Office 365 Groups

14. Türchen

Seit wenigen Monaten hat Microsoft die Office 365 Groups eingeführt. Grund genug, dass wir uns diese im Rahmen des O365Adventskalenders genauer anschauen.

Im Prinzip sind die Groups eine Gruppierung der Microsoft Produkte, die man mit O365 nutzen kann. Ziel ist aber natürlich, Freunde und Kollegen zu gruppieren, damit sie effizienter gemeinsam an Projekten und anderen Aufgaben arbeiten können. Dafür packt Microsoft gleich einen Blumenstrauß an Funktionen in eine O365 Group. Wenn ich euch nun aufzähle, von wo wir überall eine Group erstellen können, dann wird schnell klar, was alles zu einer Group dazu gehört. Also, von wo aus kann ich eine Gruppe erstellen:

1. O365 Administration Portal unter Groups
2. Outlook Web Client und Outlook Client unter „New Item“ oder Rechtsklick auf die Gruppe
3. People (und eigentlich bei allen Office Anwendung mit entsprechender linker Spalte, siehe erster Screenshot)
4. SharePoint Sites
5. Planner

In Anlehnung an diese Aufzählung sehen wir also, dass wir für die berechtigten und eingetragenen Nutzer (O365 Administration) einen eigenen Ort mit eigener Groups-Email-Adresse (Outlook) bekommen, um Diskussionen innerhalb dieser Gruppe zu führen. Weiterhin erhalten wir einen Gruppen-Kalender (Office Kalender) und können Dateien hochladen und teilen (SharePoint).

Darüber hinaus haben wir ein gemeinsames Notebook sowie Planner für Aufgaben ist integriert und sogar eine komplett eigene SharePoint Site Collection (wenn SharePoint im O365 Plan enthalten ist) wird pro Gruppe angelegt. Und wem das alles noch nicht reicht, der kann die Gruppe mit noch weiteren Programmen verbinden unter „Connectors“, wo wir beispielsweise Wunderlist, JIRA oder Twitter finden.

Eine Verknüpfung mit Twitter, um Tweets bestimmter Nutzer oder #-Themen in die Gruppe zu intergieren geht wirklich super einfach, indem man einfach nur einen Twitter Account verlinkt. (Es ist fast schon zu einfach) 😉

Zu guter letzt ist natürlich auch noch Skype integriert, damit man direkt in der Gruppe mit Mitgliedern chatten kann.

Beim Erstellen einer neuen Gruppe ist das User Interface – zumindest vom Inhalt – identisch, egal von wo man kommt. Dies verdeutlicht, dass man wirklich immer eine O365 Group bekommt, egal von wo man sie beantragt. Im ersten Schritt vergibt man dabei einen Gruppennamen, sowie eine interne Gruppen-ID, welches dann auch gleich die Email-Adresse ist. Außerdem kann man entscheiden, ob die Gruppe öffentlich innerhalb des Unternehmens sein soll oder nur Mitglieder der Gruppe diese sehen können. Im zweiten Schritt kann man optional direkt Mitglieder in die Gruppe einladen.

Erstellung im Outlook Client:

  

Erstellung im Office 365 Admin Center:

Erstellung im Outlook Web:

Erstellung über SharePoint Seiten:

All das ist aus meiner Sicht sehr selbst erklärend. Auch wenn eine Gruppe erstellt ist, sind die Optionen einfach und schlicht. Ich erreiche meine Gruppen aus den verschiedenen Programmen, weil sie dort aufgelistet sind. Innerhalb der Gruppen ist auf dem ersten Screenshot schön zu sehen, dass es einen kleinen Trennstrich gibt, der die verfügbaren Programme in zwei Gruppen teilt. Alles links des Strichs öffnet sich direkt im Gruppenfenster. Alles rechts macht einen neuen Tab auf, weil dies noch nicht so gut in die Gruppenansicht integriert werden konnte.

Weitere Optionen zur Gruppe finde ich einerseits mit einem Klick auf den Titel:

Weitere Optionen, um z.B. auch das Logo der Gruppe zu ändern, gibt es mit einem Klick auf das Einstellungszahnrad:

Um eine Gruppe wieder löschen zu können, müssen wir über obige Einstellungen navigieren und dann die Gruppe editieren. Auf der einfliegenden Editierungsfläche finden wir dann ganz unten den Link zum Löschen.

Viel mehr kann man aber zu den Groups nicht sagen. Da ihr ja bereits wisst, was Outlook, OneNote, SharePoint, Skype, etc. kann. Die Integratin all dieser Produkte ist eines – Groups – ist selbsterklärend, einfach und zusätzlich in fast jeden Ort in Office 365 intergiert. Ich habe mich sehr schnell zurechtgefunden und es funktionierte alles wirklich reibungslos.

Auch von der Windows Mobile App bin ich sehr überzeugt. Diese bietet wirklich viele Funktionen, um auch in den Groups von unterwegs auf dem Laufenden zu bleiben. Beim Öffnen sehe ich sofort alle Groups, die ich abonniert habe und beim Klicken auf einer sehe ich die letzten Aktivitäten und kann per Chatnachricht direkt darauf antworten, wenn ich möchte.

  

Dabei kann ich auch Dateien hochladen und habe auch von der App aus Zugriff auf diese Dateien.

  

Ebenso einfach kann ich neue Gruppentermine und Aufgaben einstellen sowie zuweisen. Werden von anderen Personen Aufgaben oder Termine erstellt, dann kann ich diesem auch in der App direkt zustimmen und sie in meinem Kalender speichern.

  

Für mich würde da aktuell nichts fehlen und ich könnte wirklich gut damit auch von unterwegs arbeiten. Nur eine Kleinigkeit vielleicht. Geteilte Dateien kann ich nur als Kopie herunterladen und dann bearbeiten. Dies ist in der nativen SharePoint App besser umgesetzt, weil ich da bereits direkt die Office Anwendungen verknüpft habe und so noch einfacher von unterwegs an Dokumenten arbeiten kann.

Aus Sicht der Administratoren, wie wir, gibt es aktuell noch nicht viel, das wir für die Office 365 Groups beeinflussen können. Nur auf zwei Punkte möchte ich für Administratoren hinweisen:

1. O365 Groups Site Collections werden unter dem selben Managed Path angelegt (/sites/) wie eure anderen Site Collections, die ihr über die SharePoint Administration verwalten könnt (siehe 12. O365Adventskalender Türchen) Allerdings tauchen die Site Collections der O365 Groups dort nicht auf. Daher scheint Quota und Storage ja fast schon egal zu sein. Was ist aber mit einem Backup, denn das Löschen geht echt flott und nativ gibt es derzeit keine Möglichkeit, diese Informationen wiederherzustellen. Drittanbieter Software kann hier aber bereits helfen.
2. Um O365 Groups überhaupt nutzen zu können, müssen Tenant Administratoren diesen Service zuvor im Admin Center freischalten.
   
   Dort können wir auch bestimmen, ob Inhalte der Gruppe auch von eingeladenen Externen gesehen werden können oder nur Dateien, die direkt mit ihnen geteilt wurden. Außerdem können Administratoren einstellen, ob überhaupt Externe in Gruppen eingeladen werden können.
   

Das soll es aber auch schon gewesen sein. Wie und wofür setzt ihr O365 Groups ein? Ich freue mich über eure Kommentare.

Happy „SharePointing“!