Schlagwort-Archive: Records Management

SharePoint BLOB Management – Archivierung

SharePoint Adventskalender – 22. Türchen

Performance Tuning – Performance Monitoring – Best-Practices für SP-SQL-Konfigurationen – BLOB Management – Backup & Recovery

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In den letzten Tagen haben wir uns das BLOB Management von aktuellen Inhalten näher angeschaut und wie wir es optimieren können. Der Lebenszyklus von Inhalten sollte aber ebenso im BLOB Management berücksichtigt werden, weil der Datenbestand mit dem Alter des SharePoints exponentiell steigt. Besonders passive Daten beeinflussen diese Entwicklung.

Passive Daten sind beispielsweise Dateien, die veraltet und nicht mehr aktuell oder aus anderen Gründen nicht mehr relevant für die Aufbewahrung in SharePoint sind. Solche Dateien beeinflussen nicht nur die Performance, sondern tauchen auch immer wieder in den Ergebnislisten der SharePoint-Suche auf.

Sind die Daten im SharePoint nicht mehr aktuell, bzw. es ist aufwendiger für Endanwender, die aktuellen Daten zu finden, so sinkt auch die Nutzerakzeptanz. Dies ist neben der allgemeinen Geschwindigkeit des SharePoints ein sehr entscheidender Punkt.

Um die Daten nun aktuell zu halten, empfehle ich die Verwendung von Archiven. Dies kann mit dem SharePoint nativen Records Management realisiert werden. Dateien, die als Record markiert werden, können von einem Workflow „eingesammelt“ und zur Archivierung im Records Center abgelegt werden. Lösungen von Drittanbieter können noch weitere Funktionen in ein SharePoint-Archiv integrieren, sodass Dokumente, die beispielsweise seit drei Jahren nicht mehr bearbeitet oder gar geöffnet wurden, ganz automatisch in ein Archiv verschoben werden.

Auf diese Weise sehen Endnutzer auch stets nur die aktuellen Dokumenten in den Suchergebnislisten. Für den Administrator kann außerdem die Größe der Inhaltsdatenbanken reduziert werden und dies sorgt für eine schnellere Bearbeitungen der SharePoint-Anfragen an den SQL.

Das Archiv kann zusätzlich mit günstigeren Datenbanken betrieben werden, weil Microsoft geringere Anforderung an entsprechende Speicherlaufwerke stellt. Sie sehen also, wie viele Vorteile das Daten- und BLOB-Management über die Lebenszeit des SharePoint bringt. Machen Sie sich also bitte rechtzeitig Gedanken darüber, wie Dateien im SharePoint verwaltet werden sollen.

Viel Spaß beim „SharePointen“!

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