Office 365 oder O365 – Was ist das eigentlich?

1. Türchen

In der Cloud – und als Microsoft Fan rede ich natürlich von der Microsoft Cloud – gibt es verschiedene Hosting-Modelle, um einzelne Personen und Unternehmen IT-Lösungen anzubieten. In der Fachwelt spricht man von drei zentralen Ausrichtungen: IaaS, PaaS und SaaS. Je nachdem, wie viel „Verwaltungshoheit“ der Kunde haben möchte, so ist entweder das eine oder das andere Modell besser geeignet. So wird beispielsweise bei Microsoft Azure im „Compute“ track als IaaS ein leerer Windows Server bereit gestellt, auf den sich der Kunden per RDP Verbindung schaltet und nun darauf installieren kann, was er möchte. Die Infrastruktur verwaltet also noch Microsoft, aber alles „darüber“ liegt in den Händen des Kunden.

Office 365 ist hingegen eine zu 100% in der Microsoft Cloud gehostete SaaS Lösung, die alle Funktionen bietet, die einer einzelnen Person bis hin zu einem großen Unternehmen ermöglicht, mehr zu erreichen (Microsoft: „Our mission is to empower every person and every organization on the planet to achieve more.“ https://news.microsoft.com/empowerment/). Der Endanwender oder Administrator kann direkt loslegen ohne noch zuvor Programme installieren zu müssen.

Schön Robert, aber was heißt das jetzt wirklich? Ok, fangen wir vorne an: Office 365 ist bereits die zweite Online Version. Microsoft startete schon 2007 mit BPOS (Business Productivity Online Suite), welche auf den 2007er Versionen von SharePoint, Exchange und Lync aufbaute. Für das Ansehen und die Bearbeitung von Office Dokumenten gab es lediglich Web Apps und es war mehr oder weniger nur als Dokumenten Repository gedacht. Die IT-Pros unter euch werden schon wissen, warum dieser Ansatz nicht Cloud-zukunftsfähig war, denn man konnte z.B. Service Applications nicht skalieren oder als „Delivery“ Modell nutzen. Dies änderte sich mit SharePoint 2010, was von Grund auf neu als Cloud Delivery Plattform designed wurde und den Fokus auf Kollaboration gelegt hat. Mittlerweile befinden wir uns auf der Versionen 2016+x.

Ursprünglich gab es in den ersten Office 365 Versionen noch nicht einmal Office Programme, wie Word oder Excel. „Office 365“ war zu dem Zeitpunkt also eine sehr visionäre Namensgebung. Heute haben wir neben diesen Programmen, genannt Office Pro Plus, aber noch eine ganze Reihe weiterer Programme und Funktionen, die Endanwender nutzen können – und es kommen fast täglich neue hinzu. Aktuell sieht daher der App-Launcher so aus (oder mit noch mehr Kacheln je nach Plan oder zusätzlich eigenen „Custom Tiles“):

Die Auswahl der Programme aus dem App-Launcher ist natürlich abhängig von dem Plan, für den man sich bei Office 365 entschieden hat und ob der Administrator auch den Benutzern alle diese Funktionen frei geschaltet hat. Eine schöne Gegenüberstellung dieser verschiedenen Pläne finden wir hier:
http://products.office.com/en-us/business/compare-more-office-365-for-business-plans

Wichtig zu wissen ist hierbei, dass man die Pläne auch mixen kann. Das heißt, man kann für wenige Power User E5 Lizenzen frei schalten, um ihnen bestimmte zusätzliche Funktionen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Allen anderen Kollegen des Unternehmens können weiterhin nur die günstigeren E3 oder andere Pläne zugewiesen werden. Also ein schöner Ansatz, um zusätzliche Funktionen zu nutzen, aber die Kosten zu optimieren.

Ein weiteres Merkmal und zugleich großer Vorteil von Office 365 sind die häufigen Aktualisierungen und Innovationen. Sie sind damit nicht nur stets auf dem neusten Stand, was die Sicherheit ihrer Daten angeht, sondern erhalten auch neue Funktionen früher, als wenn Sie auf eine nächste On-Premises Version warten müssten.

Sicherlich hat dieser Vorteil auch den Nachteil, dass sie keine Wahl haben. In der Cloud sind Sie nur ein Fisch von vielen im Karpfenteich. Und wenn Microsoft entscheidet, ein neues Feature einzuführen (oder existierende Funktionen zu löschen), dann muss man da mitziehen. On-Premises hingegen haben Sie die Hoheit allein, ob und wann sie neue Funktionen einführen und alte löschen. Auf der anderen Seite wiederum haben wir Funktionen, die es ausschließlich in der Microsoft Cloud geben wird. Zum Beispiel Office Graph, Office 365 Video oder ganz neu die Office 365 Teams. Es wird also deutlich, Cloud aber auch On-Premises Deployments haben ihren Charme. Eine hybride Lösung wäre also ein perfekter Ansatz, um beides zu vereinen.

Dieser hybride Weg mit Office 365 ist ein klarer Wettbewerbsvorteil, den nur Microsoft bieten kann, denn Konkurrenten wie Google oder Amazon haben keine On-Premises Produkte. Aus diesem Grund bin ich der Meinung, hat Microsoft das beste Angebot für Firmenkunden, weil ich Innovationen und Rechenpower aus der Cloud mit der Flexibilität einer On-Premises Umgebung verbinden kann.

Weitere Funktionen, wie z.B. verschiedene Authentifizierungen, automatische Backups, mobiler Zugriff auf die Daten von überall, Zusammenarbeit mit Externen usw., die zum Teil enorm tiefes Wissen in den jeweiligen Bereichen erfordern, können in Office 365 einfach mit einem Klick aktiviert werden. Genauso ist es mit der Skalierung von Resourcen.

Würden wir uns nun aber all den unzähligen Funktionen von Office 365 zuwenden – und natürlich möchte ich euch gern zusätzliche Tipps und Tricks verraten, als nur auf den offiziellen Office Blog zu verweisen – so könnten wir nicht nur einen Advents-, sondern einen ganzen Jahreskalender füllen. Nach 365 Tagen fangen wir dann wieder von vorne an, weil in der Zwischenzeit so viele neue Funktionen hinzugekommen sind.

Daher beschränken wir uns in unserem Adventskalender zu Beginn auf O365 Kernthemen und werden anschließend auf SharePoint, Exchange und Skype for Business fokussiert eingehen.

Happy „SharePointing“!

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