Agiles Projektmanagement mit Microsoft Teams und Planner

In unserer aktuellen schnelllebigen Zeit müssen Unternehmens sich anpassen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Das bedeutet, dass sich nicht zwingend die Besten durchsetzen, sondern diejenigen, die sich besonders schnell an neue Anforderungen anpassen können.

Mit Fokus auf die IT – speziell die Software-Entwicklung – sind daher traditionelle Projektmanagementansätze zu starr und nicht mehr zeitgemäß. Denn selbst wenn eine (Kunden-) Anforderung noch so klar und einfach erschien, war es sehr schwer, eine Prognose zu Aufwand und notwendiger Entwicklungszeit abzuschätzen. Neue Ansätze zum Projektmanagement sind daher gefragt.

Was ist agiles Projektmanagement?

Traditionelles Projekmanagement Agiles Projektmanegement
Der Umfang eines Projektes für ein Produkt, also Funktionen, Schnittstellen, Aussehen etc. sind fest definiert und die nötigen Aufwände und Zeiten können angepasst werden. (Stichwort Flughafen BER 😉) Man ändert somit lieber Meilensteine oder stellt zusätzliche Mitarbeiter ein, bevor man die zu Anfang festgeschriebenen Anforderungen anpasst. Aufwände und Zeiten sind fest definiert. Aufgrund dynamischer Einflüsse kann jedoch der Projektumfang angepasst werden. Ändern sich somit Anforderungen des Kunden (Stakeholder) oder des Marktes, so kann dies mit agilen Methoden im laufenden Projekt berücksichtigt werden.

Das agile Projektmanagement fokussiert somit auf das fertigzustellende Werk und die Akzeptanz des Kunden, auf das sich alle Projektmitglieder klar verständigen müssen. Dies wird in einem iterativen Prozess stets überprüft und gegebenenfalls angepasst. Das Projektteam managt sich dabei in kurzen und regelmäßigen Abständen selbst. Dies geschieht mit einer hohen Eigenverantwortung, sodass weniger Steuerung und Monitoring erforderlich ist.

Dieser Ansatz des agilen Projektmanagements wird mit vier Kernaussagen des „Agile Manifest“ beschrieben, das 2001 veröffentlich wurde:

  1. Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
  4. Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan

http://agilemanifesto.org/

 

Welche Vorgehensmodelle gibt es für agiles Projektmanagement?

Es werden verschiedene Modelle in agilen Entwicklungsprozessen verwendet. Die bekanntesten Vertreter sind

  • Kanban
  • SCRUM
  • Extreme Programming (XP) und
  • Feature Driven Development (FDD).

In diesem Beitrag wollen wir uns das Kanban-Konzept genauer anschauen. Damit wir dies sinnvoll mit Microsoft Planner anwenden können, empfehle ich eine kurze Auffrischung des Modells, welches auf dem Kanbanblog sehr schön beschrieben ist: www.kanbanblog.com/explained/

 

Kanban Projektmanagement mit Office 365

Office 365 gibt uns ein Set verschiedener Lösungen an die Hand, die dabei unterstützen, Projekte effektiv zu verwalten. Um ein Projekt mit dem Kanban-Modell erfolgreich durchzuführen, sollten fünf Kriterien berücksichtigt werden:

  1. Projekt-Initiierung
    Mit der Definition eindeutiger Regeln und Prozesse werden die Rahmenbedingungen klar kommuniziert. Zudem werden alle Projektmitglieder auf das gemeinsame Ziel (Kundenanforderungen) eingestellt.
  1. Visualisierung
    Das aus dem Japanischen stammende Wort Kanban steht für „Kan“ = visuell und „ban“ = Karte. Alle notwenigen Aufgabeninformationen sollten somit auf Karten festgelegt und visuell übersichtlich dargestellt werden. Beispiele solcher Informationen sind Aufgabentitel und -beschreibung, Bearbeiter, Ablaufdatum, Aufgabenstatus, Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben, Erfüllungskriterien, etc.
  1. Work In Progress
    Herausstellungsmerkmal des Kanban Modells ist die Begrenzung auf Bottlenecks bzw. maximale Aufgabenumfange bzw. -zeiten in einer Entwicklungs- oder Planungsphase. Ein Mitarbeiter sollte somit nur maximal zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, um produktiv zu sein. Für eine genaue Umfangabschätzung sollte eine Prozessphase nicht länger als ein bis vier Wochen dauern. Dies ermöglicht die agile und dynamische Reaktion auf geänderte Projektanforderungen. Ein Einhalten dieses Modells minimiert Störungen und erhöht Qualität und Termintreue.
  1. Service Levels
    Um noch flexibler auf geänderte Anforderungen reagieren zu können, ist eine visuelle Kategorisierung und Priorisierung empfohlen. Aufgaben mit festem Lieferzeitpunkt oder hohem Risiko, weil kostenrelevant, können priorisiert behandelt werden. Somit kann z.B. kurzfristig noch eine weitere Aufgabe in die WIP Phase eingeschoben werden, obwohl eventuell schon die maximale Aufgabenanzahl (ohne Priorität) zugewiesen wurde. Umgekehrt können auch zusätzliche Aufgaben selbstständig von Mitarbeitern aufgenommen werden, sollten andere Arbeiten bereits vor Phasenende abgeschlossen worden sein.
  1. Management
    In Anlehnung an die Kernaussagen des agilen Projektmanagements sollten die Projektmitglieder stets kommunizieren und ihre Arbeit in einem iterativen Prozess bewerten und anpassen. Unabhängig von Kommentaren je Aufgabe schafft Microsoft Teams die optimale Plattform, um sich abzustimmen und agil das Projekt zu bearbeiten.

Kanban-Kriterien

Folgendermaßen können nun diese fünf Kriterien in Office 365 mit Microsoft Planner und Teams umgesetzt werden.

  1. Projekt-Initiierung mit dem Planner Dashboard

Das Planner Dashboard bzw. Planner-Hub fasst alle Pläne bzw. Projekte zusammen, in denen ich aufgrund von Mitgliedsberechtigungen Zugriff habe. Hier kann ich

  1. auf einen Blick die Anzahl der Aufgaben im entsprechenden Status sehen,
  2. direkt zu den entsprechenden Plänen wechseln und
  3. mir eine Übersicht der mir zugewiesenen Aufgaben anzeigen lassen.

Planner-Projektuebersicht

  1. Visualisierung über eine Planner Aufgabenkarte

Die Karten im Microsoft Planner bieten genau das, was man für ein Kanban Prozessmodell benötigt. Eingetragene Informationen werden automatisch im Hintergrund gespeichert, weshalb wir in der Benutzeroberfläche keinen Knopf zum Speichern finden.

Planner-Aufgabenkarte

In der Checkliste können wir einzelne Kriterien mit einem Klick zu eigenständigen Aufgeben „befördern“. Dies erhöht die Flexibilität, wenn eine Aufgaben aus mehreren Unteraufgaben besteht. Sollte eine davon doch deutlich umfangreicher werden als geplant, kann diese dann leicht zu einer separaten Aufgaben ernannt werden.

Eine ebenso schöne Option ist es, Kriterien und/oder Anlagen mit auf dem Dashboard anzuzeigen, um so hinsichtlich der Visualisierung alle relevanten Informationen auf einem Blick zu haben.

  1. Anwendung des Work-In-Progress Prinzip mittels Planner Buckets

Um Qualität und Termintreue halten zu können, ist die Einhaltung der Kriterien zum Work-In-Progress Prinzips (siehe oben) dringend zu empfehlen. Die Phasengestaltung orientiert sich allerdings am Charakter des Projekts und kann somit unterschiedlich sein. Folgende zwei Beispiele möchte ich nennen:

Softwareprojekt, sechs Phasen:

Neu => Analyse => Entwicklung => Test => Implementierung => Abgeschlossen

Marketing-Kampagne, vier Phasen:

Neu => in Besprechung => Umsetzung => Abgeschlossen

Die Projektphasen können mittels Planner Buckets einfach erstellt werden und ermöglichen im Planner Board eine übersichtliche Visualisierung der Aufgaben je Phase. Bei größeren Projekten mit vielen Aufgaben und Teammitgliedern können zusätzliche Filter und Ansichten aus dem Board genutzt werden, um weiterhin eine übersichtliche Darstellung des Wesentlichen zu gewährleisten.

Planner-Kanban-Prozess

  1. Kategorisierung der Service-Klassen mit Hilfe der Aufgaben-Tabs

Mit der Labels Funktion in Planner können wir Aufgaben klassifizieren. So können Prioritäten gesetzt werden, aber auch Abhängigkeiten oder andere Verbindungen visualisiert werden, wie z.B. die Zugehörigkeit zu bestimmten Baugruppen.

Planner-Labels

Man kann mehrere Labels je Aufgabe verwenden. Jedoch würde ich empfehlen, dass man bei einem Kriterium bleibt. Nutzt man somit die Labels zur Priorisierung (siehe Screenshot), dann sollte Label 5 und 6 nicht noch Baugruppe A oder B klassifizieren. Dies könnte die Projektmitglieder verwirren. Sollte es dennoch nötig sein, dann muss diese Klassifizierung klar in der Initiierung definiert werden.

Zu großen Spielraum gibt es hier jedoch derzeit nicht, da nur die vorhandenen sechs Label verwendet werden können. Für den Wunsch nach weiteren Labels kann gern in der Planner User Voice abgestimmt werden: https://planner.uservoice.com/forums/330525-microsoft-planner-feedback-forum/suggestions/12233640-function-to-add-more-labels

 

  1. Kommunikation der Projektgruppe in Microsoft Teams

Als ein letzter granularer Bestandteil des Kanban-Modells sollte regelmäßig über Meetings und/oder Chat schnell und einfach miteinander kommuniziert werden. In Microsoft Teams können Meetings direkt aufgesetzt werden. Alle Notizen und geteilten Dateien dieser Kommunikation (Meeting) bleiben als eine Art Protokollierung erhalten. Sie werden in einem versteckten Ordner des Teams-Exchange Postfachs gespeichert.

Mittels Kopieren des Aufgaben-Links kann außerdem zu den Aufgabenkommentaren eine gesonderte Chat-Kommunikation gestartet werden.

Planner-Aufgabenlink

Planner-Aufgabenlink2

Für eine finale und rundum schöne Integration von Planner und Teams empfiehlt es sich, den Plan auch direkt als Tab im Team zu integrieren.

Planner-Teams-Integration

Und damit die Kommunikation bei Kollegen nicht abreißt, die auf Geschäftsreise sind, kann die mobile Planner App für Android und iOS genutzt werden, um stets im Kontakt mit dem Team zu sein und besonders als Projektmanager immer auf dem Laufenden stand zu sein.

 

Fazit:

Für traditionelles Projektmanagement gibt es verschiedene Lösungen (Software), die dabei helfen, Projekte zu steuern und zu überwachen. Der bekannteste Vertreter für eine solche Lösung aus der Microsoft Welt ist sicherlich Microsoft Project, bzw. Project Online. Diese Lösungen sind optimal für große und komplexe Projekte und daher auch ihren Preis wert. Natürliche können diese Programme auch agile Modelle unterstützen, aber handelt es sich generell um weniger komplizierte Projekte mit geringeren Teamgrößen, so ist die Verwendung von Microsoft Planner in Kombination mit Microsoft Teams aus der Office 365 Plattform sogar noch besser geeignet.

Wie wir gesehen haben scheint Microsoft Planner genau für agiles Projektmanagement entwickelt worden zu sein. Zumindest für einfache und mittelmäßig komplexe Projekte sind alle Funktionen zu finden, die man als Projektmitglied mit den unterschiedlichen Rollen benötigt. Einzig die Limitierung auf sechs Label für eine zusätzlich visuelle Klassifizierung kann in manchen Szenarien knapp werden. Jedoch bleibt zu hoffen, dass dies aufgrund hoher Zustimmung bald erweitert werden kann.

Happy Planning! 😊

Robert Mulsow

Robert Mulsow ist VP of TSP EMEA bei AvePoint und Microsoft P-TSP. Zusammen mit seiner früheren Erfahrung bei Microsoft ist er spezialisiert im Bereich SharePoint Infrastruktur und den Peripherie-Technologien SQL, Windows Server und Active Directory. Als Microsoft MVP und zertifizierter Trainer für Office Servers and Services bringt er umfassende Erfahrung im Bereich Beratung, Umsetzung und Fehlerbehebung mit. Darauf aufbauend ist er zertifiziert als MCSA für Office 365 und hat bereits viele verschiedene Großkunden in EMEA in entsprechenden Projekten für Backup & Desaster Recovery Strategien, Migrationen sowie für Performance and Storage Optimierungen unterstützt.

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