Agiles Vertriebsmanagement in fünf Phasen

Agilen Arbeitsmethoden mit Microsoft Teams und Planner

Microsoft Teams und Planner können großartige Werkzeuge für den Vertrieb sein. Ganz dem Ansatz agiler Arbeitsmethoden MUSS sich ein Vertriebsmitarbeiter stets neuen Anforderungen und Herausforderungen im Vertriebsprozess anpassen. Denn das Ziel ist klar, den Deal zu landen. In meiner Microsoft Teams mit Planner Blog Serie habe ich bereits die Grundsätze von Agilität erklärt. Dieser Beitrag soll ein weiteres Beispiel sein, wie man beide Lösungen für agile Arbeitsprozesse einsetzen kann.

In diesem Beitrag geht es um die Vertriebsarbeit an Verkaufsangeboten

Vertrieb ist so eine Sache. Irgendwie möchte es keiner machen und jeder möchte auch nicht mit ihnen zu tun haben – jedenfalls höre ich diese Aussagen immer wieder. Letztendlich ist der Vertriebler aber die Person, die nicht nur Geld verdienen möchte, sondern wirklich auch einen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen und Kunden erreichen möchte. Ich meine damit natürlich nur seriöse Verkäufer und keine Händler, die uns eine Rolex am Strand verkaufen wollen. 😉

Der Prozess des Vertriebs ist dabei sehr mythenreich mit unzähligen Trainern um den Globus, die DEN EINEN TRICK zum sicheren Verkauf kennen. Auch wenn deren Tipps und Tricks hilfreich sind, in Wahrheit beruht ein erfolgreicher Verkauf aber auf einer hohen Arbeitsintensität und Disziplin.

Ein Verkaufsprozess ist (- sollte! so sein -) eine systematische, wiederholbare Serie von Schritten mit einem potentiellen Kunden vom ersten Kontakt bis zum Kauf. Und auch wenn jede Branche, Produkt oder Kunde unterschiedliche Anforderungen stellen, so gibt es ähnliche und wiederkehrende Aufgaben, die in jedem Vertriebsprozess zu beachten sind. Das reduziert das „Schätzen“, „Glauben“ oder „Vermuten“ im Vertrieb, schafft Klarheit über nächste Schritte und erhöht gleichzeitig die Gewinnwahrscheinlichkeit, Deal-Größe sowie Pipeline Geschwindigkeit.

Ein Verkaufsprozess läuft dabei in der Regel in fünf Phasen ab, in denen unterschiedliche Informationen zusammengetragen, Funktionen und Resultate präsentiert und das finale Angebot geschnürt werden. Die Anforderungen, Aktionen und bearbeiteten Informationen sind natürlich ganz stark von der Branche abhängig. Bei einer Ausschreibung für eine Software-Lösung sind also ganz andere Punkte zu beachten als beim Bau eines Flughafens. Ja, die Berliner schmunzeln zurecht 😉

Ein allgemeiner Überblick über solche fünf Phasen sieht folgendermaßen aus. Dabei möchte ich mich bewusst kurz halten, denn Erklärungen zu Vertriebsstrategien gibt es schon zu genüge im Netz.

Phase 1 – Erster Kundenkontakt

• Vorstellung
• Woher kommt der Kontakt (Messe, Webinar, Empfehlung, etc.)
• Aufbau einer ersten Beziehung

Phase 2 – Qualifizierung

• Fragerunde, welche Erfahrungen, Probleme und (Lösungs-) Wünsche gibt es
• Budgets und Deadlines
• Noch KEINE explizite Erwähnung von Produkten oder der eigenen Lösung
• Klärung mit dem Kunden, ob alles richtig verstanden wurde

Phase 3 – Lösungs- und Mehrwertdemonstration

• Zeigen der eigenen Lösung/Produkt
• Fokus auf Informationen aus Phase 2
• Kein „Overselling“, sondern faire Erklärung, was geht und was nicht

Phase 4 – Maximierung des Kundenverständnis

• Verkauf der Lösung und frage nach Zustimmung
• Kunde äußert in der Regel Bedenken, oft um Preis zu drücken
• Antwort auf Bedenken mit erneuter Betonung, welche Vorteile und Mehrwerte die Lösung auf die Kundenprobleme aus Phase 2 bringt
• Am Ende steht der Vertragsabschluss

Phase 5 – Abschluss und Auslieferung

• Sicherstellen, dass der Kunde die Lösung bekommt und optimal einsetzt
• Aufkommende Fragen beantworten
• Dieser Schritt ist sehr wichtig, um die Basis für zukünftige Verkäufe zu schaffen

Während dieser fünf Vertriebsphasen gibt es weitere detaillierte Schritte, die für einen erfolgreich Verkauf unerlässlich sind. Drei Mythologien möchte ich dafür nur exemplarisch nennen:

„Triple A“

Accountability	Verantwortung für den Deal übernehmen
Attention to Detail	Aufmerksam für Detail(-informationen) sein
Availability	Für den Kunden verfügbar sein

„BLIND“

Big Deals	Fokus auf große Deals für effektive Zeitplanung
Linearity	Lineare Verkaufszyklen und nicht alles am Jahresende
Incremental	Kontinuierlich zusätzliche Mehrwerte liefern
Net New	Neue Kunden generieren
Delivery	Auslieferung mit Service und Dienstleistung

„MEDDIC“

Metrics	Was ist der finanzielle Vorteil der Lösung
Economic Buyer	Person mit dem Geld
Decision Criteria	Hauptkriterium, die zum Kauf führt
Decision Process	Prozess zur Entscheidung und Kauf inkl. Zeitaufwand
Identify Pain	Problem und Kosten, wenn keine Lösung gefunden wird (KPI)
Champion	Schlüsselperson mit Macht und Einfluss, um Lösung zum Kauf zu führen

https://www.salesmeddic.com/meddic-definition.html

Anwendung in Planner

Mit den Aufgebankörben können in Planner optimal die fünf Vertriebsphasen abgebildet werden. Weil eine Planner Aufgabe jedoch derzeit „nur“ maximal 20 Unterpunkte in der Checkliste haben kann, wird das sicher bei vielen detaillierten Aufgaben über den gesamten Vertriebsprozess zu wenig sein. Ich empfehle in solchen Fällen einen „Vorlagenplan“, in dem alle Schritte pro Angebot festgehalten sind. Dies kann im Prinzip eine Art Prozessbeschreibung sein. Dazu hier ein Beispiel:

Ein simples (agiles) Vertriebsmanagement ist jedoch einfacher umzusetzen, wenn pro potentiellem Auftrag/Vertrag eine eigene Planner-Karte angelegt wird. Um dabei den Anforderungen an den Vertrieb gerecht zu werden, empfehle ich die Felder einer Planner-Karte folgendermaßen zu verwenden:

1. Name des Kunden (inkl. des Auftragsnamens – empfohlen)
2. Welcher Vertriebler arbeitet an dem Vertrag
3. Vertriebsphase
4. Neu seit September 2019: Priorität. Besonders wichtig für die Ressourcenplanung am Ende eines Quartals oder eines Geschäftsjahres
5. ENTWEDER: erwartetes Abschlussdatum – ODER: Termin des nächsten Kontakts bzw. Aktion, um die Erinnerungsfunktionen aus Planner mit zu nutzen
6. Notizen können für weitere qualifizierende Informationen genutzt werden, die wichtig für die schnelle Erfassung des Auftrags sind. Sinnvolle Beispiele sind die Auftragsgröße, zentrale Ansprechpartner, Umfang (worum geht’s in dem Auftrag) und weitere.
7. Wichtigste zentrale Aufgaben je Vertriebsphase
8. Anhänge als Datei oder Link können entweder zum Eintrag in CRM führen oder es werden wichtige zu diesem Auftrag gehörende Dateien geteilt. Dies schließt nicht nur Informationen an den Kunden ein, sondern auch die Verträge und Vereinbarungen. Weil die Dateien im Hintergrund im SharePoint abgelegt werden, kann so auch wunderbar gemeinsam daran gearbeitet, Versionen getrackt und die nötigen Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden.
9. Die Kommentarfunktion ist gut und wichtig, um nicht nur den „Next Step“ für den Vertriebler aufzuzeichnen, sondern auch nachvollziehen zu können, wer welche Aktionen und Informationen zu diesem Auftrag beigetragen hat.
10. Labels helfen für eine zusätzliche Übersichtlichkeit. Je nach Branche können dies natürlich unterschiedliche Bezeichnungen sein. Häufig sind Partnerfirmen involviert oder man arbeitet mit Großkunden bzw. im Klein- und Mittelständischen Bereich. Auch wenn das Feld Priorität genutzt wird und dadurch beispielsweise die höchste Dringlichkeit ein zusätzliches Alarmglocken-Symbol auf der Karte hinzufügt, so kann es sinnvoll sein, das rote Label zu verwenden, um eine zusätzliche Priorität zu kennzeichnen.

Das schöne ist, hat man sich erst einmal so eine Karte mit vielen Aufgaben in der Checkliste erarbeitet, kann man sie in Planner einfach kopieren und die erforderlichen Informationen übertragen.

Auf dem Planner Board können die verschiedenen Aufträge, an denen ein Vertriebler meist gleichzeitig arbeitet, übersichtlich über die Vertriebsphasen hinweg dargestellt werden.

Und wichtig zu verstehen ist, nicht die einfache Handhabung bedeutet Agilität, sondern dass man seine Arbeit schnell auf geänderte Bedingungen anpassen kann. Also ob sich die Phase im Vertriebszyklus ändert, zusätzliche Aufgaben erledigt werden müssen oder aufgrund der Wichtig- und Dringlichkeit mit Ressourcen (um-)geplant werden muss, so kann Planner bei diesen agilen Herausforderungen helfen.

Das „Big Picture“ für den Chef

Ein weiteres Element im Vertriebsprozess ist der Vertriebschef. Auch dieser kommt auf seine Kosten. Wenn ein einziger Plan für alle Vertriebskollegen des Teams genutzt wird, bekommt der Manager schnell ein Überblick über die Arbeit in seinem Team.

1. In dieser Ansicht kann die sogenannte Pipeline der Abteilung eingesehen werden, also an wie viele Aufträgen wird derzeit in welcher Phase gearbeitet. Das ist wichtig, denn nach einem erfolgreichen Abschluss muss auch im nächsten Quartal wieder Geld verdient werden. Wird auf den Karten unter Punkt 5 das antizipierte Abschlussdatum des Auftrags notiert, kann über die Filterfunktion auch angezeigt werden, wie viele Aufträge noch für diesen Monat oder dieses Quartal geplant sind. Das ist wiederum hilfreich für die Ressourcenplanung.
2. Übersicht zwei gibt generell eine Übersicht darüber, welcher Kollege an wie vielen Aufträgen arbeitet.
3. Filterung nach Priorität
4. Filterung nach Kollegen

Auf der Rechten Seite in dieser Planner Charts Ansicht werden die Karten (Aufträge) gezeigt, die nach Filterung „übrig“ bleiben. Das hilft sehr bei der wöchentlichen Strategiebesprechung, um die Ressourcen auf die Aufgaben zu bündeln, die für die Woche (und danach) am wichtigsten sind.

Die gleichen Filterfunktionen können auch auf dem Planner Board genutzt werden. Für jeden einzelnen Mitarbeiter ist hier natürlich der Filter auf seine Person (1) nützlich. Auch hier ist sehr schön gelöst, dass ich mehrere Filter kombinieren kann und so neben meinem Namen die Anzeige auch nach Label (2), Fälligkeitsdatum oder weiteren Informationen einschränken kann.

Wie bereits in meinen anderen Beispielen über agile Arbeitsweisen mit Microsoft Teams und Planner beschrieben (z.B. Scrum oder Meeting Management) sind regelmäßige Treffen notwendig. Die Planner Ansichten, aber auch die Integration und Diskussion in Microsoft Teams sind sehr hilfreich für Treffen mit dem gesamten Team oder auch in 1:1 Mitarbeitergesprächen.

Einschränkungen

Natürlich kann Planner allein kein solides CRM System ablösen. Wenn diese Systeme vorbildlich mit Informationen versorgt werden, so können damit auch sehr gute PowerBI Charts erstellt werden, die einen noch besseren Überblick schaffen können. Optimal wäre eine Verknüpfung der einfachen Verwaltung mit Planner zum entsprechenden CRM System. PowerAutomate (früher als Flow bekannt) kann hier tatsächlich die Schnittstelle bilden und die Systeme synchron halten (in Abhängig der verfügbaren Felder in Planner).

Weiterhin ist der Überblick anhand der Anzahl von Aufträgen nicht der Beste. Wichtiger ist die Auftragsgröße. Weil es aber derzeit dafür keine weiteren Felder gibt, müssen wir mit dieser Einschränkung leben. Selbst mit einer Synchronisation müssen Informationen, für die es keine Felder in Planner gibt, ohnehin in CRM direkt getrackt werden. Aber vielleicht bekommen wir in Zukunft noch mehr Felder, um Planner besser für das Vertriebsmanagement nutzen zu können. Entsprechende Einträge in der Planner User Voice gibt es bereits.

Option to create custom fields for tasks
https://planner.uservoice.com/forums/330525-microsoft-planner-feedback-forum/suggestions/14704662-option-to-create-custom-fields-for-tasks

Function to add more Labels
https://planner.uservoice.com/forums/330525-microsoft-planner-feedback-forum/suggestions/12233640-function-to-add-more-labels

Dann wünsche ich viel Spaß beim Ausprobieren dieses Ansatzes. Richtig angewendet wird es eure Umsätze verdoppeln. „Vertrauen Sie mir, ich arbeite im Vertrieb!“ 😉