Vier einfache Schritte zur optimalen agilen Meeting Planung

Agile Arbeitsmethoden mit Microsoft Teams und Planner

Agilität bedeutet, sich an geänderte Anforderungen anzupassen und auf diese Weise mit gegebenen Ressourcen ein optimales Ergebnis zu erzielen. In meiner Microsoft Teams mit Planner Blog Serie über agile Arbeitsprozesse habe ich die Grundsätze von Agilität bereits erklärt und dabei den Fokus auf agiles Projektmanagement mit Kanban und Scrum gelegt. Nun möchte ich weitere Beispiele vorstellen, wie man beide Lösungen einsetzen kann, um agil zu arbeiten.

In diesem Beitrag geht es um Meeting Management

Als People Manager, Abteilungsleiter oder ähnlichen Rollen im Projektbetrieb müssen die Fragen und Wünsche und Anregungen gehört werden. Dies ist nicht nur erforderlich, um Wissen und Erfahrung in die Unternehmensentwicklung einfließen zu lassen, sondern auch, um die Mitarbeiter zu wertschätzen.

Neben 1 zu 1 Mitarbeitergesprächen empfehle ich regelmäßige Team Meetings, um auch das Wir-Gefühl unter allen Kollegen des Teams zu stärken. Die Organisation dieser Meetings kann zur Herausforderung werden, wenn man folgendes berücksichtigen möchte:

1. Jeder, der möchte, soll zu Wort kommen
2. Es muss offen und flexibel sein
3. Betriebliche Themen sowie „Small-Talk“
4. Relevanz für alle, damit das Meeting wirklich nützlich und nötig bleibt
5. Respekt der Zeit der Teilnehmer >>> auf den Punkt kommen

Ich habe einige Meetings gehabt, bei denen ein oder mehrere dieser Punkte nicht eingehalten werden konnte, womit nicht Mitarbeiter glücklich waren.

Planner als Moodboard und Meeting Minutes

Um die Organisation zu vereinfachen und alle obigen Punkte zu berücksichtigen hilft uns Planner.

Bucket 1: Neue Themen

Im ganz linken Aufgabenkorb dürfen und sollen Mitarbeiter Ihre Themen eingeben, die Ihnen wichtig sind und die sie mit dem Team besprechen möchten. Hierbei sind ganz wichtig folgende Fragen, die sich jeder Mitarbeiter stellen sollte:

1. Warum ist mir das Thema wichtig?
2. Warum ist das Thema für die anderen wichtig?

Der Kollege, der das Thema eingestellt hat, sollte sich zunächst auch als Verantwortlicher eintragen, damit klar ersichtlich ist, von wem das Thema kommt.

Weiterhin können die Themen mit den Labeln kategorisiert werden. Dies hilft dabei, die Übersicht zu behalten – besonders bei größeren Teams. Auch zur Wiederauffindbarkeit der abgeschlossen und/oder archivierten Themen können die Labels einen nützlicher Filter bereitstellen.

Bucket 2: Nächstes Team Meeting

Im zweiten Aufgaben Korb steht im Prinzip die Agenda des bevorstehenden Meetings. Dies können wiederkehrende Themen sein, wie z.B. Unternehmens-Updates durch den Manager oder der „Small-Talk zum Befinden oder aktuellen (privaten) Themen der Kollegen. Aus Respekt der Zeit, sollte der Small-Talk jedoch nicht zu lang sein.

Weiterhin schiebt jeder Mitarbeiter sein Thema in diesen Korb, wenn er es in der Gruppe besprechen möchte. Auf diese Weise organisieren die Mitarbeiter das Meeting selbst und es werden nur Themen besprochen und Entscheidungen getroffen, die relevant für alle sind.

Bucket 3: In Arbeit

Wenn für ein Thema eine Bearbeitung nötig, müssen Sie einem Verantwortlichen zugewiesen werden und dann in diesen Korb verschoben. Damit kann jeder den Status verfolgen und gegebenenfalls unterstützen, wenn erforderlich. Dafür kann einerseits die Kommentarfunktion in der Aufgabenkarte verwendet werden, oder man kopiert die Aufgabe direkt in den Teams-Chat und diskutiert dort.

Bucket 4: Abgeschlossen / Archiv

Alle abgeschlossenen Themen, Entscheidungen und Aufgaben sollten nicht einfach gelöscht, sondern zur Nachvollziehbarkeit in einen weiteren Korb verschoben werden. Auf diese Weise dient Planner gleichzeitig als Basis für die Meeting Minutes, ohne dass man extra weitere Tool nutzen und Informationen sogar doppelt pflegen muss.

Es kann auch der Bedarf nach einem eigenen Archiv-Korb nötig werden. Dies kann nützlich sein, wenn manche Themen auf unbestimmte Zeit aufgeschoben werden müssen oder auch keine Entscheidung getroffen werden kann. Anstatt Korb 1 und 2 damit zu überfrachten, kommen diese Karten in das Archiv und es wird einmal pro Halbjahr zur Wiedervorlage und erneuten Prüfung der Themen in die Meeting Agenda mit aufgenommen

Durch diesen einfachen Ansatz mit den vier Schritten bzw. vier Aufgebankörben, können die fünf oben genannten Anforderungen an ein Meeting relativ einfach realisiert werden, Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, weil Sie jederzeit offen Ihre Themen aufbringen und sogar die Agenda der Team Meetings bestimmen können und wir können ganz nach dem agilen Ansatz einfach auf neue Anforderungen reagieren.