Skype for Bsuiness in Office 365
23. Türchen
In den letzten Tagen haben wir eine Menge Tools aus Office 365 kennengelernt und wer sich auskennt, der weiß, dass eigentlich nur noch ein wesentliches Produkt übrig ist. Also wollen wir uns im vorletzten Beitrag diesem Tool widmen: Skype for Business oder kurz S4B.
Das frühere Lync, das für die Kommunikation innerhalb von Firmen genutzt wurde, ist mit Skype, das wiederum für private Personen gedacht war und von Microsoft im Mai 2011 für 8,5 Milliarden Dollar aufgekauft wurde, mittlerweile verschmolzen. Somit kann ich auch mit S4B private Konten anrufen und umgekehrt – wenn ich das denn möchte.
Lync bzw. nun Skype for Business war immer alles andere als einfach zu konfigurieren. Besonders, wenn man per VoIP auch Festnetz- und Handynummern anrufen wollte. Auch dies ist ein weiterer Vorteil der Office 365 Cloud: Skype ist einfach da und funktioniert. Ein paar interessante Dinge kann und sollte der Administrator aber im S4B Admin Center konfigurieren.
Organization:
Hier kann ich einerseits konfigurieren, ob der aktuelle Verfügbarkeits-Status der Mitarbeiter generell angezeigt werden soll oder nur für Nutzer in der Kontaktliste. Andererseits kann ich auch einstellen, ob Nutzer, die sich mit einem Mobiltelefon angemeldet haben, auch Push-Notifications erhalten sollen, also eine Nachricht bekommen, sobald sie über S4B kontaktiert werden. Ich persönlich finde diese Einstellung so ganz gut, weil ich so einerseits gleich weiß, ob man jemanden „stören“ kann und andererseits bemerke ich unterwegs, ob mich jemand kontaktieren möchte. Dies ist sicherlich förderlich für die Zusammenarbeit.
Eine besonders nützliche Funktion ist aber die sogenannte „Federation“, also dass man auch mit Kollegen außerhalb des Unternehmensnetzwerkes chatten oder telefonieren kann. Besonders für mich, weil ich oft mit verschiedenen Firmen in Kontakt bin, ist das ein riesen Mehrwert. Ich merke deutlich, dass die Zusammenarbeit mit Firmen, die diese Funktion auch aktiviert haben, deutlich einfacher, schneller und unkomplizierter funktioniert, also mit denen ohne diese Funktion. Also dringende Empfehlung, wenn ihr mit Externen oder Partnern arbeitet, dass ihr dieses Feature nutzt.
Ihr dürft aber auch gern zusätzlich geblockte oder erlaubte Domains hinzufügen, um die Sicherheit zu erhöhen und nicht jedem den Verfügbarkeitsstatus anzeigen. Wenn ihr möchtet, könnt ihr dies sogar pro Nutzer anpassen. Also einfach den Nutzer im S4B Admin Center auswählen und mit einem Klick auf dieses Stift-Symbol gelangt ihr dann in folgende Ansicht:
Dial-In Conferencing:
Ich hoffe, ihr habt euch im 3. Kalendertürchen für einen E5 plan entschieden, denn dann könnt ihr auch diese Funktion konfigurieren und nutzen. Das Dial-In bzw. PSTN (Public Switched Telephone Network) Conferencing bedeutet nämlich, dass sich Teilnehmer einer Telefonkonferenz auch ganz normal mit einem Festnetztelefon oder Handy einwählen können. Ein für mich noch größerer Vorteil ist aber, dass ich jedem Kollegen auch eine eigene Festnetznummer zuweisen kann, um über S4B auch normale (internationale) Anrufe führen zu können oder über eine normale Telefonnummer angerufen werden kann. Damit erspare ich mir auch andere Telefonanbieter und Microsoft packt sogar noch ein paar gebührenfreie Nummern für die Konferenzbesprechungen oben drauf.
Sehr schön ist die Konfiguration des PSTN Conferencing mit einer Schritt-für-Schritt Anleitung im folgenden Blog erläuert:
Wenn ihr den E5 plan habt, erhaltet ihr außerdem im S4B Admin Center eine weitere Kategorie, und zwar Voice. Darunter könnt ihr beispielsweise den Nutzern die angesprochene Telefonnummer zuzuweisen.
Online Meetings:
In der Kategorie Online Meetings könnt ihr ein paar Anpassungen vornehmen, wie und was bei einer Konferenzeinladung mit S4B angezeigt werden soll. Das ist nett, aber nichts Besonderes.
Viel spannender finde ich unter diesem Punkt aber den Reiter „Broadcast Meetings“. Das ist ein neues Feature, um Konferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern abhalten zu können. Die normalen Skype for Business Limits liegen nämlich bei 250 Teilnehmer. Zugegeben, für die meisten Anwendungsfälle wird dieses Limit reichen, aber bei größeren Abteilungstreffen oder gar einer ganzen Firma (z.B. Keynote oder „Townhall Meetings“) kann dann schon schnell „Feierabend“ sein mit den Standard-Grenzwerten. Daher finde ich es super, dass diese Funktion Teil von Office 365 ist und wir somit von Microsoft immer mehr Argumente bekommen, Firmen von den Vorteilen der Cloud zu überzeugen.
Tools und Reports:
Unter den Tools finden wir ein paar Analysewerkzeuge, um die interne und externe Verbindungsqualität zu testen sowie ein paar weiterführende Links zum Troubleshooting oder Konfigurieren.
Die Reports zeigen an, welche Konferenzen wann geführt wurden. Diese Funktion befindet sich jedoch noch in der Preview Phase und spätestens in Deutschland wird sie auch wieder den einen oder anderen Betriebsrat auf den Plan rufen.
Wenn ich nun die Anforderungen und Konfigurationen für S4B in Office 365 mit einem On-Premises Deployment vergleiche, dann wird deutlich, welchen großen Mehrwert die Microsoft Cloud vor allem für kleine und mittelständische Firmen bietet – nämlich die Einfachheit bei der Konfiguration bei selbst komplexen Microsoft Produkten wie Skype for Business. Für größere Unternehmungen sind zudem Funktionen wie das Broadcast Meeting für bis zu 10.000 Teilnehmer extrem attraktiv.
Office 365 ist also mittlerweile ein wirklich sehr gut gereiftes Produkt und bietet eine breite Palette an Funktionen für verschiedenste Kundenanforderungen. Und es kommen stets neue Funktionen dazu, weil die Plattform regelmäßig mit Sicherheits- und Feature-Updates aktualisiert wird. Habt ihr dennoch Bedenken? Falls ja, lasst es ich wissen!
Happy „SharePointing“!
Zur O365Adventskalender Übersicht
