Planner
15. Türchen
Im gestrigen Türchen zu den Office 365 Groups habe ich bereits erwähnt, dass in jeder Gruppe der Planner integriert ist. Also was ist nun dieser Planner?
Aus meiner Sicht ist der Planner zunächst einmal nur eine kleine Zusatzfunktion, um die Zusammenarbeit zu erleichtert – in diesem Falle Aufgaben erstellen und zuweisen. Man kann ihn als sehr einfache und abgespeckte Microsoft Project Version verstehen. Das Tool ist also weniger für große Projekte, aber dafür besser für kleinere Pläne gedacht. Aus meiner Sicht ist die Namensgebung also ganz gut gewählt.
Jede Gruppe hat genau einen Plan. Wenn ihr einen neuen Plan erstellt, erstellt ihr eine neue Office 365 Group. Das muss euch bewusst sein. Innerhalb jedes Plans können wir Aufgabe erstellen, diese Mitarbeitern zuweisen und ein Fälligkeitsdatum definieren.
Öffnet man eine Aufgabe, so kann diese mit weiteren Details angefüttert werden, z.B.
- Die Aufgabe einer anderen Aufgabengruppe zuweisen,
- sie als gestartet markieren,
- einzelne Meilensteine als Checkliste aktualisieren,
- eine Beschreibung, Kommentare, Dateianhänge und Links einfügen
- Und am unteren Ende werden alle Aktionen in einer Historie aufgezeichnet.
Auf der rechten Seite kann man zusätzlich die noch offenen Punkte der Checkliste auf der Karte anzeigen lassen und ebenso die Aufgabe mit einer farblichen Kategorie hervorheben.
Wichtig ist die Markierung von Aufgaben mit „In Progress“ oder „Completed“ deswegen, weil dies dann schön in den My Tasks auch so ausgegeben wird, damit wir den Überblick über noch offene, aber auch bereits abgeschlossene Aufgaben behalten. Übrigens sind diese My Tasks nicht die My Tasks aus der damaligen SharePoint MySites und somit nicht mit Exchange und den dortigen Aufgaben verknüpft – leider. Im folgenden Screenshot seht ihr aber schön, dass die My Tasks Ansicht alle Aufgaben aus all euren Groups (und Teams) aggregiert. Wird das also der neue zentrale Aufgabenpunkt…?
Wo wir aktuell aber schon bei schönen Übersichten sind, so bietet der Planner auch weitere Charts über aktuelle und abgeschlossen Aufgaben. In diese Ansicht gelangt man von der Planner Startseite eines Plans mit dem Button „Charts“. Diese Ansicht ist eher für die Administratoren oder Plan-Manager gedacht, weil sie alle Aufgaben des Plans zusammenfasst, ob sie verspätet sind, abgeschlossen, wer wie viele Aufgaben hat, etc. Auf der rechten Seite sind die Aufgaben des Plans auch aufgeführt. Dort könnte man sogar direkt weitere hinzufügen.
Als letzter Punkt ist noch der Planner Hub im linken Navigations-Panel zu nennen. Aktuell ist es nur einer Auflistung der Pläne sowie Favoriten. Diese Informationen haben wir aber ohnehin schon in diesem Panel. Das Logo deutet für mich aber darauf hin, dass wir dort vielleicht in Zukunft noch ein paar weitere Charts sehen könnten. Ich bin gespannt.
Nachdem ich mich mit dieser Planner Funktion genauer beschäftigt habe, gefällt es mir wirklich sehr gut. Einfach, intuitiv und nützlich. Weil es Teil einer Gruppe (und Teams) ist, ergeben sich also wirklich viele Anwendungsszenarien, wo der Planner einen tollen Mehrwert liefert. Spielt doch auch einfach mal damit rum.
Happy „SharePointing“!
