundsätze des dazugehörigen Manifests optimal angewendet werden können.

(Notiz: Zum einfacheren Lesen des Beitrags verwende ich den Mitarbeiter in der männlichen Form. Natürlich ist dabei auch immer eine weibliche neue Mitarbeiterin gemeint!)

1. Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
   Jeder Mitarbeiter bringt unterschiedliches Vorwissen und eigene Talente mit. Im Beispiel der IT: Warum muss ein neuer Mitarbeiter einen einwöchigen Kurs über Office 365 absolvieren, wenn er zuvor Senior Berater in genau dem Bereich gewesen ist? Weil das unser einheitlicher Onboarding Prozess nun mal so vorsieht? Nein! Die Prozesse sollten anpassbar sein, um den Mitarbeiter optimal zu fördern und damit auch das Unternehmen so früh wie möglich von dem eingebrachten Wissen und Talenten profitieren kann.
2. Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
   Je früher Unternehmen Leistung des Mitarbeiters abrufen können, desto früher profitieren sie davon. Auch hier gilt also, kann der neue Mitarbeiter bereits erste Tätigkeiten übernehmen, auch bevor der gesamte Onboarding Plan absolviert ist, so sollte man diese Chance ergreifen. Das Unternehmen profitiert so bereits früh von seinem Beitrag und der Mitarbeiter fühlt die Wertschätzung und Vertrauen, bereits eigene Aufgaben übernehmen zu dürfen.
3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
   Diesen Punkt möchte ich übertragen auf die Zusammenarbeit mit dem neuen Mitarbeiter, also dass er direkt in Konversationen mit dem Team (in Microsoft Teams) eingebunden wird anstelle ein dickes Buch „Unternehmenskultur“ lesen zu müssen. Microsoft Teams eignet sich perfekt für diesen Ansatz, weil der neue Mitarbeiter schnell einen Eindruck davon bekommt, wie die Kollegen miteinander umgehen (formell , informell, Feierabendbier). Außerdem kann er sein Wissen und Erfahrung schon direkt mit einbringen und helfen, Probleme zu lösen. Das ist besser, als erst auf den Abschluss des Onboardings hin zu arbeiten.
4. Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan
   Trotz aller Pläne und Berücksichtigung der eingebrachten Talente des neuen Mitarbeiters (siehe Punkt 1) ist mir im Onboarding bisher immer etwas dazwischen gekommen, auf das ich reagieren musste.
   Zum Beispiel:
   • Statt sich wie geplant mit den Governance-Funktionen aus Office 365 auseinanderzusetzen, war plötzlich dringender Bedarf an Migrationsgesprächen mit Kunden.
   • Anstatt die eigene Demo-Umgebung weiter anzupassen, musste plötzlich ein Workshop / Konferenzvortrag geliefert werden, weil kein anderer Kollege verfügbar war.

Auf solche Anforderungen müssen wir heutzutage schnell reagieren können und das zeichnet einen guten Einarbeitungsplan aus.

Wie helfen Microsoft Teams und Planner?

Wie bereits in Punkt 3 beschrieben, sollten die nötigen Ressourcen in Microsoft Teams bereitgestellt werden oder zumindest von dort verlinkt werden. So ist der neue Mitarbeiter sofort ins Team integriert und Teil der Truppe.

Weiterhin kann Planner für einen detaillierten Einarbeitungsplan verwendet werden. Die verschiedenen Onboarding Phasen können einfach mit unterschiedlichen Aufgabenkörben visualisiert werden.

Ganz wichtig ist der Korb ganz links. Der ist in der Regel für das Management, IT und/oder Personalabteilung als Erinnerung gedacht, damit verschiedene administrative Tätigkeiten erledigt werden, noch bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag im Unternehmen hat. Das stellt einen reibungslosen Start sicher. Dies inkludiert zum Beispiel das Anlegen des Mitarbeiter (AAD-) Accounts, Willkommensgeschenk besorgen oder die Kollegen darüber informieren, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt.

Danach startet der erste Korb für den neuen Kollegen. In den ersten Tagen sind hauptsächlich administrative Tätigkeiten zu erledigen, die in der Regel bei vielen Firmen noch sehr ähnlich sind, z.B. Computer einrichten, Programme installieren, Zugriffsrechte prüfen, Visitenkarten bestellen, etc.

Die weiteren Aufgaben können dann je nach Branche stark unterscheiden. Wichtig ist hierbei, dass diese Aufgaben nicht nur auf das Unternehmen UND die Rolle des entsprechenden Mitarbeiters abgestimmt werden, sondern ebenso seine Erfahrungen und Talente berücksichtigt werden, um einen erfolgreich Start für beide Seiten zu schaffen (siehe agiles Manifest Punkt 1).

Auf jeder einzelnen Aufgabenkarte empfehle ich folgende Felder als sinnvolle Hilfe für den Einarbeitungsprozess:

1. Zuweisung der Kollegen, mit denen sich der neue Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben abstimmen kann/muss. Bei Personalthemen wird hier somit ein Kollege aus der Personalabteilung zugewiesen. Bei anderen Themen ist es der Manager oder der Mentor. Bei Aufgaben zum Selbststudium bleibt das Feld frei.
2. Die Aufgabe sollte einem chronologisch sinnvollen Korb zugeordnet werden, kann aber auch verschoben werden, wenn es erforderlich wird, z.B. andere Aufgaben müssen vorgezogen werden.
   Ein Beispiel: Unser Mitarbeiter war mitten in der Einarbeitung. Plötzlich benötigten wir ihn für die Auslieferung eines Workshops, weil die anderen Kollegen bereits verplant waren. Somit wurde diese Workshop Vorbereitung als neue Aufgabe erstellt und dafür manch eine andere Aufgabe weiter nach hinten verschoben.
3. Einfache Übersicht für den Mitarbeiter/Mentor/Manager, ob Aufgaben bereits begonnen sind.
4. In Anlehnung an Punkt zwei können manche Aufgaben mit zusätzlicher Priorität versehen werden.
5. Natürlich sollen Aufgaben nicht generell aufgeschoben werden. Um etwas Druck in den Kessel zu bekommen, ist eine Datierung, wann eine Aufgabe der Einarbeitung abgeschlossen sein muss, sinnvoll.
6. Je nach Aufgabe können und sollten zusätzliche Informationen geteilt werden, damit besser ersichtlich ist, was unter einer Aufgabe gemeint ist. Denn die Aufgaben sind klar für den Chef, aber der Mitarbeiter, der frisch im Unternehmen ist, versteht manche Aufgaben vielleicht noch nicht nur anhand einer Überschrift.
7. Die Checkliste ist besonders hilfreich, um Teilaufgaben zu definieren, die abgehakt werden können. Ich empfehle diese Checkliste oder die Beschreibung mit auf der Karte im Planner Board mit anzuzeigen.
8. Zusätzlich zu Notizen oder Teilaufgaben können Dateianhänge genutzt werden. Ein schönes Beispiel sind Email Signaturen. Eine Unternehmens-Vorlage kann so bequem an die Aufgabe angehängt werden.
9. Und auch beim Onboarding können Labels für eine zusätzlich Übersicht und zur Filterung verwendet werden.

Das Konzept zur Organisation des Einarbeitungsplanes sollte nun klar sein und damit auch für den Mitarbeiter transparent. Wenn eine Aufgabe nicht ganz so klar war oder Links nicht funktionierten bzw. angehängte Dateien veraltet sind, dann sollte der Mitarbeiter dies in dem Kommentarfeld der Aufgabe festhalten.

Für Mentor, Manager, aber auch andere Kollegen kann die Charts-Übersicht hilfreich sein. So erfasst man nicht nur mit einem Blick, ob Aufgaben verspätet sind, sondern auch, wie der Einarbeitungsstatus ist. Das ist hilfreich, wenn der Mitarbeiter schon vor finalem Abschluss seines Plans für Aufgaben eingeplant werden muss (siehe mein Beispiel unter Punkt 2).

Ähnlich wie bei regulären Scrum Meetings sollte auch der Einarbeitungsprozess ein Feedback Gespräch am Ende beinhalten. Darin gilt es zu überprüfen, ob alles klar und verständlich für den Mitarbeiter war. Dafür können Manager und/oder Mentor gemeinsam über den abgeschlossenen Plan gehen und anhand der Kommentare nachvollziehen, was verbessert werden kann. Denn wie gesagt, wir kennen unser Business, aber für den neuen Kollege ist alles ungewohnt und daher helfen klar formulierte aktuelle Aufgaben beim Einstieg.

Am Ende haben wir einen schönen strukturierten Prozess für Mitarbeiter, Manager/Mentor und Kollegen. Wie besprochen, können und sollten die Aufgaben nicht nur abhängig der Rolle, sondern auch an jeden neuen Mitarbeiter angepasst werden. Auch während der Einarbeitung sollte der Plan flexibel sein und Raum für Änderungen beinhalten, um ganz in Anlehnung an agile Arbeitsprozesse auf geänderte Anforderungen reagieren zu können.

Viel Spaß biem Planen!