Microsoft PowerApps

18. Türchen

Microsoft bringt seine „Mobile first, Cloud first“ Strategie mit den PowerApps auf den Punkt. Denn nie war es so einfach, auch ohne sehr tiefe Entwicklerkenntnisse, Apps für Mobilgeräte zu entwickeln. Und selbst wenn man ein Windows Phone hat, wofür man die PowerApps auch leider noch nicht ausrollen kann, so emuliert zumindest die Cloud im Hintergrund ein User Interface, also würde es eine App sein, auch wenn es nur eine gerenderte Browser-Seite ist.

So wie wir uns gestern Microsoft Flow angeschaut haben, erfüllen die PowerApps im Prinzip den selben Zweck, nur haben wir gleich dazu eine App um die Funktionalität herum gebaut. PowerApps können dabei auf einem Flow aufbauen oder auch einen anstoßen. Apps können aber auch völlig andere Prozesse und Anwendungsszenarien abdecken, wovon Microsoft ein paar Beispiele zur Verfügung stellt. Heute möchte ich dazu ein Grundverständnis vermitteln und eine Beispiel-App erstellen.

Erstellung einer App aus SharePoint:

Zu sehr möchte ich nicht in die technische Tiefe gehen, weil wir dafür fast einen eigenen Adventskalender füllen könnten. Daher nutzen wir das einfachste Szenario und erstellen eine App direkt aus SharePoint – in diesem Falle aus unserer Geschenkeliste von unserem gestrigen Flow-Beispiel.

Dadurch öffnet sich in einem neuen Browser-Tab PowerApps und wir sehen, wie sich die App in einigen Sekunden selbst erstellt. Das bedeutet in diesem Beispiel, dass drei Standardansichten der App erzeugt werden und grundlegenden Funktionen hinterlegt werden, die ich für eine Liste benötige. Diese drei Ansichten sehen wir dann auf der linken Seite im PowerApps Tab, und zwar eine normale Ansicht der Listenelemente, eine Detailansicht und eine Ansicht zum Bearbeiten der Elemente. Die grundlegenden Funktionen, wie das Ändern, Löschen oder Hinzufügen neuer Elemente, sind auch bereits hinter den entsprechenden Buttons hinterlegt – wie einfach ist das denn? Wenn wir möchten, können wir nun natürlich mit dem Anpassen loslegen.

Anpassen einer PowerApp:

Mit Auswahl eines Buttons könnte man auf ihn zusätzliche oder andere Funktionen hinterlegen. Im Screenshot sehen wir, dass beim Klick eine NewForm Funktion aufgerufen wird, die auf dem Edit-Form (Code) basiert. Navigiert wird dann auch in diese EditForm, aber dabei wird nichts weiter übergeben („None“). Es wird also deutlich, wir nähern uns nun der Entwicklung an, auch wenn wahre Programmierer jetzt sicher noch schmunzeln…

Abhängig vom gewählten Reiter können wir weitere Schaltflächen, Texte, Steuerelemente, etc. hinzufügen. Auch Formulare, Medien und Diagramme können eingebaut werden, um noch mehr Funktionalitäten einzubauen.

Beim Inhalts-Tab können wir – oder besser die Entwickler – dann richtig ins Detail gehen. Wir können weitere Datenquellen anbinden, um z.B. unsere Diagramme zu befüttern, können unsere Steuerelemente anpassen und im erweiterten Modus sogar auf die einzelnen Eigenschaften der Objekte zugreifen. Dies kannte ich sonst nur unter Visual Studio, aber finde diese Funktionalität nun auch direkt hier in den PowerApps Browser-Fenster.

Da alles weitere aus meiner Sicht für unser heutiges Türchen zu sehr ins Detail gehen würde, so möchte ich nur zeigen, dass wir mit dem Aktions-Tab aber auch ganz einfach Aktionen ohne Entwicklerverständnis anpassen können – so können wir beispielsweise die Seitenübergänge verändern. So haben wir wenigstens etwas leicht angepasst. 🙂

Ausrollen der PowerApp:

So, und nun geht es daran, die App live zu schalten, damit wir sie und ihre Funktionen auch einsetzen können. Dafür vergeben wir der App zunächst einen Namen, Farbe und Symbol.

Anschließend müssen wir angeben, für welche Nutzer wir die App ausrollen wollen. Hier greift PowerApps auf die Umgebung und Benutzerrollen zurück, die ich im 17. O365Adventskalender Türchen über Microsoft Flow erklärt hatte.

Sollte es bereits eine überarbeitete Version dieser App sein, kann ich mir in dieser Ansicht auch die Versionen anschauen und eventuell veraltete Versionen löschen.

Das soll nur der Information dienen, denn wir wollten nur die App abspeichern und live schalten, damit wir sie nun ausprobieren können. Wir navigieren also zurück zu unserer SharePoint Liste und finden die App nun unter den Ansichten. Ja genau, denn im Prinzip ist eine App auch in der Tat nur eine Art Ansicht von Elementen, die man bearbeiten kann. Facebook ist nichts Anderes!

Testen der App:

Obwohl wir die Apps aktuell nicht auf ein Windows Phone portieren können, so navigiere ich trotzdem zur entsprechenden Seite im Browser (NICHT in der SharePoint App!) und öffne dort nun diese App-Ansicht. In dem animierten Gif sehen wir, dass der Browser uns die PowerApp rendert und aufgrund der Ansicht wirkt es wie eine echt App. Zumindest funktionieren alle Schaltflächen so, wie wir sie uns eingestellt haben. Im Gif erstellen wir uns erst ein neues Geschenk, löschen ein anderes und genehmigen das Surface Studio.

Das Ergebnis in SharePoint sieht so aus:

Im Hintergrund bekam ich auch eine Genehmigungsemail, denn der Flow von gestern läuft auch noch. Wir sehen also, wie wir Flow mit Apps kombinieren können. Zugegeben, dies ist ein wirklich einfaches Szenario, aber sind wir mal ehrlich: Ohne eine mobile SharePoint Ansicht oder der noch gar nicht so alten SharePoint App, wäre diese PowerApp zu dieser Liste ein echt großer Mehrwert. Generell ging die Bearbeitung der Aufgaben aus dem Gif schneller, als hätten wir direkt über SharePoint oder die SharePoint App gearbeitet. Und genau das ist Sinn und Zweck von Apps – eine Funktionalität anbieten. Ob dies Prozesse sind, Aufbereitung von Daten aus verschiedenen Quellen, eine Anmeldung zu Sportveranstaltungen oder Produktkataloge – mit den PowerApps können wir diese wirklich schnell und einfach erstellen.

Verwaltung eigener Apps:

Wenn man zu den PowerApps navigiert (im Browser oder in der Desktop-App), dann sehen wir zunächst die Apps, an denen wir kürzlich gearbeitet haben. Außerdem stellt Microsoft auf der Startseite der PowerApps viele Einführungsvideos und App-Beispiele zur Verfügung. Ich kann auch direkt mit dem Entwickeln einer App starten, wenn ich dies nicht aus einer bestimmten SharePoint Liste machen möchte.

Unter der Kategorie Apps sehe ich meine erstellten Apps und kann diese auch bearbeiten, wenn ich das möchte.

Dazu habe ich verschiedene Optionen, z.B. auch die Option, an wen die App ausgerollt werden soll, kann ich nachträglich ändern. Wir sehen aber auch, dass das Bearbeiten einer App im Browser möglich ist, aber auch eine Desktop-Anwendung wird zur Verfügung gestellt. Ich habe zwischen Browser und App keine großen Funktionsunterschiede festgestellt. Bei manchen Einstellungen, z.B. Verbindungen zu Datenquellen, wird man ohnehin zum Browser verlinkt.

Weiterhin können wir in der PowerApps-Ansicht auf der linkeen Seite einen Gateway einrichten, um eine Verbindung zu lokalen Apps herzustellen und auch unsere Flows von hier zentral zu verwalten. Zusätzlich können wir auch weiterer Entitäten und Auswahllisten einsehen, bearbeiten und erstellen, auf die wir in unseren Apps zurück greifen können. Diese Entitäten sind in unserer PowerApp/Flow Datenbank gespeichert, die für diese App-Umgebung angelegt wurde. Mit diesen Entitäten wird nun also ein weiterer Vorteil der verschiedenen Umgebungen klar, die ich bereits gestern erwähnt habe.

Die Heimat der PowerApps – Dynamics 365:

Wichtig zu wissen ist noch, wo ich meine Apps her bekommen kann. Denn bisher haben wir immer nur unsere eigene App gesehen, was nicht weiter schwierig war. Wenn aber andere Kollegen oder die IT zentral Apps ausgerollt hat, kann ich diese – aber auch andere PowerApps – in „Dynamics 365“ finden, was die neue Heimat der Apps werden soll.

Wenn ich also auf „Weitere Apps abrufen“ klicke, dann bekomme ich bereits veröffentlichte professionelle Apps, kann nach bestimmten Kategorien filtern, aber sehe auch auf dem Reiter „My Organization“ die PowerApps, die in meiner Firma ausgerollt wurden. Von dort könnte ich auch die „richtigen“ Apps (und nicht nur das Browser-Rendering) für Android und iPhone herunterladen.

Ich hoffe, das gibt euch einen ersten guten Überblick über die PowerApps, was sie sind und können, was sie mit Flow zu tun haben und wie man sie erstellt und ausrollt. Ohne jegliche Anleitung hatte ich mich in ein bis zwei Tagen mit den grundlegenden Funktionen vertraut gemacht und brachte die ersten Apps zum Laufen. Das könnt ihr sicher auch, also probiert es aus! 🙂

Happy „SharePointing“!

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