Innovative Problemlösung in 5 Schritten

Agile Arbeitsmethoden mit Microsoft Teams und Planner

Das heutige Arbeitsumfeld ist geprägt von Komplexität und schnellen Veränderungen. Agile Arbeitsprinzipien und Vorgehensweisen sollen dabei helfen, diesen Herausforderungen effizient und zielorientiert zu begegnen. Dabei wird der Mensch und somit auch der Kunde in den Mittelpunkt gestellt. Design Thinking ist dafür eine agile Methode, die sich immer größerer Beliebtheit erfreut.

Design Thinking mit Microsoft Teams und Planner

Weil die Herangehensweise des Design Thinking mittlerweile weit verbreitet ist, möchte ich die theoretische Erklärung möglichst knapp halten. Für eine sehr gute Erklärung kann ich folgende zwei Artikel empfehlen:

Wirtschaftslexikon.de

Projektmagazin.de

Prozess

In der Literatur sind unterschiedlich viele Schritte für den Design Thinking Prozess erklärt. Im Kern geht es jedoch stets um den gleichen Prozess, der wieder sehr gut an die Anforderungen des agilen Projektmanagement Manifest angelehnt werden kann. Exemplarisch sind folgende fünf Schritte am häufigsten zu finden.

• 1. Verstehensprozess

Teilnehmer des Design Thinking Prozesses (in der Regel 5-8) versuchen sich durch Beobachtung oder Selbsterfahrung in die Kunden bzw. Zielgruppe hinzuversetzen, um einerseits den Status Quo, aber auch mögliche ideale Lösungen besser zu verstehen.

Punkt 3 des Projektmanagement Manifests wird hiermit berücksichtigt, indem man mit dem Kunden bzw. Zielgruppe zusammenarbeitet. Dies ist eines der wichtigsten Grundsätze des Design Thinkings – der strikte Anwenderfokus.

• 2. Definition

Basierend auf der Informationsgewinnung im Verstehensprozess wird in Schritt zwei das Problem möglichst genau in einer Fragestellung definiert, z.B. „Auf welche Weise können wir Prozess XY ändern, damit A und B erreicht wird“. Die Fragestellung kann auch aus Sicht mehrerer verschiedener Zielgruppe definiert werden. Im Design Thinking nennt man dies den sogenannten „Point of View“.

• 3. Ideenfindung

Dieser Schritt kann in zwei Unterschritte unterteilt werden:

Quantitative Ideengenerierung:

Ganz nach dem Motto Mehr ist besser sollen hier mit größter Kreativität so viele Ideen wie möglich generiert werden. Ganz wichtig: Keine Wertung der Ideen! Und wenn die Idee noch so absurd klingen mag, sie kann als Basis für eine andere Idee verwendet werden, denn „Klauen“ ist erlaubt. Man sagt auch, dass der Klettverschluss aus der Idee stammt, dass die ineinander verhakten Beinchen vieler kleiner Ameisen etwas zusammenhalten sollten.

Qualitative Verdichtung:

Nachdem alle Ideen zusammengetragen wurden, sollten diese kategorisiert zusammengefasst werden, z.B. anhand eines „Point of Views“, eines Teilprozesses oder vielleicht anhand der Lösungsqualität. Denn ganz nach dem Microsoft Prinzip „The Good, The Bad, The Ugly“ kann es eine Billig-, Standard- oder Premiumlösung geben. In diesem Prozess der Verdichtung sollten daher nur die vielversprechendsten Lösungen ausgewählt und gesondert markiert werden.

Dieser Schritt adressiert Punkt 1 des agilen Projektmanagement Manifest, denn die Interaktion unter den Projektmitgliedern ist hier besonders wichtig.

• 4. Prototypen entwickeln

Hat sich das Team auf einen Lösungsweg geeinigt, gilt es erste Entwürfe anzufertigen. LEGO-Bausteine oder andere 3-D-Modelle sind bekannte Hilfsmittel für diesen Schritt. Je nach Aufgabe, z.B. bei einer Prozessoptimierung, können Lösungswege auch auf White- oder Storyboards skizziert werden.

Auch hier ist leicht der Bezug zum Agilitäts-Manifest zu erkennen. Das Entwickeln von Prototypen erfolgt ganz im Sinne von Punkt 2, also ein teilweise funktionierendes oder vorzeigbares Produkt ist wichtiger als eine Dokumentation.

• 5. Testen

Der entwickelte Prototyp muss dann auf Funktion getestet werden und eine Rückmeldung vom Team sowie – und das ist noch wichtiger – vom Kunden bzw. Zielgruppe eingeholt werden. Basierend darauf startet ein iterativer Prozess, um die Lösung stets zu verbessern.

Hier ist wieder sehr gut die Interaktion mit dem Kunden, also Punkt 3, sowie die Anpassungen an möglicherweise geänderte Rahmenbedingungen, also Punkt 4 des agilen Projektmanagement Manifests zu erkennen.

Wie hilft Microsoft Teams und Planner

Die Lösungen unserer Wahl können wunderbar in den Design Thinking Prozess integriert werden. Schritte 1 bis 3 sind dafür hervorragend geeignet. Je nach Problem oder Lösung kann auch Schritt 4 mit Microsoft Teams und Planner umgesetzt werden.

• 1. Verstehensprozess

Wie ich bereits in meinem Beitrag über Scrum Projektmanagement geschrieben habe, kann Microsoft Teams dafür genutzt werden, um die beobachteten Informationen festzuhalten. Die Nutzung und Integration der OneNote App kann hierfür sinnvoll sein. Aufgrund einiger Einschränkungen, die Ihr hier in Vesa Nopanens Blog nachlesen könnt, ist dies jedoch nicht der beste Weg. Ich persönlich würde daher die Variante mit Kanälen, die nach „Point of View“ strukturiert sind, empfehlen. Dadurch können die beobachtete Charakteristika der verschiedenen Zielgruppen separat diskutiert werden.

Nehmen wir das folgende Beispiel als unser Problem, das wir mit dem Design Thinking-Prozess angehen möchten. Wir haben eine schlechte Kundenzufriedenheit für ein Softwareprodukt und wollen es verbessern. Es ist sinnvoll, das Problem anhand von drei verschiedenen Standpunkten („Point of View“) zu beobachten a) Operativ, b) Verkauf und c) Funktionell. Kollegen können beispielsweise Probleme durch Selbsterfahrung sammeln und teilen.

• 2. Definition

Die Problemdefinition ist das zentrale Element, die jedem Projektmitglied stets klar und vor Augen sein muss. Ich empfehle dafür die Verwendung von Ankündigungen im Allgemein-Kanal, weil dieser für jedes Teams-Mitglied sichtbar ist. Die @Erwähnung des Teams sowie eine Markierung als „!Wichtig“ kann zusätzlich sinnvoll sein, damit jeder informiert und auf dem gleichen Stand ist, bevor es in die gemeinsame Ideenfindung geht. Optional kann die Problemdefinition auch in weitere Kanäle oder sogar andere Teams gepostet werden.

Folgen wir unserem Beispiel mit der Kundenzufriedenheit, dann kann die Problemdefinition folgendermaßen aussehen:

• 3. Ideenfindung

Nun geht es an das „Brainstorming“. Auch wenn die gemeinsame physische Anwesenheit der Projektteilnehmer stets für diesen Prozess zu bevorzugen ist, kann dies vielleicht nicht immer bei geografisch verteilten Teams möglich sein. Langwierige oder kostspiele Reisen können daher ein „Agilitäts-Hemmer“ sein.

Die einfache Erstellung neuer Karten durch Texteingabe gefolgt von der Enter-Taste in Planner ist glücklicherweise eine gute Funktion, um auch in nur virtuell vereinten Teams schnell und unkompliziert neue Ideen zu generieren. Jeder Teilnehmer sieht die Ideen in Form von Planner Karten auf seinem Bildschirm in Echtzeit erscheinen. So können darauf aufbauende oder ganz andere Ideen schnell beigetragen werden.

Der Prozess der quantitativen Ideengenerierung sollte eine zuvor klar kommunizierte Zeitvorgabe nicht überschreiten, damit der Prozess ins Stocken gerät. Nach Abschluss der Ideengenerierung können weitere Aufgabenkörbe definiert werden, die nun z.B. einen „Point of View“ oder Lösungsqualität repräsentieren. Damit beginnt der Prozess der Ideenverdichtung, bei dem die vielversprechendsten Lösungen den definierten Aufgabenkörbe zugeordnet werden.

Sollten sich mehrere Lösungen gefunden haben, ist zu empfehlen, dass sich die Ideengeber ihre Karte zuweisen und in einer gemeinsamen Microsoft Teams Besprechung weitere Details hinter ihrer Idee erklären. Basierend darauf kann eine schnelle Microsoft Forms Umfrage genutzt werden, um für die beste Lösung abzustimmen. Natürlich kann auch eine mündliche Abstimmung direkt in der Besprechung erfolgen. In diesem Fall soll aber das Abstimmungsergebnis schriftlich festgehalten werden.

• 4. Prototypen entwickeln

Wenn je nach Problem, das durch Design Thinking gelöst werden soll, ein Story- oder Whiteboard für erste Skizzen und Prototypen ausreicht, kann direkt das Microsoft WhiteBoard, als Integration in Teams genutzt werden.

Sollte dies jedoch nicht ausreichen, und „echte“ Prototypen programmiert oder gebaut werden müssen, dann kann an dieser Stelle zu Scrum oder anderen Methoden gewechselt werden, um den Prozess des Protypings, Testings sowie der iterativen Verbesserung weiter zu verfolgen.

Für alles gilt, man muss neue Prozesse wirklich leben. Wenn vorgeschlagene Herangehensweisen nicht wirklich aktiv ausprobiert und regelmäßig wiederholt werden, um sie als eine Routine zu etablieren, dann wird man nicht von den Vorteilen neuer Methoden profitieren. Und genau das gilt auch für das Design Thinking.

Einschränkungen

Weil die Methode des Design Thinkings bereits weit verbreitet ist, gibt es dafür schon spezielle Werkzeuge, Kreativitätstechniken oder spezielle Ansätze für das Prototyping. Dies lässt euch vielleicht zweifeln, ob tatsächlich Microsoft Teams und Planner besser geeignet sind. Denn wie oben gesehen, beim Entwickeln von Prototypen und beim Testen stoßen die Lösungen klar an ihre Grenzen und andere Tools sind vermutlich notwendig.

Darüber hinaus ist das Zusammenfinden der Teammitglieder in einem Raum der Kern des Design Thinking. Der Versuch, dies aus der Ferne zu tun, kann die Zusammenarbeit und Ideenkreativität einschränken. In diesem Fall müssen Manager das richtige Framework schaffen, um diese Blocker zu überwinden und alle in das Team einzubinden.

Allerdings haben wir auch gesehen, dass der Design Thinking Prozess von Phase eins bis drei wirklich sehr gut abgebildet werden kann. Und warum nicht neue Wege der Zusammenarbeit gehen und das Design Thinking in vorgeschlagener Weise für geeignete Anwendungsfälle und Probleme ausprobieren? Vor diesem Hintergrund erachte ich also diesen Ansatz als sehr sinnvoll und er kann beispielsweise in kleineren Teams genutzt werden, um gemeinsam eine Lösung zu einem Problem zu finden. Denn die Zusammenarbeit mit den Menschen – den Kollegen deines Teams – und damit der Wertschätzung ihrer Ideen bei der Lösungsfindungen motiviert sie nicht nur, sondern bringt vermutlich auch bessere Antworten auf Probleme hervor, als dass der Manager allein die beste Idee finden wird.

Also nicht Zögern! Probiert neue Methoden aus und etabliert sie als Routinen. Einfach anfangen und macht es leicht, dem neuen Prozessen zu folgen!

In diesem Sinne viel Spaß beim Ausprobieren und happy Planning!