Exchange Migration nach Office 365

20. Türchen

In den letzten Tagen haben wir uns all die coolen Funktionen rund um SharePoint Online angeschaut. Aber eine wirkliche Zusammenarbeit startet natürlich nur dann, wenn wir auch mehrere Kollegen in Office 365 haben. Diese könnte man natürlich alle manuell „from scratch“ im Admin Portal anlegen. Was ist aber mit den bereits bestehenden Email-Konten und den Daten darin? Richtig, das wollen wir natürlich nicht verlieren, also machen wir uns heute an eine Migration bestehender Email-Konten nach Exchange Online.

Microsoft unterstützt – neben dem FastTrack Service vom 4. O365Adventskalender Türchen – natürlich auch nativ verschiedene Email-Quellen, die wir dann nach Office 365 schaufeln können. Dies sind aktuell:

  • Gmail
  • Exchange On-Premises
  • Yahoo
  • PST-Datei Import
  • „Weitere Quellen“

Exchange Online Migrationsmöglichkeiten

Wie ihr am Screenshot schon seht, werden wir uns auch gleich den vor kurzem neu eingeführte Migrationsdialog anschauen. Denn bis vor wenigen Tagen gab es nur die Exchange Migration und die Anbindung über einen IMAP Server, was wir unter „Other email sources“ finden. Es sind also ein paar Optionen hinzugekommen. Für alle Möglichkeiten gilt aber, dass ihr einen entsprechenden Exchange Plan in O365 abonniert habt bzw. den O365 Nutzern bereits eine Exchange Lizenz zugewiesen habt. Andernfalls können all diese Migrationsszenarien nicht durchgeführt werden.

Exchange On-Premises:

Als erstes schauen wir uns die Exchange On-Premises zu O365 Migrationsstrategien an. Dafür bauen wir im Prinzip eine hybride Umgebung auf, um die On-Premises Email-Konten mit Exchange Online zu synchronisieren. Dafür hat Microsoft nun extra ein „Office 365 Hybrid Configuration“ Tool eingeführt, dass für uns das hybride Setup deutlich vereinfacht. Das Tool kann direkt heruntergeladen werden, wenn ihr im O365 Admin Center -> Users -> Data migration auf Exchange klickt.

Office 365 Exchange Migration

Das Tool unterstützt das Aufsetzen einer hybriden Exchange Umgebung für die Versionen ab 2010. Damit wird dann im ersten Schritt ein lokaler Exchange Server gesucht oder man gibt selbst den On-Premises Exchange an. Außerdem kann man auswählen, in welcher O365 Region man einen Tenant hat. Schön ist zu sehen, dass man bereits Deutschland als dedizierten Standardort auswählen kann, auch wenn aktuell das Release für Office 365 in der deutschen Cloud erst für Q1-2017 angekündigt ist.

O365 Exchange hybrid Migration

Im nächsten Schritt muss man seine Zugangsdaten für den On-Premises Server sowie für den O365 Tenant angeben. Es wird dann eine Verbindung aufgebaut und geprüft, ob das angegebene Konto über die nötigen rechte verfügt. Sind wir da durch, können wir uns für eine Migrations-Strategie entscheiden:

Full Hybrid
(früher Remote Move Migration)
Minimal Hybrid
(früher Staged Migration)
Express Migration
(früher Cutover Migration)
Unterstützte Exchange Version Ab 2010
  • Ab 2007 (manuell konfiguriert)
  • Ab 2010 mit dem Konfigurations-Tool
  • Ab 2007 (manuell konfiguriert)
  • Ab 2010 mit dem Konfigurations-Tool
Nutzerverwaltung On-Premises Cloud Cloud
Anzahl der Nutzerkonten Empfohlen für mehr als 2.000 Keine Einschränkung Empfohlen für weniger als 2.000
Geplanter Migrationszeitraum Dauerhafte Koexistenz von On-Premises und Online bzw. sehr langer Zeithorizont Wenige Wochen bis Monate Weniger als eine Woche
Komplexität hoch mittel gering
Hinweis
  • Kein Cross-premises Free/Busy möglich
  • Kein TLS geschützer Mailverkehr zwischen On-Prem und Online
  • Kein Cross-premises eDiscovery
  • Kein Outlook im Web und ActiveSync Weiterleitung
  • Keine automatische Aufbewahrung/Löschung von archivierten Postfächern
On-Premises wird nach der Migration abgeschaltet. Dies ist also eine Komplettmigration ohne ein wirklich lebendes Hybrid-Szenario.
Weitere Informationen und Anleitungen Full Hybrid Minimal Hybrid

Am Ende des Wizard haben wir die Möglichkeit eine Einmal-Synchronisation durchzuführen. Dies ist empfohlen, weil wir damit direkt als Tenant-Administrator eine Verbindung zum Azure Active Directory herstellen. So können die Nutzer und Gruppen aus Exchange On-Premises ausgelesen und im Azure AD erzeugt werden. Anschließend sehen wir diese Nutzerkonten in unserem O365 Admin Center und müssen nur noch alle oder bestimmte Nutzer auswählen, deren Postfach migriert werden soll. Dies ist beispielsweise ein Vorteil gegenüber der früheren „Staged Migration“, bei der man für das Mapping noch eine CSV-Datei erstellen musste.

O365 Exchange hybrid Migration User Mapping

Zusammengefasst werden bei dieser Migration die Nutzerkonten von Exchange On-Premises mit dem Hybrid Configuration Tool zu Exchange online synchronisiert und anschließend startet der Datentransfer der Postfächer. Ob man dann hybrid weiter fährt, ob minimal hybrid mit entsprechenden Einschränkungen oder sogar den On-Presmies Server komplett abschaltet ist eure Entscheidung.

IMAP:

Die IMAP Konfiguration war bis vor kurzem noch die zweite und letzte mögliche Option, bei der man eine Verbindung zu einem beliebigen Email-Dienst über IMAP herstellen kann. Daher heißt dieser Ansatz auch mittlerweile einfach „Other email sources“. Mit dieser Möglichkeit könnte man sogar seine Email von privaten Konten von beispielsweise 1und1 oder GMX in seinen O365 Tenant migrieren. Der jeweilige Email-Dienstanbieter sollte die nötigen Informationen aus dem Screenshot standardmäßig zur Verfügung stellen, sodass ihr die Verbindung schnell konfigurieren könnt.

O365 Exchange IMAP Migration

Wenn dies geschehen ist, dann könnt ihr die Mappings zu existierenden Nutzern in O365 vornehmen. Ihr seht im Screenshot, dass ich so also eine Verbindung zu meinem Homepage-Provider hergestellt habe und nun die dortigen Konto referenzieren kann.

O365 Exchange IMAP Migration User Mapping

Aber Achtung: verlasst ihr dieses Menü, dann sind die vorherigen Einstellung zur IMAP-Verbindung auch wieder weg. Bei diesem Migrationsansatz müsstet ihr also immer wieder die Konfiguration vornehmen, wenn ihr nicht alles auf einmal starten möchtet. Auch wenn es nicht super aufwendig ist, so ist es doch unschön.

Yahoo, Gmail, Outlook, Hotmail:

Schöner hat es Microsoft stattdessen mit den bekanntesten Email-Diensten gelöst. Dort ist diese einfache IMAP-Verbindungskonfiguration bereits vorgenommen worden, sodass ihr direkt mit dem Benutzerkonto-Mapping sowie Migration starten könnt. Der Screenshot ist also sehr ähnlich, wie zur obigen manuellen IMAP Konfiguration.

O365 Exchange Google Migration User Mapping

Bei Google, Outlook und Hotmail müssen zuvor noch ein paar wenige Konfiguration vorgenommen werden, damit eine Verbindung aufgebaut werden kann. Diese sind aber sehr übersichtlich mit Screenshots hinter dem entsprechenden Link erklärt (siehe erster Screenshot oben).

Natürlich wäre es sehr aufwendig, jeden einzelnen User zu mappen, daher empfehle ich die Verwendung einer CSV-Datei, um dies einfacher in Excel zu erledigen und dann automatisiert in O365 zu übertragen. Dieser Ansatz kann für Yahoo, Google, Outlook und Hotmail verwendet werden, aber auch für die manuelle IMAP Anbindung. Wie so eine CSV-Datei auszusehen hat, findet ihr hier: https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj200730(v=exchg.150).aspx

Habt ihr so eine Datei erstellt und wollt nun loslegen, dann könnt ihr das aktuell noch nicht im O365 Admin Center. Stattdessen geht ihr direkt in das Exchange Admin Center und gelangt über Empfänger und Migration zum entsprechenden Dialog (siehe folgender Screenshot), der (aktuell) noch auf dem alten User Interface basiert. Alle weiteren Schritte der IMAP Migration mit PST-Datei werden dann auch von hier verwaltet.

O365 Exchange PST-file Migration

Ganz harmonisch ist dies noch nicht, weil die Ansichten zum O365 Admin Center unterschiedlich sind und das oben gezeigte Hybrid Konfigurationstool mehr Funktionen anbietet, welche direkt in Exchange nicht (mehr) möglich sind, z.B. die Express Migration. Ich denke aber, dass wir dennoch alle eine IMAP Migration hin bekommen, da sich die Komplexität wirklich in Grenzen hält.

Upload PST:

Als letzten Ansatz schauen wir uns den Upload einer PST-Datei an. Im Prinzip läuft dies eigentlich genau so ab, wie wir bereits im 9. Kalendertürchen zur PowerShell Datenmigration gesehen haben. Hierbei starten wir nun jedoch das ganze mit einem kleinen User Interface über das Admin Center und nutzen nicht nur PowerShell. Im UI wählen wir bei der Datenmigration nun PST Upload aus (Mit dem Upload zu OneDrive gelangen wir zum selben Interface).

O365 Exchange PST-Fil eMigration

Im ersten Schritt sehen wir gleich, egal ob PST-Datei oder Daten für SharePoint/OneDrive, dass wir ein PowerShell Tool benötigen und wir uns Container anlegen lassen können. Dies sind exakt die, welche wir noch am 9.12. per PowerShell selbst definiert haben. Wir brauchen aber nun PowerShell, um eben wieder die Daten in O365-freundliche Formate zu konvertieren.

O365 Exchange PST-File Migration Mapping

Ist dies erledigt, erzeugen wir uns noch eine Azure Warteschleife.

O365 Exchange PST-File Migration azure queue

Im Anschluss müssen wir nun per Azure PowerShell (und SharePoint Online PS-Module, je nach Upload Daten) das Paket konvertieren und im nächsten Schritt über das UI hochladen.

O365 Exchange PST-File Migration Upload

Ist das erledigt, kann es auch schon losgehen. Ich persönlich würde den PST-Upload lieber komplett per PowerShell machen, weil ich über das UI hin und her springe und ich über PowerShell nicht drum herum komme. Außerdem empfehle ich auch hier dringend die Verwendung einer CSV-Datei, um die Benutzer entsprechend zu mappen. Dies ist im Detail sehr schön Schritt für Schritt hier erklärt und ich empfehle euch diese Anleitung wirklich sehr.

https://support.office.com/de-de/article/Verwenden-des-Netzwerkuploads-zum-Importieren-von-PST-Dateien-in-Office-365-103f940c-0468-4e1a-b527-cc8ad13a5ea6?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Manche Ansätze bei der Exchange Online Migration funktionieren wirklich gut und sind sehr intuitiv. Andere sind hingegen noch etwas „Buggy“ oder umständlich. Aber wir sind ja schließlich nicht bei „Wünsch dir was“ und um ehrlich zu sein, eine Migration ist in den allerseltensten Fällen simpel. Daher geht so ein Projekt ohnehin mit viel Planung und Tests einher, bei den dann auch diese auf den ersten Blick komplexeren Ansätze sehr schnell einfach werden, weil die Anwendungsszenarien aus meiner Sicht wirklich gut beherrschbar sind. Und mit den nativen Möglichkeiten haben wir aktuell auch schon wirklich viele gute Ansätze, um Benutzerkonten nach Office 365 zu migrieren. Also nicht warten, sondern starten! 😉

Happy „SharePointing“!

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