Office 365 Easter Eggs – Versteckte Funktionen
Ein frohes Osterfest wünsche ich allen meinen Lesern! Wie ich mit euch schon vor zwei Jahren ein paar versteckte Ostereier in SharePoint 2016 gefunden habe (http://rob-the-ninja.de/sharepoint-2016-easter-eggs-frohe-ostern), so schauen wir uns heute an, was es denn für (noch) nicht so sehr bekannte, aber besonders interessante Funktionen in Office 365 gibt.
Morph Übergänge und 3D in PowerPoint
Manch einer mag dies schon kennen, aber noch nicht jeder. Als Freund von abwechslungsreichen Präsentation finde ich persönlich dieses Feature besonders spannend. Und: Es gibt es wirklich nur für Office 365 Abonnenten.
3D Objekte in PowerPoint
Mit dem kostenlosen Windows 10 Programm Paint 3D, kann man super einfach ein paar 3D Objekte erstellen – so wie ich dieses kleine Osternest im Video. Aber auch andere Formate aus anderen Programmen können in PowerPoint über die Einfügen-Lasche importiert werden. Einfach die entsprechende Datei auswählen und schon is es da. In PowerPoint selbst kann man dann die Ansicht noch einfach verdrehen und vergrößern, bis es passt.
Morph Übergänge erstellen
Ob nun mit oder ohne 3D, die Morph-Übergänge sind einfach super. Früher habe ich noch Tage verbraucht, um professional aussehende Animation einzubauen. Nun geht es mit einem Klick. Der einfachste Weg geht entweder über das Kopieren einer gesamten Folie (siehe Video) oder einzelner Objekte. Diese merkt sich PowerPoint und den entsprechenden Unterschied hinsichtlich z.B. Lage oder Größe. In der Präsentation wird dann das Delta der Objekte zwischen zwei Folien per Animation „ausgeglichen“.
Standardmäßig wird dabei der Fokus auf Objekte gelegt. Man kann in den Effektoptionen aber auch den Fokus auf Wörter oder sogar einzelne Zeichen legen, wenn man dies möchte.
Navigation mit dem (Surface) Stift in PowerPoint
Ein weiteres exklusives Office 365 Feature ist das navigieren durch die Präsentation mit dem Stift. Bisher nutzte man die typischen Presenter, aber nun kann man dafür einfach den Stift verwenden, indem ein Klick auf den Radierer die nächste Folie oder Animation einblendet. Einmal lange gedrückt halten bringt die vorherige Folie oder Animation zurück. Zu den Surface Geräten passende Premium-Stifte haben sogar einen eingebauten Laser-Pointer, wenn man dieses gern nutzt. Somit könnte man komplett auf einen Presenter verzichten.
Übrigens: Einen eingebauten Laser gibt es mittlerweile auch in PowerPoint. Diesen kann man während der Präsentation in den Werkzeugen aktivieren und dann per Maus oder Stift (oder Finger) den Pointer über die Folie bewegen.
Navigation mittels Zoom-Funktion in PowerPoint
Eine weitere nette PowerPoint Funktion ist die Zoom-Navigation. Hiermit kann man sich eine Zusammenfassungs-Folie erstellen und auf Abschnitte bzw. einzelne Seiten direkt navigieren. Ein super Anwendungsfall ist Beispielsweise eine Übersicht, auf der mehrere Grafiken zu sehen sind. Hat man nun eine Detail-Folie zu einzelnen Grafiken, kann man mit dieser Funktion super einfach diesen Fokus-Effekt nutzen und direkt an ansprechende Stelle navigieren.
Zusätzliche Einstellungen beim Teilen von Inhalten in Office 365
Ob nun Teams, Office 365 Groups, Site Collections oder OneDrive for Business, letztendlich wird immer im Hintergrund eine SharePoint Online Site Collection verwendet. Aber besonders bei den Groups und Teams wurde die Einfachheit des Teilens auch mit Externen auf ein neues Level gehoben – ganz zum Leitwesen der Sicherheitsbeauftragten. Um nun aber ein gesundes Maß an Zusammenarbeit und Sicherheit zu schaffen, können wir für die entsprechenden SharePoint Site Collections (im Hintergrund) spezielle Einstellungen anwenden, ob und wie Inhalte geteilt werden können. Dies geht mittels SharePoint Online PowerShell Konsole folgendermaßen:
Connect-SPOService -Url https://domain-admin.sharepoint.com/sites/site1
$Site = Get-SPOSite -Identity https://domain.sharepoint.com/sites/site1
Set-SPOSite -Identity $Site.Url -SharingCapability -Disabled
Die Einstellung -Disabled würde nun das Teilen mit externen Kollegen für diese eine Site Collection (oder Group, Team, etc.) unterbinden, währenddessen es für andere Gruppenräume weiterhin möglich ist. Dies verdeutlicht also die Balance zwischen Sicherheit und Zusammenarbeit. Weitere Einstellungen, die in Bezug auf das Teilen vorgenommen werden können:
- -ExistingExternalUserSharingOnly
Nur mit im AAD existierende externen Mitarbeiter kann via Email geteilt werden, jedoch ohne einen Gast-Link - -ExternalUserSharingOnly
Generell kann via Email mit externen Mitarbeiter geteilt werden, jedoch ohne einen Gast-Link - -ExternalUserAndGuestSharing
Generell kann via Email und via Gast-Link mit externen Mitarbeiter geteilt werden
Grundsätzlich ist das Teilen via Email – meiner Meinung nach – sicherer, weil es besser überwacht werden kann, denn ein Link kann unendlich oft weiter vergeben werden, ohne dass es Administratoren bemerken würden. Wenn ihr das auch so seht, nutzt bitte die entsprechenden Switches.
Bedingter Zugriff auf einzelne Site Collections in Office 365
Seit etwa einem halben Jahr ist diese Funktion bekannt, um ähnlich wie beim Teilen auch die Zugriffsteuerung granular verwalten zu können. Erforderlich ist hierbei jedoch eine Azure Intune Lizenzierung bzw. in welchen Paketen dies inkludiert ist, wie z.B. AAD P1, Office 365 E5, Office 365 EMS, M365 E3 + E5.
Mit dieser Funktion kann eingestellt werden, ob „nicht sichere“ Geräte, also die z.B. nicht der Domain hinzugefügt wurden, Inhalte nur im Browser ansehen, jedoch nicht herunterladen dürfen. Gleiches gilt für entsprechende Apps. Dies ist super, um beispielsweise den Zugang zu besonders sensiblen Dokumenten zu ermöglichen, jedoch die Kontrolle darüber zu behalten, dass dies nur von sicheren Browsern und Geräten aus geschieht. Solche Richtlinien können auch nur bestimmten Nutzern zugewiesen werden.
Ähnlich wie oben verbindet ihr euch mit eurem SharePoint Online via PowerShell und konfiguriert dann je Site Collection die Einstellung folgendermaßen:
Set-SPOSite -Identity $Site.Url -ConditionalAccessPolicy AllowLimitedAccess
Weitere zusätzliche Einstellungen können sein:
- AllowEditing $false
Verwendet diesen Switch, um zusätzlich zu unterbinden, dass Dateien im Browser bearbeitet und Dateiinhalte nicht aus dem Browserfenster kopiert werden können - AllowDownloadingNonWebViewableFile $false
Dateiformate wie ZIP oder EXE können nicht im Browser geöffnet werden. Wenn unterbunden werden soll, dass der Benutzer stattdessen diese Inhalte herunterladen kann, dann ist dieser Switch hilfreich
Weitere Informationen und wie ihr zuvor die Azure Richtlinien konfiguriert, findet ihr in diesem sehr guten Blogbeitrag von Albert Hoitingh: https://alberthoitingh.com/2017/09/15/intune-and-sharepoint-online-working-together-secure-access-to-sharepoint-content-using-unmanaged-devices/
Office 365 Hub-Sites
Ein kleines Schmankerl sind noch die neuen Hub-Sites in Office 365, die erst seit letzter Woche in First-Release-Tenants ausgerollt werden. Hub-Sites können moderne Site Collections, auch von Groups und Teams, unter sich gruppieren und Informationen dieser Seiten aggregieren und zusammenfassen. Eine Beispielanwendung könnte die „Startseite“ aller eurer Intranet Abteilungs-Gruppenräume sein. Ein weiteres Beispiel wäre eine „Startseite“ für Projektmanager, worunter die Office 365 Groups Webseiten einzelner Projekte zusammengefasst sind.
Diese Hub-Sites werden schon bald kein Easter Egg mehr sein, daher an dieser Stelle nur kurz die Referenz, wie ihr dieses neue Feature in eurem Tenant via PowerShell nutzen könnt:
Happy Easter und happy „SharePointing”! 😊
Eine Antwort
[…] zu Ostern hat Robert Mulsow auf seinem Blog einen Artikel verfasst zu Easter Eggs in Office 365 („versteckten Funktionen“). SharePoint Social veröffentlichte gleich zwei Artikel […]