Microsoft Flow

17. Türchen

Der große Schock für alle Firmen, die sich auf Workflows spezialisiert haben, ist Microsoft Flow. In den letzten Jahren wurden Workflows von Microsoft sehr stiefmütterlich behandelt. Daher wurde Drittanbieter-Software für SharePoint Workflows sehr interessant. Mittlerweile hat Microsoft seinen „Bunker“ verlassen und hört wieder aktiv auf die Stimmen und Wünsche der Kunden. Und dies hat uns neben Groups, Teams, External Sharing und und und… auch die neue Workflow Technologie Flow gebracht.

Jeder kann im Prinzip einen Flow erstellen, wenn er dazu im Admin Center freigeschaltet wurde. GANZ wichtig zu wissen, aktuell ist ein Flow an den Mitarbeiter gebunden. Verlässt also dieser das Unternehmen, ist auch sein Workflow weg. Da kann man nur hoffen, dass sich dies ändert. Denn während beim Abgang eines Entwicklers das KnowHow wegging, aber seine entwickelten Programme logischer Weise zunächst weiter funktionierten, so wäre allerdings ein Szenario, wie aktuell mit Flow, der Supergau.

Aber wie erstellen wir uns nun einen Flow? Dazu müssen wir nur die entsprechende Flow Kachel im Office 365 App Launcher klicken und wir gelangen zu unserer Flow Übersicht, in der wir alle Workflows sehen, die wir bereits erstellt haben. Von dort aus können wir einen komplett neuen Flow erstellen oder wir starten von einer Vorlage.

Bei bereits erstellten Flows kann man mit einem Klick auf das „i“-Symbol sogar eine kleine Protokollierung erhalten. Diese zeigt an, wann der Flow schon ausgeführt wurde, ob er erfolgreich durchlief oder nicht.

Und falls letzteres der Fall war, erfahren wir auch warum der Durchlauf nicht erfolgreich war und in welchem Block oder Bedingung es zu einem Fehler kam. Also ein echt gutes Reporting, um auch die Funktionen meiner Flows zu überwachen.

Aber wir starten nun mit der Erstellung eines neuen Flow und ich würde zum Anfang empfehlen, dies mit einer Vorlage zu machen, um zu verstehen, wie das Ganze funktioniert. Außerdem haben wir unzählige Vorlagen zur Verfügung, die bereits für ganz viele Anwendungsszenarien konfiguriert sind und nun nur noch mit unseren Daten gefüttert werden müssen. Wir sehen am Scroll-Balken, aus welchem Blumenstrauß an Flows wir wählen können.

Wir entscheiden uns für einen Genehmigungs-Flow, den wir auch noch speziell anpassen werden. Es geht nämlich um Weihnachtsgeschenke mit einem bestimmten Preis. Werden solche in die Liste eingestellt, möchte ich dies per Email genehmigen können, ob das Geschenk gekauft werden darf oder nicht. Ähnlich einfach kann man so Urlaubsanträge oder Reisekosten abwickeln.

Verbindung zu den Flow Diensten:

Zu Beginn müssen wir mit unserem Konto eine Verbindung zu den Diensten herstellen, die wir nutzen möchten. Für unser Szenario ist das nur SharePoint und Outlook Online. Aber wir könnten auch Twitter, Box, JIRA und und und mit in unseren Flow integrieren.

Fertige Flow-Blöcke bearbeiten:

Klicken wir auf Weiter, so gelangen wir in die logischen Details des Workflows. Zunächst würde ich empfehlen, am oberen Rand den Namen zu ändern, damit wir ihn später leichter wiederfinden. Jeden Block können wir nun weiter ausklappen und zusätzliche Details anzeigen lassen und Informationen eingeben. Beispielsweise gebe ich hier meine SharePoint Seite und eine darin enthalte Liste an, auf die ich mich mit diesem Flow beziehen möchte. Ich kann außerdem weitere Blöcke, Aktionen, Bedingen etc. hinzufügen und auch wieder löschen. Es ist wirklich sehr einfach und erinnert stark an die Drag-and-Drop Funktionalität von Nintex.

Innerhalb der Blöcke können wir ganz einfach bestimmte Eigenschaften aus unserer verbundenen Liste referenzieren, die z.B. besonders bei WENN-DANN-Bedingungen hilfreich sind. Für unsere Genehmigungs-Email kann ich also nicht nur den Titel (Name des Geschenks), sondern auch den Preis als Spaltenwerte mit auslesen und in der Email angeben.

Weitere Aktionen und Funktionen einfügen:

Wir wollen nicht nur, dass einfach eine „Genehmigt“-Email an den Ersteller eines SharePoint Elements gesendet wird, sondern wir wollen auch den Status dieses Elements automatisch aktualisieren. Somit fügen wir nun unserer Flow-Vorlage eine weitere Aktion hinzu – der Einfachheit halber nur bei Genehmigung, bei Ablehnung passiert für unser Beispiel erst einmal nichts.

Als neue Aktion können wir nun aus allen möglichen Diensten und Aktionen auswählen. Somit könnten wir den zu Anfang gewählten SharePoint und Outlook Online Diensten noch weitere hinzufügen und so ganz einfach eine Flow Vorlage weiter anpassen. Sicherlich kann auch ein extrem spezieller Wunsch dabei mal offenbleiben, aber ich habe wirkliche viele Aktionen gefunden, die eine Menge Anwendungsszenarien abdecken werden. Und das Schöne daran, diese sind wirklich ganz einfach anzupassen ohne viele Entwicklerkenntnisse. Mein Tipp, nicht nur nach eurer gesuchten Aktion scrollen, sondern explizit den Dienst im Suchbegriff angeben, denn ohne diese Eingabe werden nicht alle möglichen Aktionen je Dienst in der standardmäßig geladenen Drop-Down-Liste angezeigt. Meine Aktion „Element aktualisieren“ kam auch erst nach Eingabe des Produkts „SharePoint“.

In unserem Beispiel möchten wir nur den Status ändern und belassen daher die anderen Spaltenwerte, wie sie ausgelesen werden. Wenn man möchte, kann man auch hier noch mehr Logik integrieren, sollte man z.B. den Preis anpassen bei einer Ablehnung. (Oder bei einer abgelehnten Urlaubsanfrage noch eine Begründung schreiben, die dann dem Element hinzugefügt wird).

Wenn dies erledigt ist, speichern wir den Flow oben rechts ab. Als nächstes erstellen wir uns ein paar Geschenkewünsche in unserer List.

Dazu erhalten wir die entsprechenden Emails, wie im Flow konfiguriert.

Das dazu erzeugte Element (Geschenk) können wir nun direkt in der Email genehmigen oder ablehnen. Ich genehmige mir einmal das Surface Book und sehe anschließend den aktualisierten Status in meiner SharePoint-Liste.

War das nun kompliziert? Ich denke nein. Sicherlich muss man sich erst daran gewöhnen und besonders bei speziellen Anforderungen kann man schon etwas ins Schwitzen kommen. Aber für nicht zu komplexe Unternehmensprozesse kann man Flow echt gut einsetzen. Mal sehen, wohin sich dieses Produkt weiter entwickelt.

Als Administrator kann man auch hier lediglich ein paar Einstellungen vornehmen. Das ist einerseits ein Vorteil, weil es einfach funktioniert. Aber andererseits kann dies auch ein Nachteil sein, wenn man wenig beeinflussen kann. Zwei Dinge möchte ich erwähnen, die man sich als Administrator anschauen sollte.

Zum einen kann ich verschiedene Umgebungen konfigurieren, denen eine eigene Flow Datenbank zur Verfügung gestellt wird. Dies ist Vorteilhaft, um z.B. Entwickler-Flows von den produktiven zu trennen.

Ein weiterer Vorteil dieser Umgebungen ist der zweite Punkt für Administratoren – nämlich das Anwenden von Richtlinien. So kann ich bestimmten Umgebungen untersagen, dass sie sich z.B. nicht per Flow mit Salesforce oder Box verbinden können.

Teil einer Richtlinie sind auch Berechtigungseinstellungen. Also bestimmte Rollen, aber auch einzelne Rechte, die Nutzer haben können, ähnlich wie wir es aus SharePoint kennen.

Mit diesen Richtlinien habe ich also einerseits die Möglichkeit, bestimmte Dienste nicht zur Verfügung zu stellen und andererseits kann ich granulare Rechte und Rollen vergeben, um Nutzer bei der Erstellung von Flows etwas einzuschränken. Dies ist sehr sinnvoll, um meine Unternehmensdaten zu sichern und damit sie nicht ungewollt per Flow in den unzähligen verschiedenen anderen Diensten erzeugt werden.

Auch wenn Microsoft Flow aktuell bereits sehr gut funktioniert und wichtige Konfigurationen bietet, so ersetzt es meiner Ansicht nach noch nicht den Funktionsumfang der etablierten Workflow-Anbieter. Wir können aber gespannt sein, was da noch auf uns zukommt!

Happy „SharePointing“!

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