Change Management mit Workplace Analytics und MyAnalytics

Better Together

#AnalyticsAdvent 4

Als Datenanalyst haben wir dank Workplace Analytics umfassende Einblicke in die Arbeitsmuster des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern. Wie wir in den geteilten Beispielen im 3. #AnalyticsAdvent gesehen haben, können damit Gefühle wie „unsere Meetings dauern zu lange“ oder „ständig habe ich Konflikttermine“ mit Fakten bestätigt oder widerlegt werden. Der nächste Schritt ist die Entwicklung möglicher Lösungen durch ein strukturiertes Änderungsmanagement. In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie uns dabei Workplace Analytics unterstützt, inklusive Ausblick auf die Integration mit MyAnalytics.

1. Workplace Analytics Pläne
2. Integration mit MyAnalytics
3. Was kann MyAnalytics sonst noch so

1. Workplace Analytics Pläne

Überblick

Bei der Umsetzung, Arbeitsweisen mit Hilfe von Daten zu einem Besseren zu ändern, lässt uns Microsoft nicht allein. In dem Bereich der Pläne können Änderungsmaßnahmen angestoßen werden. Auf diesen Bereich haben neben den Datenanalysten auch Programm Manager Zugriff, also Personen, die für das Veränderungsmanagement zuständig sind. Auch Team Manager können, wenn es so konfiguriert wurde, für ihre Abteilung Arbeitsmuster analysieren und gegebenenfalls Änderungsprozesse planen, verwalten und auswerten.

Neben vier Standard-Kategorien …

• Focus
• Collaboration
• Wellbeing
• Seller Success

… kann Workplace Analytics auch Vorschläge zum Eingreifen bei auffälligen Arbeitsmustern machen. Basierend auf den ausgewerteten Daten kann beispielsweise eine Abteilung unverhältnismäßig viele Überstunden machen im Vergleich zu allen anderen Abteilungen. Auf solche Auffälligkeiten würden die Datenanalysten in dem „Opportunitiy“-Bereich aufmerksam gemacht, damit das Unternehmen zum Wohle der Mitarbeiter eine Änderung herbeiführen kann.

Solche Änderungspläne, auf die ich gleich zu sprechen kommen, können in diesem Bereich auch verwaltet werden. Beispielsweise kann die Zielsetzung oder der Zeitplan verändert bzw. für neue Pläne wiederverwendet werden.

Weiterhin kann in diesem Bereich der Prozess des Plans verfolgt und nach Abschluss ein Vorher-Nachher-Vergleich visualisiert werden.

Hier ein Beispiel-Ergebnis, wie Mitarbeiter nach Planstart ihre Überstundenzahl reduzieren konnten.

Pläne analysieren und planen:

Gut, der allgemeine Aufbau dieser Sektion ist nun klar. Wir können Veränderungsmanagement-Pläne erstellen und verwalten sowie den Prozess und die Ergebnisse auswerten. Gehen wir nun weiter ins Detail der vier verschiedenen Standard-Pläne.

In diese vier Plan-Kategorien fließen die Erkenntnisse aus den Daten und Dashboards eins. Beim Fokusplan geht es z.B. darum, mehr Freiräume in den Kalendern zu schaffen, um fokussiert an Aufgaben zu arbeiten; Collaboration, um Anzahl und Intensität an (unnötigen) Besprechungen zu reduzieren; Wellbeing, um E-Mail oder Besprechungszeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu reduzieren. Der Seller Success Plan ist ein Exot, denn in diesem Falle kann mit der Anbindung an das CRM die effektive Arbeit mit Kundenkontakten verbessert werden.

Weil mir als Manager das Wohlbefinden bei der Arbeit immer am Herzen liegt, erkläre ich den Wellbeing-Plan nun genauer.

Dafür klicken wir nicht direkt auf „Start Plan“. Stattdessen ist es zunächst sinnvoll zu analysieren, ob wir mit Kanonen auf Spatzen schießen würden. Heißt, möchte ich Maßnahmen für alle Mitarbeiter anwenden oder nur für die, die es wirklich betrifft. Über die Analyse-Funktion können wir das herausfinden.

Im oberen Bereich sehen wir in Box 1 Filter für die verschiedenen gesammelten Kennzahlen – in meinem Screenshot-Beispiel die Anzahl der Besprechungsstunden außerhalb der eingestellten Arbeitszeit. In Sektion 2 finden wir diese Überstunden grafisch dargestellt für die verschiedenen Abteilungen. Wählt man nun beispielsweise die beiden kritischsten Abteilungen aus, dann sehen wir darunter, wie viele Mitarbeiter in dieser Auswahl berücksichtigt sind. Noch viel spannender wird es in Box 3. Dort wird angezeigt, was nun diese beiden Gruppen anders machen im Vergleich zum Rest. In diesem Beispiel verbringen sie generell 3 Stunden mehr Zeit pro Woche in Besprechungen, haben dadurch auch 5 Stunden mehr Zusammenarbeitszeit und verbringen mehr Zeit mit E-Mails.

Genau bei diesen Punkten sollte also der zuständige Veränderungsmanager ansetzen und erstellt dafür einen strukturierten Plan.

Entsprechend des Screenshots wird Name, Dauer und Ziel des Veränderungsplans in Box 1 konfiguriert. In Box 2 sind bereits die beiden zuvor ausgewählten Abteilungen als Filter gesetzt. Das ist gut, denn andere Abteilungen ohne Überstunden müssen nicht berücksichtigt werden.

Nach dem der Plan erstellt ist – und der Veränderungsmanager seine Maßnahmen an die Abteilungen kommuniziert hat, kann er, wie oben vorgestellt, im Tracking-Bereich den Fortschritt und Änderungen der Arbeitsmuster der jeweiligen Zielgruppe verfolgen.

2. Integration mit MyAnalytics

So richtig charmant wird der Änderungsplan aber erst durch die Integration mit dem MyAnalytics Dienst. Denn der Veränderungsmanager kann natürlich in einem Training kommunizieren, worauf jeder Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen achten kann, damit er seine Überstunden reduziert. Aber an wie viele vorgeschlagene Maßnahmen können sich die Kollegen noch nach einer Woche erinnern? Genau da kommt MyAnalytics ins Spiel.

Im MyAnalytics Bereich kann jeder Mitarbeiter sehen, ob er an einem Programm teilnimmt. In diesem Beispiel geht es um die Reduktion der Überstunden. Im Screenshot ist zu sehen, dass der Mitarbeiter ein paar Tipps bekommt und auch die Zahlen einsehen kann, wie erfolgreich er die empfohlenen Maßnahmen bereits umgesetzen konnte.

Selbst wenn sich ein Kollege nicht über diese Übersicht über vorgeschlagene Tipps für weniger Überstunden informieren möchte, so kann MyAnalytics auch Vorschläge direkt an Outlook senden. Wenn ein Kollege also ein Meeting in Outlook außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit plant, wird er direkt darauf hingewiesen. Zusätzlich werden sogar Alternativtermine vorgeschlagen, an denen die Teilnehmer Zeit hätten. Die Mitarbeiter bekommen somit genau an dem ort die Hilfe, wo sie im Änderungsprozess ansetzen sollen. Das finde ich wirklich sehr gut gelöst.

Und für Freunde der Gamifizierung (also für mich 😉), werden spielerische Elemente verarbeitet, um mich zu motivieren, den Änderungsplan aktiv zu verfolgen und damit auch geänderte Arbeitsmuster beizubehalten.

3. Was kann MyAnalytics sonst noch so

MyAnalytics ist eine super Hilfe, um darüber nachzudenken, wie man täglich arbeitet und wo man mehr für sich selbst herausholen kann. Leider war dieser Dienst sehr lange mit negativen Vorurteilen behaftet. In manchen Firmen ist das noch immer der Fall. Mittlerweile gibt es ihn in fast allen Microsoft 365 und Office 365 Plänen. Dabei unterscheidet man die Standard-Variante „MyAnalytics Insights“ für die „kleinen“ 1-er und 3-er Pläne sowie die vollständige Variante für Workplace Analytics und die 5-er Pläne.

Wichtig zu wissen, MyAnalytics ist wirklich ein reiner Endbenutzer-Service. Generierte Daten für Tipps und Tricks einer besseren Arbeit kann immer nur der Mitarbeiter selbst sehen, niemand anderes – noch nicht einmal globale Administratoren! Daher ist für mich ein Abschalten aus Betriebsrats-Gründen schwer nachzuvollziehen.

Es kann somit sein, dass ihr den Dienst gar nicht nutzen könnt, wenn der Administrator diese Möglichkeit abgeschaltet hat. In diesem Falle kann aber eine Aktivierung (auf Wunsch) auf Nutzerbasis erfolgen. Die erforderlichen Schritte sind hier einfach erklärt.

Wenn ihr in den Genuss des Dienstes kommen dürft, dann könnt er diesen nach euren Vorlieben konfigurieren. Neben euren typischen Arbeitszeiten kann auch eine feste Mittagszeit gepflegt werden. Weiterhin ist einstellbar, welche Informationen und Einblicke MyAnalytics euch zur Verfügung stellen soll. Neben einem Dashboard (im Screenshot zu sehen) kann auch eine wöchentliche E-Mail mit aktuellen Information sowie Tipps und Tricks für eine bessere Arbeit empfangen werden.

Die Integration in Outlook ist die dritte Option, um Informationen von MyAnalytics zu erhalten. Wie oben bereits erwähnt, werden hierbei dem Mitarbeiter Vorschläge für eine verbesserte Arbeitsweise direkt in Outlook angezeigt. Neben dem obigen Beispiel sind dies:

• Vorgeschlagene ausstehende Aufgaben
• Mehr Zeit zum Fokussieren erhalten
• Planen Sie Ihre Abwesenheiten
• Schützen Ihrer Fokus Zeit
• E-Mail-Zustellung verzögern (nur Vollversion)
• Kürzen einer Besprechung (nur Vollversion)
• E-Mail-Öffnungsrate verfolgen (nur Vollversion)
• Nachverfolgen von E-Mails (nur Vollversion)

Wie diese Möglichkeiten genau funktionieren und wie sie im Screenshot aussehen, findet ihr hier.

Eine weitere sehr umfangreiche Beschreibung, welche Funktionen mit MyAnalytics noch genutzt werden können, gibt es hier:

• Das MyAnalytics-Dashboard
• E-Mail-Zusammenfassung
• Insights-Outlook-Add-In

Damit schließen wir diese Serie und den Bogen zum ersten Beitrag. Wir erinnern uns, was kann alles möglich sein, wenn wir aktiv das Thema Machine Learning und AI annehmen, um ungewollte oder unbefriedigende Tätigkeiten zu reduzieren. Wir haben gesehen, wie Datenanalysten mit Hilfe von Workplace Analytics den kulturellen Wandel gezielt und faktenbasiert positiv beeinflussen können. Aber selbst ohne Workplace Analytics, dafür jedoch mit den gleichen zugrundeliegenden Machine Learning Prozessen, kann MyAnalytics auf rein persönlicher Ebene helfen, effektiver und effizienter zu werden und damit auch das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern sowie die persönliche Gesundheit zu verbessern.

Wie in Teil 2 gesehen, hat Microsoft außerdem die technischen Möglichkeiten eingeführt, damit die Daten nicht missbräuchlich verwendet werden können – durch Anonymisierung, Aggregation und Rollentrennung. Seitens der Unternehmen ist es jedoch zusätzlich erforderlich, sich auch organisatorisch so aufzustellen und den Best Practices zu folgen, damit die gewonnenen Einblicke in Arbeitsweisen nicht mit schlechten Absichten verwendet werden können.

Meine abschließende Meinung: Wenn etwas für den isolierten Bereich Arbeit hilft, den anderen Lebensbereich – das Privatleben – zu verlängern und mehr zu genießen, dann ist das für mich eine gute Sache. In dem Sinne empfehle ich die positive Auseinandersetzung mit Machine Learning und AI und in diesem Kontext auch die Verwendung von Microsoft Workplace Analytics.

Und wer noch ein Weihnachtsgeschenk sucht…
Die Geschichte hinter dem weltweit ersten KI-Whisky

Frohe Weihnachten!

1. Advent: Wie maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer schaffen
2. Advent: Was ist Workplace Analytics und wie sicher sind die Daten
3. Advent: Welche Informationen liefert Workplace Analytics
4. Advent: Change Management mit Workplace Analytics und MyAnalytics – Better Together