Jeder darf mit Jedem in SharePoint teilen – auch als Nicht-Besitzer

Fröhliche Ostern!

Pünktlich zum Verstecken und Eiersuchen möchte ich euch eine kleine Funktion in SharePoint zeigen, die vielleicht nicht jeder kennt, daher ein kleines SharePoint Easter Egg.

Standardmäßig kann seit SharePoint 2016 (und damit auch in SharePoint Online) jeder mit jedem mindestens die Berechtigungen weitergeben, die er/sie auch selbst besitzt. So können eben auch nur Besucher mit Leseerlaubnis dieses Recht an andere geben, sogar an externe, wenn das Teilen mit Externen für den Tenant erlaub ist.

Wenn dies nicht gewünscht ist, z.B. für besonders vertrauliche Seiten, kann es pro Site Collection durch eine kleine Konfiguration in den erweiterten Berechtigungseinstellungen deaktiviert werden. Dies ist auch siehe unten bei privaten Teams sehr wichtig! Über das Zahnrad oben rechts gelangt ihr zu den Seitenberechtigungen und weiter zu den erweiterten Einstellungen.

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Nun seit ihr in der altbekannten SharePoint 2010 Umgebung, in der ihr die Zugriffsrechte steuern könnt. Über Access Request könnt ihr dann einstellen, ob für diese spezifische Seite auch das Teilen für Nicht-Besitzer sowie auch Anträge auf Berechtigungsgenehmigungen erlauben möchten. Wenn nicht, dann die Häkchen entfernen.

Weil SharePoint Online den On-Premises Versionen ein wenig hinauseilt, gibt es dort seit kurzem eine ähnliche Funktion, die eigentlich kein Easter-Egg mehr ist. Wie im zweiten Screenshot oben zu sehen, gibt es direkt den Verweis, wie Mitglieder die Seite teilen können.

Sehr ähnlich den Einstellungen des Access Request können hier die gewünschten Änderungen vorgenommen werden.

ACHTUNG!
Die Screenshots sind von einem privaten Microsoft Teams mit Standardeinstellungen gemacht worden. Das bedeutet, in Teams könnten nur die Teambesitzer neue Mitglieder aufnehmen bzw. die Inhalte teilen. Auf der Seite dahinter könnte das somit im Standard im Prinzip jedes Mitglied!

Auch wenn die Einstellung leicht zu ändern ist. Die Faktenlage ist vielleicht nicht so klar, daher für mich ein kleines Easter-Egg, von dem ich wollte, dass ihr es findet. 😉 Das macht unsere Daten in SharePoint und Teams einfach ein wenig sicher, wenn man weiß, wie man sie richtig schützt.

In diesem Sinne fröhliche Osterfeiertage

Happy SharePointing!

Robert Mulsow

Rob hinterfragt kontinuierlich den Status quo! Er ist ein Digitaler Transformator, Microsoft MVP und Gründer des Unternehmens SkillBridge. Alle drei Rollen konzentrieren sich darauf, den Geschäftserfolg durch moderne Kooperationslösungen und neue Arbeitsweisen voranzutreiben. Als zertifizierter Trainer und MCSA für Office 365 unterstützt er Unternehmen ihre Geschäftsprozesse auf moderne Arbeitsplatzlösungen umzustellen und macht sie erfolgreicher bei der Transformation ihres Geschäftsmodells, fördert die Benutzerakzeptanz und erhöht den Schutz der Informationen. Mit seiner Erfahrung als Premier Field Engineer bei Microsoft hilft er großen Unternehmen bei ihren komplizierten SharePoint-Herausforderungen und zugehörigen Microsoft Technologien. Fragen Sie mich etwas zu (Cloud) Backup & Disaster Recovery, Information Governance, Teams Adoption Strategien sowie Compliance Themen.

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