Office 365 Tipps und Tricks für Administratoren

24. Türchen

Fröhlichen 24. Dezember! 🙂 Wir haben ja nun unseren Tenant mit Daten und Emailkonten befüllt. Weiterhin haben wir uns einen bunten Blumenstrauß an Produkten unseres Office 365 Tenants angeschaut und diese entsprechend konfiguriert. Wir sind nun also wirklich bereit, mit unserer Firma in der Microsoft Cloud live zu gehen. Wirklich? Ist es tatsächlich schon so weit? Irgendwie fehlt uns noch das Branding und der ein oder andere schnelle Tipp für z.B. die Nutzerverwaltung, damit unser Tenant nach unsere Firma aussieht und wir ihn optimal verwalten können.

Office 365 Tipps und Tricks

Dies und ein paar weitere Kniffe verraten uns Tom Werner, Kate Follis und Nino Bilic in ihrem Vortrag von der diesjährigen Microsoft Ignite Konferenz. Damit können wir das Maximum aus unserem Office 365 Portal herauszuholen. Im Prinzip war der Vortrag fast nur eine reine Live Demo, in der wir gesehen haben, wo was zu klicken ist. Es ist also ein entspannter Beitrag für den 24. Dezember und damit das letzte O365Adventskalender Türchen. Aber es sind auch echt ein paar coole Tipps, welche die Administrator-Augen leuchten lassen. Und genau das soll ja auch zu Weihnachten passieren. 😉

Ich habe euch dafür nun die verschiedenen Tipps aufgelistet und ab welchen Zeitpunkt ihr dafür einsteigen könnt. Den Link für das Video findet ihr darunter.

Tipp

Thema

Zeit

1

Company Branding

  • Navigation Bar einfärben + Logo + App Launcher
  • App Launcher Kacheln hinzufügen
  • Branded Help Desk Karte
  • Company Portal
  • Sign-in Seite
  • Website Sign-In (von GoDaddy Beispiel)
 

02:10
03:20
04:50
05:40
07:00
09:00

2

Office 365 Erweiterte Benutzerverwaltung

  • Bulk-Aktionen und Filter
  • Erstellen nicht-lizensierter Benutzer
  • Self-Service Passwort Richtlinie
  • Universal App
 

14:00
16:00
17:50
21:00

3

Email und Kollaborations-Management

  • Rooms vs. Equipment
  • O365 Group Privacy Umstellung
  • Email Weiterleitung
  • Kein OOF Notiz mehr für Shared Mailboxes
  • Email Programme verwalten
  • Zentraler „Gesendet“ Ordner für Shared Mailbox
 

22:45
24:30
25:30
27:30
29:30
31:00

4

„Advanced Tricks“

  • Integrated Scripting Environment (PowerShell ISE)
  • Attribute im PowerShell Output nicht mehr abschneiden

34:00
34:45

5

Message Center, um auf dem Laufenden zu bleiben

36:00

MyIgnite:
https://myignite.microsoft.com/videos/1263

oder YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=fGfmaHK04Vk

Das ganze Video geht knapp 44 Minuten und ab Minute 38 werden „nur“ noch Publikums-Fragen beantwortet. Das ganz geht also fix und hat eine echt hohe Informationsdichte.

Damit möchte ich den O365Adventskalender nun schließen und hoffe, ich konnte euch die Wartezeit auf Weihnachten etwas verkürzen, nützliche Tipps für Office 365 geben und generell etwas die Zweifel vor der Cloud nehmen. Ich freue mich über Kommentare und auch Wünsche, worüber ihr gern mehr erfahren möchtet.

Und wenn wir gerade schon bei Wünschen sind, dann wünsche ich euch nun ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest im Kreise eurer Liebsten mit leckerem Essen und vielen Geschenken! Rutscht anschließend gut ins neue Jahr, in dem wir uns dann wieder sehen.

Alles Gute und Happy „SharePointing“!

O365Adventskalender

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Skype for Bsuiness in Office 365

23. Türchen

In den letzten Tagen haben wir eine Menge Tools aus Office 365 kennengelernt und wer sich auskennt, der weiß, dass eigentlich nur noch ein wesentliches Produkt übrig ist. Also wollen wir uns im vorletzten Beitrag diesem Tool widmen: Skype for Business oder kurz S4B.

Das frühere Lync, das für die Kommunikation innerhalb von Firmen genutzt wurde, ist mit Skype, das wiederum für private Personen gedacht war und von Microsoft im Mai 2011 für 8,5 Milliarden Dollar aufgekauft wurde, mittlerweile verschmolzen. Somit kann ich auch mit S4B private Konten anrufen und umgekehrt – wenn ich das denn möchte.

Lync bzw. nun Skype for Business war immer alles andere als einfach zu konfigurieren. Besonders, wenn man per VoIP auch Festnetz- und Handynummern anrufen wollte. Auch dies ist ein weiterer Vorteil der Office 365 Cloud: Skype ist einfach da und funktioniert. Ein paar interessante Dinge kann und sollte der Administrator aber im S4B Admin Center konfigurieren.

Organization:

Hier kann ich einerseits konfigurieren, ob der aktuelle Verfügbarkeits-Status der Mitarbeiter generell angezeigt werden soll oder nur für Nutzer in der Kontaktliste. Andererseits kann ich auch einstellen, ob Nutzer, die sich mit einem Mobiltelefon angemeldet haben, auch Push-Notifications erhalten sollen, also eine Nachricht bekommen, sobald sie über S4B kontaktiert werden. Ich persönlich finde diese Einstellung so ganz gut, weil ich so einerseits gleich weiß, ob man jemanden „stören“ kann und andererseits bemerke ich unterwegs, ob mich jemand kontaktieren möchte. Dies ist sicherlich förderlich für die Zusammenarbeit.

O365 Skype For Business Organization

Eine besonders nützliche Funktion ist aber die sogenannte „Federation“, also dass man auch mit Kollegen außerhalb des Unternehmensnetzwerkes chatten oder telefonieren kann. Besonders für mich, weil ich oft mit verschiedenen Firmen in Kontakt bin, ist das ein riesen Mehrwert. Ich merke deutlich, dass die Zusammenarbeit mit Firmen, die diese Funktion auch aktiviert haben, deutlich einfacher, schneller und unkomplizierter funktioniert, also mit denen ohne diese Funktion. Also dringende Empfehlung, wenn ihr mit Externen oder Partnern arbeitet, dass ihr dieses Feature nutzt.

O365 Skype For Business Federation

Ihr dürft aber auch gern zusätzlich geblockte oder erlaubte Domains hinzufügen, um die Sicherheit zu erhöhen und nicht jedem den Verfügbarkeitsstatus anzeigen. Wenn ihr möchtet, könnt ihr dies sogar pro Nutzer anpassen. Also einfach den Nutzer im S4B Admin Center auswählen und mit einem Klick auf dieses Stift-Symbol gelangt ihr dann in folgende Ansicht:

O365 Skype For Business User configuration

 

Dial-In Conferencing:

Ich hoffe, ihr habt euch im 3. Kalendertürchen für einen E5 plan entschieden, denn dann könnt ihr auch diese Funktion konfigurieren und nutzen. Das Dial-In bzw. PSTN (Public Switched Telephone Network) Conferencing bedeutet nämlich, dass sich Teilnehmer einer Telefonkonferenz auch ganz normal mit einem Festnetztelefon oder Handy einwählen können. Ein für mich noch größerer Vorteil ist aber, dass ich jedem Kollegen auch eine eigene Festnetznummer zuweisen kann, um über S4B auch normale (internationale) Anrufe führen zu können oder über eine normale Telefonnummer angerufen werden kann. Damit erspare ich mir auch andere Telefonanbieter und Microsoft packt sogar noch ein paar gebührenfreie Nummern für die Konferenzbesprechungen oben drauf.

Sehr schön ist die Konfiguration des PSTN Conferencing mit einer Schritt-für-Schritt Anleitung im folgenden Blog erläuert:

https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2016/01/30/cloud-pbx-modern-voice-pstn-calling-in-office365-2/

Wenn ihr den E5 plan habt, erhaltet ihr außerdem im S4B Admin Center eine weitere Kategorie, und zwar Voice. Darunter könnt ihr beispielsweise den Nutzern die angesprochene Telefonnummer zuzuweisen.

 

Online Meetings:

In der Kategorie Online Meetings könnt ihr ein paar Anpassungen vornehmen, wie und was bei einer Konferenzeinladung mit S4B angezeigt werden soll. Das ist nett, aber nichts Besonderes.

O365 Skype For Business Online Meetings

Viel spannender finde ich unter diesem Punkt aber den Reiter „Broadcast Meetings“. Das ist ein neues Feature, um Konferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern abhalten zu können. Die normalen Skype for Business Limits liegen nämlich bei 250 Teilnehmer. Zugegeben, für die meisten Anwendungsfälle wird dieses Limit reichen, aber bei größeren Abteilungstreffen oder gar einer ganzen Firma (z.B. Keynote oder „Townhall Meetings“) kann dann schon schnell „Feierabend“ sein mit den Standard-Grenzwerten. Daher finde ich es super, dass diese Funktion Teil von Office 365 ist und wir somit von Microsoft immer mehr Argumente bekommen, Firmen von den Vorteilen der Cloud zu überzeugen.

O365 Skype For Business Broadcasting

 

Tools und Reports:

Unter den Tools finden wir ein paar Analysewerkzeuge, um die interne und externe Verbindungsqualität zu testen sowie ein paar weiterführende Links zum Troubleshooting oder Konfigurieren.

Die Reports zeigen an, welche Konferenzen wann geführt wurden. Diese Funktion befindet sich jedoch noch in der Preview Phase und spätestens in Deutschland wird sie auch wieder den einen oder anderen Betriebsrat auf den Plan rufen.

O365 Skype For Business Reports

Wenn ich nun die Anforderungen und Konfigurationen für S4B in Office 365 mit einem On-Premises Deployment vergleiche, dann wird deutlich, welchen großen Mehrwert die Microsoft Cloud vor allem für kleine und mittelständische Firmen bietet – nämlich die Einfachheit bei der Konfiguration bei selbst komplexen Microsoft Produkten wie Skype for Business. Für größere Unternehmungen sind zudem Funktionen wie das Broadcast Meeting für bis zu 10.000 Teilnehmer extrem attraktiv.

Office 365 ist also mittlerweile ein wirklich sehr gut gereiftes Produkt und bietet eine breite Palette an Funktionen für verschiedenste Kundenanforderungen. Und es kommen stets neue Funktionen dazu, weil die Plattform regelmäßig mit Sicherheits- und Feature-Updates aktualisiert wird. Habt ihr dennoch Bedenken? Falls ja, lasst es ich wissen!

Happy „SharePointing“!

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Exchange Online Compliance und Archive

22. Türchen

Mit dem heutigen O365 Adventskalender Türchen schauen wir uns noch ein zweites Exchange Thema an, das meiner Meinung nach nicht so selbst erklärend ist, wie die anderen Konfigurationen. Und zwar geht es dabei um das Compliance Management.

Exchange Online Compliance

In-Place eDiscovery:

Die eDiscovery ist in Europa und speziell Deutschland weniger bekannt und genutzt. Hauptsächlich geht es mit dieser Funktion um die Identifizierung und Bereitstellung von elektronischen Informationen, die in Rechtsfällen als Beweismaterial verwendet werden können. Ich denke, es erklärt sich von selbst, dass die Funktion ursprünglich eine Anforderung aus den USA war. 😉 Da Firmen aber immer größer werden und global agieren, kann diese Funktion auch für europäische und deutsche Unternehmen sehr interessant sein. Daher schauen wir uns schnell an, wie wir uns eine eDiscovery-Suche erstellen.

Exchange Online Compliance eDiscovery

Es läuft ähnlich, wie auch gestern bei den Malware und Spam Filtern. Also nachdem ich einem eDiscovery-Fall einen aussagekräftigen Namen gegeben habe, definiere ich auf der zweiten Dialogseite den Scope, also wo überall gesucht werden soll. Mit der Administratorrolle „Discovery Management“ kann ich auf der nächsten Seite bestimmte Schlüsselwörter konfigurieren, die beispielsweise im entsprechenden Rechtsstreit eine Relevanz haben könnten. Die weiteren Filteroptionen seht ihr im folgenden Screenshot.

Exchange Online Compliance eDiscovery Filter

Im letzten Schritt könnt ihr noch sagen, wie lange die gefundenen Informationen zu so einem Fall aufbewahrt werden sollen.

Exchange Online Compliance eDiscovery Aufbewahrung

Wichtig zu verstehen ist hier, dass die Suchergebnisse und damit die entsprechenden Emails und Dateianhänge exportiert werden können. Selbst wenn ein Mitarbeiter schnell versucht, belastendes Material zu löschen, dann habe ich mit der eDiscovery eine zusätzliche Sicherung.

Auditing:

Die Auditierung erinnert mich ein wenig an die alten SharePoint Protokolle, die als Excel zur Verfügung gestellt wurden. Dies hat meiner Meinung nach nie den Anforderungen einer Firma genügt. Ähnlich „übersichtlich“ ist auch hier die Exchange Auditierung. Es gibt die paar Reports, die ihr im Screenshot seht mit einem Beispiel für die Administrations-Auditierung. Spannend ist hier zu sehen, dass die Aktion anhand des PowerShell-Befehls aufgelistet wird. Dies zeigt schön, dass ich alles im User Interface auch über PowerShell konfigurieren kann. Und damit möchte ich noch einmal den krassen PowerShell Unterschied zu SharePoint Online betonen.

Exchange Online Compliance Auditierung

Da wir uns mit dem heutigen Beitrag in der Kategorie Datenschutz bewegen, ist diese Auditierung dennoch gut und sinnvoll, um Aktionen zu überwachen und nachvollziehen zu können und damit Schaden von der Firma abzuwenden. Ich kann dabei nur immer wieder auf die neue EU-Datenschutzgrundverordnung verweisen.

Data Lost Prevention:

Die Data Lost Prevention ist ein sehr komplexes Thema und würde allein schon ein paar weitere Blog Beiträge decken. Grundsätzlich geht es hierbei um die Identifikation von Inhalten – auch in Dateianhängen – wie z.B. Kreditkarteninformationen oder persönlichen Daten (Geburtsdatum etc.) oder anderen Datenschutzregeln. Sollte ein Dokument oder Email mit solchen Daten identifiziert werden, so werden entsprechende Aktionen gemäß Richtlinie angewendet. Einen ersten guten Überblick bekommt ihr dazu auf meinem Blogbeitrag über die DLP für SharePoint On-Premises. In Exchange Online sieht es ähnlich aus, nur dass uns mehr Vorlagen und ein paar weitere Optionen zur Verfügung stehen.

Retention Tags:

Bevor wir zur Archivierung kommen, knöpfen wir uns zunächst die Aufbewahrungs-Schlüsselwörter vor. Diese Schlüsselwörter oder einfach Metadaten einer Email können in drei Kategorien erstellt und angewendet werden:

  1. Automatisch an der gesamten Mailbox
  2. Automatisch auf entsprechende Standardordner
  3. Manuell durch den Nutzer

Für unser Beispiel wollen wir nun ein weiteres manuelles Schlüsselwort hinzufügen.

Exchange Online Compliance Retention Tags

Hierbei definiere ich einfach einen Namen für eine der drei Archivierungsfunktionen (siehe nächster Screenshot) und dann einen Archivierungszeitraum, bzw. dass eine Email mit diesem Schlüsselwort nicht archiviert werden soll.

Exchange Online Compliance Retention Tag Aufbewahrung

Retention Policy:

In der Retention Policy können wir nun die Schlüsselwörter übernehmen und in einer Archivierungs-/Aufbewahrungsrichtlinie anwenden. Die Default MRM Policy ist dabei die, welche standardmäßig auf alle Nutzer zutrifft. Darin sind auch bereits die Standardregeln, dass eine Email nach zwei Jahren automatisch archiviert wird.

Exchange Online Compliance Retention Policy

Der Vorteil der Archivierung ist der, dass wir dadurch zusätzlichen Speicher nutzen können, nämlich den Archivspeicher. Außerdem kann ich so meine Emails kategorisieren und aufräumen. Weitere Informationen, welche Standardaufbewahrungsrichtlinien es in Exchange Online gibt, findet ihr hier:

https://technet.microsoft.com/de-de/library/dn775046(v=exchg.150).aspx

Im Screenshot oben, habe ich unser Adventskalender-Schlüsselwort der Standardrichtlinie hinzugefügt und nach einigen Stunden (bis der entsprechende Exchange Online Timer Service im Hintergrund gelaufen ist) steht es mir in Outlook zur Auswahl zur Verfügung.

Ihr seht im Screenshot neben der Standardrichtlinie aber auch eine weitere O365Adventskalender-Richtlinie. Diese kann ich nun einzelnen Nutzern über Empfänger (Recipients) zuweisen.

Exchange Online Compliance Retention Policy zuweisen

Ihr müsst darauf achten, dass ihr in der Richtlinie, die ihr euren Mitarbeitern zuweist, alle Metadaten zur Verfügung stellt, die ihr braucht, denn Richtlinien erben nicht voneinander. Der Mailbox eines Mitarbeiters sind also wirklich nur die automatischen und persönlichen Schlüsselwörter und Archivierungsfunktionen hinterlegt, die in der ihm zugewiesenen Richtlinie enthalten sind!

 

Journal Rules:

Die Journal Rules sind in Office 365 relativ neu und ermöglichen das Aufbewahren zum Teil der gesamten Unternehmenskommunikation. Für manche Industrien, wie z.B. Banken und Versicherungen, ist dies sogar regulatorisch vorgeschrieben. Daher ist es gut und wichtig, dass wir diese Möglichkeit in der Microsoft Cloud haben. Der Sinn ist ähnlich, wie bei der eDiscovery, nur zielen die Journals generell auf die Kommunikation und nicht nur auf spezielle Suchbegriffe ab.

Die Konfiguration einer Journal Regel ist einfach und erfordert nur vier Eingaben:

  1. Einen Empfänger für die Journal Protokollierung
  2. Einen Namen für diese Richtlinie
  3. Ob alle Nutzer oder nur für bestimmte die Protokollierung angewendet werden soll
  4. Ob alle oder nur interne bzw. externe Emails protokolliert werden sollen

Exchange Online Compliance Journal Rules

 

Zur Information möchte ich nur noch kurz die anderen Hauptpunkte erwähnen, unter denen ihr Exchange Online noch weitere im Detail für eure Anwendungsszenarien anpassen könnt.

Empfänger (Recipients):

Übersicht der Nutzer, Gruppen und Ressourcen (z.B. Konferenzräume, Beamer, etc.). Hier kann man z.B. auch einzelnen oder mehreren Nutzern eine Archivrichtlinie zuweisen oder andere weitergehende Email-Einstellung auf Nutzerbasis vornehmen.

Berechtigungen (Permissions):

Hier werden Rollen und Berechtigungen verwaltet sowie zugewiesen und man kann konfigurieren, welche Funktionen in der Outlook Web App zur Verfügung stehen sollen, z.B. eine LinkedIn Kontakt-Synchronisation.

Organization Sharing:

Hier wird konfiguriert, ob und was Mitarbeiter aus ihrem Exchange Kalender teilen dürfen.

Mail Flow:

In dieser Kategorie geht es um Email-Regeln, also was z.B. beim Eintreffen einer Email passieren soll. Die anderen Themen beschäftigen sich mit dem Routing von Emails, also das Nachverfolgen einer Email-Spur sowie das konfigurieren entsprechender interner und externer Domains oder dedizierter Dienst-Server.

Mobile:

Unter diesem Punkt konfigurieren wir, welche mobilen Geräte und Gerätetypen auf unseren Exchange Online zugreifen dürfen bzw. in Quarantäne sind. Außerdem können Regeln für den Abruf von Emails durch mobile Endgeräten eingestellt werden.

Public Folders:

Ist lediglich die Verwaltung der bekannten Exchange „Public Folder“ Funktionalität.

Unified Messaging:

Hier kann ich grundlegende Funktionen wie Voicemail, Outlook Voice Access und Mailboxansageregeln konfigurieren.

Hybrid:

Dies ist aktuell nur der (doppelte) Link zum Download des Office 365 Hybrid Configuration Tool, welches wir bereits im 20. Kalendertürchen bei der Postfach-Migration angeschaut haben.

 —–

All diese Dinge kann ich auch per PowerShell konfigurieren. Dies ist der große Unterschied zu SharePoint Online. Manche Dinge kann ich in Exchange sogar nur über die Kommandozeile konfigurieren, wie z.B. eine Passwort-Ablaufregel. Wir wollten uns aber im O365Adventskalender nur auf die einfachsten und wichtigsten Anwendungsszenarien konzentrieren, um für den Start in die Microsoft Cloud gut aufgestellt zu sein. All die weiteren Funktionen, die ich hier nur kurz aufgezählt habe, haben natürlich auch einen gewissen Mehrwert, sind aber nur bei bestimmten Anwendungsszenarien sinnvoll.

Die Konfiguration all dieser Funktionen ist sehr übersichtlich über das UI und daher könnt ihr einfach mal drauf los konfigurieren. Andernfalls sind für fast alle Funktionen auch gute Technet Artikel verfügbar, um notfalls etwas nachlesen zu können.

Happy „SharePointing“ und „fröhlichen Austauschen“… 😉

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Exchange Online Sicherheitsfunktionen in O365

21. Türchen

Gestern habe ich das Exchangen Admin Center bereits angedeutet, als es um die Mailbox Migration ging. (Ab) heute schauen wir uns in diesem Admin Center genauer um. Es gibt eine Reihe Funktionen, mit denen wir unseren Exchange Online konfigurieren können. Wir können nicht alle in diesem Adventskalender-Rahmen besprechen, daher möchte ich mich auf die meiner Meinung nach wichtigsten konzentrieren – Heute: Exchange Sicherheitsfunktionen.

Exchange Online Übersicht

Mit diesen Funktionen kann ich mein Unternehmen und die Nutzer davor schützen, dass Spam, Phishing und Malware (Schadsoftware) von außen nach innen gelangt. In der umgekehrten Richtung kann ich aber auch dafür sorgen, dass nicht mein Exchange Server gehackt und missbraucht wird und nun solche Dinge von innen nach außen geraten. Besonderen Fokus legen wir also auf die Malware und Spam Filter.

Malware Filter:

Mit diesem Filter kann Exchange Online für Schadsoftware sensibilisiert werden, die meist in Email-Anhängen zu finden sind. Dafür stehen uns einige Option zur Verfügung, die wir uns nun anschauen.

O365 Exchange Online Malware Detection Response

Nachdem wir von der Übersichtsseite direkt in die Mailware Filterregeln gelangt sind, können wir dort über das „+“ Zeichen eine neue Regel hinzufügen, der wir als erstes einen eindeutigen Namen vergeben. Anschließend können wir entscheiden, was bei einem Fund getan werden soll. Also ob die komplette Email gelöscht wird oder nur die Anhänge und der Benutzer im letzteren Fall mit einer Standard- oder einer angepassten Notiz darüber informiert wird.

O365 Exchange Online Malware Attachment Types

Weiterhin können wir festlegten, bei welchen Dateitypen die Regel zutrifft. Standardmäßig sind dafür schon die wichtigsten Formate hinterlegt, wie Skripte oder EXE-Dateien. Ich kann diese Liste aber auch mit eigenen Definitionen erweitern.

Der Benachrichtigungsteil im Malware Filter ist sehr umfangreich. Hierbei geht es um die Versender solcher Email, deren Dateianhänge als Malware eingestuft werden. Dafür kann ich gezielt Absender-Name und Email-Adresse sowie Betreff und Inhalt definieren. Dies ist natürlich wichtig, damit ich bei solchen Antworten nicht zu viel preisgebe, sollte es sich wirklich um eine Viren- oder Phishing Attacke handeln.

O365 Exchange Online Malware Notifications

Neben angepassten Einstellungen sowohl für interne als auch für externe Versender fragwürdiger Emailanhänge, so kann ich mich ebenso als Administrator zusätzlich darüber informieren lassen, um das Auslösen dieser Richtlinie zu überwachen. Gegebenenfalls kann ich also einschreiten und interne Nutzer besser über das Versenden solcher Dateianhänge informieren oder bei Externen Angriffen eventuell meine Einstellungen noch weiter verfeinern und verstärken.

Und dies ist fast schon ein Stichwort für die letzte Konfiguration, denn ich kann Richtlinien auch ganz bestimmten Personen zuordnen. So wende ich beispielsweise auf externe Mitarbeiter strengere Richtlinien an, als auf die Internen. Oder aber ich habe einen Verdacht gegen einen bestimmten Kollegen und kann diesen so auch genauer unter die Lupe nehmen, um Schaden von der Firma abzuwenden.

O365 Exchange Online Malwar Spam Filter Applied to

Am Ende nicht vergessen abzuspeichern und gegebenenfalls die Rangordnung, der verschiedenen Regeln anpassen.

Testen können wir die Malware (Schadsoftware) Filter mit einer EICAR.TXT Datei. Dies ist eine normale Textdatei, die aber aufgrund ihrer Zeichenfolge als Schadsoftware identifiziert wird. Somit erstellen wir uns eine Text-Datei und nennen sie EICAR.TXT. In die Datei kopieren wir uns folgende Zeichenfolge:

X5O!P%@AP[4\PZX54(P^)7CC)7}$EICAR-STANDARD-ANTIVIRUS-TEST-FILE!$H+H*

Achtung, auch normale Antivirenprogramme auf eurem Rechner oder in Outlook erkennen so eine Datei als Virus, daher stellt sicher, dass ihr die Datei in einem sicheren bzw. vom Virenprogramm ausgeschlossenen Verzeichnis erstellen. Ich habe es ehrlich gesagt nicht hinbekommen, diese Textdatei zu versenden, weil mindestens Outlook diese Datei nicht zugelassen hat. Ihr müsst also im Unternehmen spezielle Nutzer komplett ausschließen, um solche Regeln testen zu können.

Spam Filter:

Neben dem Malware Filter, der auf Schadprogramme abzielt, kann ich mit dem Spam Filter den Inhalt von Emails auf Werbung, Phishing oder ähnliches überwachen. Dafür ist auch etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt, damit wichtige Emails eben auch ankommen und nicht fälschlicher Weise als Spam markiert werden.

Interessant ist dabei bereits – nachdem wir auch der Spam Filter Regel einen aussagekräftigen Namen gegeben haben – dass wir zwei verschiedene Stufen haben, mit welcher Wahrscheinlichkeit eine Email wahrscheinlich oder nur vermutlich Spam ist. Auf dem Screenshot sehen wir dazu, was möglich ist.

O365 Exchange Online Spam Filter Aktionen

Ich würde folgendes Fingerspitzengefühl empfehlen: Wenn es sich „vermutlich“ um eine Spam Mail handelt, dass diese zwar ausgeliefert, aber im Titel mit einem Prefix versehen wird, um den Empfänger entsprechend zu sensibilisieren. Nur wenn es sich sehr sicher um Spam handelt, dann verschiebe es in den – von Endbenutzern selten beachteten – Junk-Mail Ordner. So stelle ich sicher, dass es keine unnötigen Falschmeldungen gibt und meine Nutzer keine großen Einschränkungen erfahren. Weitere mögliche Aktionen sind folgende:

O365 Exchange Online Weitere Spam Filter Aktionen

Zusätzlich zum Algorithmus für die Identifikation von Spam kann man auch ganz dedizierte Absender und Domains in eine „Schwarzen Liste“, aber auch in eine „Weißen Liste“ hinzufügen. Ich denke, es ist klar, was eine Black – und White List ist, daher können wir uns hier weitere Details sparen.

Ganz spannend finde ich aber noch die „Internationalen Spam“ Einstellungen. Hier kann ich gezielte Sprachen und Länder auswählen, denen man hohen Spam Verkehr unterstellt und somit Emails aus diesen Gegenden oder mit dieser Sprache ähnlich mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam einstuft.

O365 Exchange Online Spam Filter International Spam

Aber es geht auch noch detaillierter! Um das Ranking und die Wahrscheinlichkeit von Spam-Identifikationen zu präzisieren, können wir sogar auf ganz bestimmte Eigenschaften filtern, wie verlinkte Bilder zu einer anderen Quelle, Redirect-URLs, JavaScripte, eingebettet iFrames und und und… Die Liste ist sehr umfangreich und schön finde ich auch, dass ich manche Filter auch nur zum Testen einstellen kann.

O365 Exchange Online Spam Filter Advanced Option

Werden also Eigenschaften gefunden, die ich nur testen möchte, dann soll die Mail erst mal noch kein Spam sein, sondern ich kann konfigurieren, ob nur ein Standard-Kopfzeilen-Text mit eingefügt wird oder ein Administrator eine Blindkopie-Email (Bcc) erhält.

O365 Exchange Online Spam Filter Test Mode

Genauso wie bei den Malware Filtern kann ich auch hier wieder gezielt Personen, Domains oder Gruppen definieren, auf die unsere Spam Filter Richtlinie angewendet werden soll. Abspeichern und fertig!

Das ist schon wirklich sehr umfangreich und einfach zu konfigurieren, damit wir schnell und sicher per Exchange Online kommunizieren können. Um das Ganze zu testen, ob die Richtlinien wirklich funktionieren, so können wir uns einfach eine Email mit folgendem Text ohne Leerzeichen und Zeilenumbrüche zusenden:

XJS*C4JDBQADN1.NSBN3*2IDNEN*GTUBE-STANDARD-ANTI-UBE-TEST-EMAIL*C.34X

So eine GTUBE-Nachricht funktioniert wie eine EICAR.TXT Nachricht, die Schadsoftware simuliert.

Der Vollständigkeit halber noch kurz die anderen Sicherheitsfunktionen.

Connection Filter:
Hier kann man erlaubte und nicht erlaubte IP Adressen und IP-Adressräume angeben, von denen Emails akzeptiert oder geblockt werden.

Outbound Spam:
Hier kann nur die „Default“ Richtlinie angepasst werden. Es geht im Prinzip nur darum, dass auch die gesendeten Emails von O365 geprüft werden, ob sie spam-verdächtig sind. Eine Email kann dann an entsprechende Administratoren gesendet werden, um zu überprüfen, ob der Unternehmens-Exchange nicht für Spamming gehackt wurde – oder Mitarbeiter Spam in eigener Sache verschicken.

Quarantine:
Hier werden Email-Fälle aufgelistet, die im Spam Filter als Spam identifiziert wurden. Von hier kann man auch Emails wieder frei geben, wenn sie fälschlicher Weise als Spam identifiziert wurden.

Action Center:
Hier sehen wie alle Accounts, die aktuell von den Exchange Sicherheitsrichtlinien betroffen sind, also bei denen beispielsweise in den Emails Malware gefunden wurde. Dieser Bereich ist noch relativ neu und es gibt noch keine weiteren Information darüber, was genau hier möglich sein wird.

DKIM:
Das steht für Domain Keys Identified Mail und erhöht die Sicherheit beim Email-Verkehr gegen Spam und Phishing. Hiermit kann man nämlich spezielle DKIM Signaturen hinzufügen, die bestätigen, dass die Email wirklich vom entsprechenden Nutzer kommt und nicht im Versand abgefangen und geändert wurde.

Wir sehen also schnell, auch wenn wir fast den gesamten Exchange Online per PowerShell verwalten können – ganz im Gegensatz zu SharePoint Online – wir haben hier auch ein schönes User Interface, mit dem ich mir ohne tief technische Kenntnisse einen sicheren Mailversand in Office 365 konfigurieren kann. Dies ist vor allem für kleinere bis mittlere Firmen ein großer Vorteil, die sich keinen dedizierten Exchange Administrator leisten können oder wollen. Mit Office 365 kann ich also einfach Sicherheitsstandards erfüllen, die normalerweise nur Großunternehmen mit dedizierten Ressourcen erreichen konnten. Die Ausrede, dass die Cloud unsicher sei, lasse ich also nicht gelten. 😉

Happy „SharePointing“! (oder fröhliches Austauschen? 😉 )

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Exchange Migration nach Office 365

20. Türchen

In den letzten Tagen haben wir uns all die coolen Funktionen rund um SharePoint Online angeschaut. Aber eine wirkliche Zusammenarbeit startet natürlich nur dann, wenn wir auch mehrere Kollegen in Office 365 haben. Diese könnte man natürlich alle manuell „from scratch“ im Admin Portal anlegen. Was ist aber mit den bereits bestehenden Email-Konten und den Daten darin? Richtig, das wollen wir natürlich nicht verlieren, also machen wir uns heute an eine Migration bestehender Email-Konten nach Exchange Online.

Microsoft unterstützt – neben dem FastTrack Service vom 4. O365Adventskalender Türchen – natürlich auch nativ verschiedene Email-Quellen, die wir dann nach Office 365 schaufeln können. Dies sind aktuell:

  • Gmail
  • Exchange On-Premises
  • Yahoo
  • PST-Datei Import
  • „Weitere Quellen“

Exchange Online Migrationsmöglichkeiten

Wie ihr am Screenshot schon seht, werden wir uns auch gleich den vor kurzem neu eingeführte Migrationsdialog anschauen. Denn bis vor wenigen Tagen gab es nur die Exchange Migration und die Anbindung über einen IMAP Server, was wir unter „Other email sources“ finden. Es sind also ein paar Optionen hinzugekommen. Für alle Möglichkeiten gilt aber, dass ihr einen entsprechenden Exchange Plan in O365 abonniert habt bzw. den O365 Nutzern bereits eine Exchange Lizenz zugewiesen habt. Andernfalls können all diese Migrationsszenarien nicht durchgeführt werden.

Exchange On-Premises:

Als erstes schauen wir uns die Exchange On-Premises zu O365 Migrationsstrategien an. Dafür bauen wir im Prinzip eine hybride Umgebung auf, um die On-Premises Email-Konten mit Exchange Online zu synchronisieren. Dafür hat Microsoft nun extra ein „Office 365 Hybrid Configuration“ Tool eingeführt, dass für uns das hybride Setup deutlich vereinfacht. Das Tool kann direkt heruntergeladen werden, wenn ihr im O365 Admin Center -> Users -> Data migration auf Exchange klickt.

Office 365 Exchange Migration

Das Tool unterstützt das Aufsetzen einer hybriden Exchange Umgebung für die Versionen ab 2010. Damit wird dann im ersten Schritt ein lokaler Exchange Server gesucht oder man gibt selbst den On-Premises Exchange an. Außerdem kann man auswählen, in welcher O365 Region man einen Tenant hat. Schön ist zu sehen, dass man bereits Deutschland als dedizierten Standardort auswählen kann, auch wenn aktuell das Release für Office 365 in der deutschen Cloud erst für Q1-2017 angekündigt ist.

O365 Exchange hybrid Migration

Im nächsten Schritt muss man seine Zugangsdaten für den On-Premises Server sowie für den O365 Tenant angeben. Es wird dann eine Verbindung aufgebaut und geprüft, ob das angegebene Konto über die nötigen rechte verfügt. Sind wir da durch, können wir uns für eine Migrations-Strategie entscheiden:

Full Hybrid
(früher Remote Move Migration)
Minimal Hybrid
(früher Staged Migration)
Express Migration
(früher Cutover Migration)
Unterstützte Exchange Version Ab 2010
  • Ab 2007 (manuell konfiguriert)
  • Ab 2010 mit dem Konfigurations-Tool
  • Ab 2007 (manuell konfiguriert)
  • Ab 2010 mit dem Konfigurations-Tool
Nutzerverwaltung On-Premises Cloud Cloud
Anzahl der Nutzerkonten Empfohlen für mehr als 2.000 Keine Einschränkung Empfohlen für weniger als 2.000
Geplanter Migrationszeitraum Dauerhafte Koexistenz von On-Premises und Online bzw. sehr langer Zeithorizont Wenige Wochen bis Monate Weniger als eine Woche
Komplexität hoch mittel gering
Hinweis
  • Kein Cross-premises Free/Busy möglich
  • Kein TLS geschützer Mailverkehr zwischen On-Prem und Online
  • Kein Cross-premises eDiscovery
  • Kein Outlook im Web und ActiveSync Weiterleitung
  • Keine automatische Aufbewahrung/Löschung von archivierten Postfächern
On-Premises wird nach der Migration abgeschaltet. Dies ist also eine Komplettmigration ohne ein wirklich lebendes Hybrid-Szenario.
Weitere Informationen und Anleitungen Full Hybrid Minimal Hybrid

Am Ende des Wizard haben wir die Möglichkeit eine Einmal-Synchronisation durchzuführen. Dies ist empfohlen, weil wir damit direkt als Tenant-Administrator eine Verbindung zum Azure Active Directory herstellen. So können die Nutzer und Gruppen aus Exchange On-Premises ausgelesen und im Azure AD erzeugt werden. Anschließend sehen wir diese Nutzerkonten in unserem O365 Admin Center und müssen nur noch alle oder bestimmte Nutzer auswählen, deren Postfach migriert werden soll. Dies ist beispielsweise ein Vorteil gegenüber der früheren „Staged Migration“, bei der man für das Mapping noch eine CSV-Datei erstellen musste.

O365 Exchange hybrid Migration User Mapping

Zusammengefasst werden bei dieser Migration die Nutzerkonten von Exchange On-Premises mit dem Hybrid Configuration Tool zu Exchange online synchronisiert und anschließend startet der Datentransfer der Postfächer. Ob man dann hybrid weiter fährt, ob minimal hybrid mit entsprechenden Einschränkungen oder sogar den On-Presmies Server komplett abschaltet ist eure Entscheidung.

IMAP:

Die IMAP Konfiguration war bis vor kurzem noch die zweite und letzte mögliche Option, bei der man eine Verbindung zu einem beliebigen Email-Dienst über IMAP herstellen kann. Daher heißt dieser Ansatz auch mittlerweile einfach „Other email sources“. Mit dieser Möglichkeit könnte man sogar seine Email von privaten Konten von beispielsweise 1und1 oder GMX in seinen O365 Tenant migrieren. Der jeweilige Email-Dienstanbieter sollte die nötigen Informationen aus dem Screenshot standardmäßig zur Verfügung stellen, sodass ihr die Verbindung schnell konfigurieren könnt.

O365 Exchange IMAP Migration

Wenn dies geschehen ist, dann könnt ihr die Mappings zu existierenden Nutzern in O365 vornehmen. Ihr seht im Screenshot, dass ich so also eine Verbindung zu meinem Homepage-Provider hergestellt habe und nun die dortigen Konto referenzieren kann.

O365 Exchange IMAP Migration User Mapping

Aber Achtung: verlasst ihr dieses Menü, dann sind die vorherigen Einstellung zur IMAP-Verbindung auch wieder weg. Bei diesem Migrationsansatz müsstet ihr also immer wieder die Konfiguration vornehmen, wenn ihr nicht alles auf einmal starten möchtet. Auch wenn es nicht super aufwendig ist, so ist es doch unschön.

Yahoo, Gmail, Outlook, Hotmail:

Schöner hat es Microsoft stattdessen mit den bekanntesten Email-Diensten gelöst. Dort ist diese einfache IMAP-Verbindungskonfiguration bereits vorgenommen worden, sodass ihr direkt mit dem Benutzerkonto-Mapping sowie Migration starten könnt. Der Screenshot ist also sehr ähnlich, wie zur obigen manuellen IMAP Konfiguration.

O365 Exchange Google Migration User Mapping

Bei Google, Outlook und Hotmail müssen zuvor noch ein paar wenige Konfiguration vorgenommen werden, damit eine Verbindung aufgebaut werden kann. Diese sind aber sehr übersichtlich mit Screenshots hinter dem entsprechenden Link erklärt (siehe erster Screenshot oben).

Natürlich wäre es sehr aufwendig, jeden einzelnen User zu mappen, daher empfehle ich die Verwendung einer CSV-Datei, um dies einfacher in Excel zu erledigen und dann automatisiert in O365 zu übertragen. Dieser Ansatz kann für Yahoo, Google, Outlook und Hotmail verwendet werden, aber auch für die manuelle IMAP Anbindung. Wie so eine CSV-Datei auszusehen hat, findet ihr hier: https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj200730(v=exchg.150).aspx

Habt ihr so eine Datei erstellt und wollt nun loslegen, dann könnt ihr das aktuell noch nicht im O365 Admin Center. Stattdessen geht ihr direkt in das Exchange Admin Center und gelangt über Empfänger und Migration zum entsprechenden Dialog (siehe folgender Screenshot), der (aktuell) noch auf dem alten User Interface basiert. Alle weiteren Schritte der IMAP Migration mit PST-Datei werden dann auch von hier verwaltet.

O365 Exchange PST-file Migration

Ganz harmonisch ist dies noch nicht, weil die Ansichten zum O365 Admin Center unterschiedlich sind und das oben gezeigte Hybrid Konfigurationstool mehr Funktionen anbietet, welche direkt in Exchange nicht (mehr) möglich sind, z.B. die Express Migration. Ich denke aber, dass wir dennoch alle eine IMAP Migration hin bekommen, da sich die Komplexität wirklich in Grenzen hält.

Upload PST:

Als letzten Ansatz schauen wir uns den Upload einer PST-Datei an. Im Prinzip läuft dies eigentlich genau so ab, wie wir bereits im 9. Kalendertürchen zur PowerShell Datenmigration gesehen haben. Hierbei starten wir nun jedoch das ganze mit einem kleinen User Interface über das Admin Center und nutzen nicht nur PowerShell. Im UI wählen wir bei der Datenmigration nun PST Upload aus (Mit dem Upload zu OneDrive gelangen wir zum selben Interface).

O365 Exchange PST-Fil eMigration

Im ersten Schritt sehen wir gleich, egal ob PST-Datei oder Daten für SharePoint/OneDrive, dass wir ein PowerShell Tool benötigen und wir uns Container anlegen lassen können. Dies sind exakt die, welche wir noch am 9.12. per PowerShell selbst definiert haben. Wir brauchen aber nun PowerShell, um eben wieder die Daten in O365-freundliche Formate zu konvertieren.

O365 Exchange PST-File Migration Mapping

Ist dies erledigt, erzeugen wir uns noch eine Azure Warteschleife.

O365 Exchange PST-File Migration azure queue

Im Anschluss müssen wir nun per Azure PowerShell (und SharePoint Online PS-Module, je nach Upload Daten) das Paket konvertieren und im nächsten Schritt über das UI hochladen.

O365 Exchange PST-File Migration Upload

Ist das erledigt, kann es auch schon losgehen. Ich persönlich würde den PST-Upload lieber komplett per PowerShell machen, weil ich über das UI hin und her springe und ich über PowerShell nicht drum herum komme. Außerdem empfehle ich auch hier dringend die Verwendung einer CSV-Datei, um die Benutzer entsprechend zu mappen. Dies ist im Detail sehr schön Schritt für Schritt hier erklärt und ich empfehle euch diese Anleitung wirklich sehr.

https://support.office.com/de-de/article/Verwenden-des-Netzwerkuploads-zum-Importieren-von-PST-Dateien-in-Office-365-103f940c-0468-4e1a-b527-cc8ad13a5ea6?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Manche Ansätze bei der Exchange Online Migration funktionieren wirklich gut und sind sehr intuitiv. Andere sind hingegen noch etwas „Buggy“ oder umständlich. Aber wir sind ja schließlich nicht bei „Wünsch dir was“ und um ehrlich zu sein, eine Migration ist in den allerseltensten Fällen simpel. Daher geht so ein Projekt ohnehin mit viel Planung und Tests einher, bei den dann auch diese auf den ersten Blick komplexeren Ansätze sehr schnell einfach werden, weil die Anwendungsszenarien aus meiner Sicht wirklich gut beherrschbar sind. Und mit den nativen Möglichkeiten haben wir aktuell auch schon wirklich viele gute Ansätze, um Benutzerkonten nach Office 365 zu migrieren. Also nicht warten, sondern starten! 😉

Happy „SharePointing“!

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Sway

19. Türchen

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Diesen Beitrag direkt in Sway lesen? Hier geht’s lang!

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So wie Office 365 Planner eine stark abgespeckte Version von Microsoft Project ist, so kann man Sway also eine abgespeckte Version für PowerPoint + Word betrachten. Aus meiner Sicht ist es für ein paar spezielle Anwendungsszenarien in der Tat sehr gut geeignet. Zum Beispiel, um normalen Texten etwas Pepp zu geben, wie in einem Blog, Referat oder anderen Geschichten. Auch für Präsentationen kann man es eingeschränkt verwenden, aber da würde ich lieber auf das gute alte PowerPoint zurückgreifen, weil ich da einfach mehr Kontrolle über Layout, Größen, Animationen, etc. habe.

Welche Szenarien besonders gut geeignet sind, finden wir auf der Sway Startseite. Denn dort sind Beispiele und Vorlagen hinterlegt, mit denen ich wir gleich loslegen könnten. Wir können aber auch mit einer leeren Vorlage starten oder bestehende Dokumente hochladen. Dies klappte auch bei einem Blogeintrag aus Word ganz gut, aber mit einer Präsentation (in den Screenshots verwendet) konnte ich im Prinzip nichts mehr anfangen. Dies liegt natürlich auch daran, dass ich mehrere Bilder und Objekte pro Slide habe. Habt ihr nur ein Bild je Slide, dann wird sicher auch eine Präsentation mit Sway schick werden. Um nun aber eure Sway Projekte zu bearbeiten, haben wir verschiedene Obkjekte, die wir konfigurieren können.

Sway Übersicht

Karten:

In einem Sway gibt es verschiedene „Blöcke“ – sogenannte Karten – die wir relativ einfach in einen Sway einfügen können. Diese Karten werden als Objekt verstanden und Sway versucht diese moderat zu animieren. Die Karten haben verschiedene Kategorien, sodass sie die jeweiligen Inhalte entsprechend aufbereiten.

Sway Karten

Das Einfügen kann entweder per Drag-and-Drop aus der linken Seite erfolgen oder ich drücke das kleine „Plus“-Zeichen an der unteren linken Ecke einer Karte und wähle anschließend die entsprechende Karte aus.

Sway Karten bearbeiten

Jede Karte kann man noch zusätzlich bearbeiten, das heißt,

  1. dem Text stehen ein paar Standardfunktionen zur Verfügung,
  2. die Karte als ganze kann größer oder kleiner in der „Animation“ erscheinen und
  3. für Bilder kann ich noch Fokuspunkte setzen. Damit kann ich definieren, ob das ganze Bild gezeigt werden soll oder Sway nur einen Ausschnitt fokussiert.

Sehr einfach kann ich auch eine Karte per Drag-and Drop verschieben. Gruppieren kann ich mehrere Karten auch mit der Drag-and-Drop Funktion oder in den zu gruppierenden Karten das Kästchen unten recht anwählen und dann auf Gruppieren klicken.

Einfügen:

Welche Funktionen haben wir noch? Zum einen können wir z.B. Bilder in unsere Karten einfügen. Schön ist, dass Sway automatisch Begriffe meines Sways extrahiert und nach ihnen bereits im Internet gesucht hat. So kann ich schneller Bilder finden, die ich einfügen möchte. Außerdem kann ich lokale Dateien aus dem Windows Explorer einfach per Drag-&-Drop in eine Karte ziehen.

Sway Bilder einfügen

Design:

Das generelle Design wartet auch mit ein paar Vorlagen auf. Im Prinzip ist dies wie eine Word oder PowerPoint Vorlage, also aus meiner Sicht eine nette Spielerei, aber zumindest für meinen Geschmack habe ich kein wirkliches „Killer-Design“ gefunden, was mir besonders gut gefallen hätte. Ich kann aber auch die Design-Vorlagen leicht anpassen. Dafür kann ich Bilder und Objekte aus meinem Sway referenzieren, die als „Farbinspiration“ genutzt werden sollen. Weiterhin kann ich dort auch die Animationen und Schriftgröße in drei Stufen anpassen. Also gut und einfach, aber eben auch sehr begrenzt von den Möglichkeiten, wenn man gern im Detail konfiguriert.

Sway Design

Layout:

Im Layout-Reiter habe ich auch nur drei Möglichkeiten zum Anpassen: vertikal scrollen, horizontal scrollen und eine Art Block, sodass nur Karte für Karte ohne Animation angezeigt wird.

Sway Layout

Sway Management:

Als letztes möchte ich noch zwei Dinge mitgeben:

  1. Wenn ihr in einer Vorschau oder der generellen Sway Wiedergabe seid, müsst ihr mit der Maus an den oberen rechten Bildschirmrad navigieren, um die entsprechenden Buttons sichtbar zu schalten.
    Sway anpassen
  2. Eigentlich machen wir so einen Sway nicht für uns allein, daher können wir es auf Microsoft’s Docs.com veröffentlichen oder den Sway per Link in eine bestehende Seite oder Blog einbinden. Das ganze kann ich dann auch intern und extern teilen.
    Sway teilen

Fazit:

Sway ist ein weiteres „Minitool“ von Microsoft, das aus meiner Sicht nur ein paar wenige Anwendungsszenarien abdeckt. Ein sehr schönes Beispiel ist dabei zweifelsohne das Aufbereiten eines Textes für Autoren. Einmal ein schönes Sway für einen Blog oder Zeitungsartikel erstellt, kann ich es duplizieren und dann mit neuem Inhalt füllen. In Firmen mit eigenen Autoren für Intranetseiten kann dies also wirklich eine willkommene Alternative sein. Bei anderen Kollaborationsszenarien habe ich bisher allerdings noch keinen entscheidenden Mehrwert gefunden.

Vielleicht kommt ja noch etwas mit dem „Windows Creator’s Update“ dazu…

Happy „SharePointing“!

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Microsoft PowerApps

18. Türchen

Microsoft bringt seine „Mobile first, Cloud first“ Strategie mit den PowerApps auf den Punkt. Denn nie war es so einfach, auch ohne sehr tiefe Entwicklerkenntnisse, Apps für Mobilgeräte zu entwickeln. Und selbst wenn man ein Windows Phone hat, wofür man die PowerApps auch leider noch nicht ausrollen kann, so emuliert zumindest die Cloud im Hintergrund ein User Interface, also würde es eine App sein, auch wenn es nur eine gerenderte Browser-Seite ist.

So wie wir uns gestern Microsoft Flow angeschaut haben, erfüllen die PowerApps im Prinzip den selben Zweck, nur haben wir gleich dazu eine App um die Funktionalität herum gebaut. PowerApps können dabei auf einem Flow aufbauen oder auch einen anstoßen. Apps können aber auch völlig andere Prozesse und Anwendungsszenarien abdecken, wovon Microsoft ein paar Beispiele zur Verfügung stellt. Heute möchte ich dazu ein Grundverständnis vermitteln und eine Beispiel-App erstellen.

Erstellung einer App aus SharePoint:

Zu sehr möchte ich nicht in die technische Tiefe gehen, weil wir dafür fast einen eigenen Adventskalender füllen könnten. Daher nutzen wir das einfachste Szenario und erstellen eine App direkt aus SharePoint – in diesem Falle aus unserer Geschenkeliste von unserem gestrigen Flow-Beispiel.

PowerApp erstellen

Dadurch öffnet sich in einem neuen Browser-Tab PowerApps und wir sehen, wie sich die App in einigen Sekunden selbst erstellt. Das bedeutet in diesem Beispiel, dass drei Standardansichten der App erzeugt werden und grundlegenden Funktionen hinterlegt werden, die ich für eine Liste benötige. Diese drei Ansichten sehen wir dann auf der linken Seite im PowerApps Tab, und zwar eine normale Ansicht der Listenelemente, eine Detailansicht und eine Ansicht zum Bearbeiten der Elemente. Die grundlegenden Funktionen, wie das Ändern, Löschen oder Hinzufügen neuer Elemente, sind auch bereits hinter den entsprechenden Buttons hinterlegt – wie einfach ist das denn? Wenn wir möchten, können wir nun natürlich mit dem Anpassen loslegen.

Anpassen einer PowerApp:

PowerApps anpassen Start-Tab

Mit Auswahl eines Buttons könnte man auf ihn zusätzliche oder andere Funktionen hinterlegen. Im Screenshot sehen wir, dass beim Klick eine NewForm Funktion aufgerufen wird, die auf dem Edit-Form (Code) basiert. Navigiert wird dann auch in diese EditForm, aber dabei wird nichts weiter übergeben („None“). Es wird also deutlich, wir nähern uns nun der Entwicklung an, auch wenn wahre Programmierer jetzt sicher noch schmunzeln…

Abhängig vom gewählten Reiter können wir weitere Schaltflächen, Texte, Steuerelemente, etc. hinzufügen. Auch Formulare, Medien und Diagramme können eingebaut werden, um noch mehr Funktionalitäten einzubauen.

PowerApps anpassen Einfügen-Tab

Beim Inhalts-Tab können wir – oder besser die Entwickler – dann richtig ins Detail gehen. Wir können weitere Datenquellen anbinden, um z.B. unsere Diagramme zu befüttern, können unsere Steuerelemente anpassen und im erweiterten Modus sogar auf die einzelnen Eigenschaften der Objekte zugreifen. Dies kannte ich sonst nur unter Visual Studio, aber finde diese Funktionalität nun auch direkt hier in den PowerApps Browser-Fenster.

PowerApps anpassen Inhalts-Tab

Da alles weitere aus meiner Sicht für unser heutiges Türchen zu sehr ins Detail gehen würde, so möchte ich nur zeigen, dass wir mit dem Aktions-Tab aber auch ganz einfach Aktionen ohne Entwicklerverständnis anpassen können – so können wir beispielsweise die Seitenübergänge verändern. So haben wir wenigstens etwas leicht angepasst. 🙂

PowerApp anpassen Aktions-Tab

Ausrollen der PowerApp:

So, und nun geht es daran, die App live zu schalten, damit wir sie und ihre Funktionen auch einsetzen können. Dafür vergeben wir der App zunächst einen Namen, Farbe und Symbol.

PowerApps ausrollen

Anschließend müssen wir angeben, für welche Nutzer wir die App ausrollen wollen. Hier greift PowerApps auf die Umgebung und Benutzerrollen zurück, die ich im 17. O365Adventskalender Türchen über Microsoft Flow erklärt hatte.

PowerApps freigeben

Sollte es bereits eine überarbeitete Version dieser App sein, kann ich mir in dieser Ansicht auch die Versionen anschauen und eventuell veraltete Versionen löschen.

PowerApps Versionen

Das soll nur der Information dienen, denn wir wollten nur die App abspeichern und live schalten, damit wir sie nun ausprobieren können. Wir navigieren also zurück zu unserer SharePoint Liste und finden die App nun unter den Ansichten. Ja genau, denn im Prinzip ist eine App auch in der Tat nur eine Art Ansicht von Elementen, die man bearbeiten kann. Facebook ist nichts Anderes!

Testen der App:

PowerApps anwenden

Obwohl wir die Apps aktuell nicht auf ein Windows Phone portieren können, so navigiere ich trotzdem zur entsprechenden Seite im Browser (NICHT in der SharePoint App!) und öffne dort nun diese App-Ansicht. In dem animierten Gif sehen wir, dass der Browser uns die PowerApp rendert und aufgrund der Ansicht wirkt es wie eine echt App. Zumindest funktionieren alle Schaltflächen so, wie wir sie uns eingestellt haben. Im Gif erstellen wir uns erst ein neues Geschenk, löschen ein anderes und genehmigen das Surface Studio.

PowerApp in Aktion

Das Ergebnis in SharePoint sieht so aus:
PowerApps Ergebnis in SharePoint

Im Hintergrund bekam ich auch eine Genehmigungsemail, denn der Flow von gestern läuft auch noch. Wir sehen also, wie wir Flow mit Apps kombinieren können. Zugegeben, dies ist ein wirklich einfaches Szenario, aber sind wir mal ehrlich: Ohne eine mobile SharePoint Ansicht oder der noch gar nicht so alten SharePoint App, wäre diese PowerApp zu dieser Liste ein echt großer Mehrwert. Generell ging die Bearbeitung der Aufgaben aus dem Gif schneller, als hätten wir direkt über SharePoint oder die SharePoint App gearbeitet. Und genau das ist Sinn und Zweck von Apps – eine Funktionalität anbieten. Ob dies Prozesse sind, Aufbereitung von Daten aus verschiedenen Quellen, eine Anmeldung zu Sportveranstaltungen oder Produktkataloge – mit den PowerApps können wir diese wirklich schnell und einfach erstellen.

Verwaltung eigener Apps:

Wenn man zu den PowerApps navigiert (im Browser oder in der Desktop-App), dann sehen wir zunächst die Apps, an denen wir kürzlich gearbeitet haben. Außerdem stellt Microsoft auf der Startseite der PowerApps viele Einführungsvideos und App-Beispiele zur Verfügung. Ich kann auch direkt mit dem Entwickeln einer App starten, wenn ich dies nicht aus einer bestimmten SharePoint Liste machen möchte.

PowerApps verwalten

Unter der Kategorie Apps sehe ich meine erstellten Apps und kann diese auch bearbeiten, wenn ich das möchte.

PowerApps bearbeiten

Dazu habe ich verschiedene Optionen, z.B. auch die Option, an wen die App ausgerollt werden soll, kann ich nachträglich ändern. Wir sehen aber auch, dass das Bearbeiten einer App im Browser möglich ist, aber auch eine Desktop-Anwendung wird zur Verfügung gestellt. Ich habe zwischen Browser und App keine großen Funktionsunterschiede festgestellt. Bei manchen Einstellungen, z.B. Verbindungen zu Datenquellen, wird man ohnehin zum Browser verlinkt.

PowerApps bearbeiten

Weiterhin können wir in der PowerApps-Ansicht auf der linkeen Seite einen Gateway einrichten, um eine Verbindung zu lokalen Apps herzustellen und auch unsere Flows von hier zentral zu verwalten. Zusätzlich können wir auch weiterer Entitäten und Auswahllisten einsehen, bearbeiten und erstellen, auf die wir in unseren Apps zurück greifen können. Diese Entitäten sind in unserer PowerApp/Flow Datenbank gespeichert, die für diese App-Umgebung angelegt wurde. Mit diesen Entitäten wird nun also ein weiterer Vorteil der verschiedenen Umgebungen klar, die ich bereits gestern erwähnt habe.

PowerApps Entitäten

Die Heimat der PowerApps – Dynamics 365:

Wichtig zu wissen ist noch, wo ich meine Apps her bekommen kann. Denn bisher haben wir immer nur unsere eigene App gesehen, was nicht weiter schwierig war. Wenn aber andere Kollegen oder die IT zentral Apps ausgerollt hat, kann ich diese – aber auch andere PowerApps – in „Dynamics 365“ finden, was die neue Heimat der Apps werden soll.

PowerApps Dynamics 365 Home

Wenn ich also auf „Weitere Apps abrufen“ klicke, dann bekomme ich bereits veröffentlichte professionelle Apps, kann nach bestimmten Kategorien filtern, aber sehe auch auf dem Reiter „My Organization“ die PowerApps, die in meiner Firma ausgerollt wurden. Von dort könnte ich auch die „richtigen“ Apps (und nicht nur das Browser-Rendering) für Android und iPhone herunterladen.

PowerApps Dynamics 365 Meine Apps

Ich hoffe, das gibt euch einen ersten guten Überblick über die PowerApps, was sie sind und können, was sie mit Flow zu tun haben und wie man sie erstellt und ausrollt. Ohne jegliche Anleitung hatte ich mich in ein bis zwei Tagen mit den grundlegenden Funktionen vertraut gemacht und brachte die ersten Apps zum Laufen. Das könnt ihr sicher auch, also probiert es aus! 🙂

Happy „SharePointing“!

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Microsoft Flow

17. Türchen

Der große Schock für alle Firmen, die sich auf Workflows spezialisiert haben, ist Microsoft Flow. In den letzten Jahren wurden Workflows von Microsoft sehr stiefmütterlich behandelt. Daher wurde Drittanbieter-Software für SharePoint Workflows sehr interessant. Mittlerweile hat Microsoft seinen „Bunker“ verlassen und hört wieder aktiv auf die Stimmen und Wünsche der Kunden. Und dies hat uns neben Groups, Teams, External Sharing und und und… auch die neue Workflow Technologie Flow gebracht.

Jeder kann im Prinzip einen Flow erstellen, wenn er dazu im Admin Center freigeschaltet wurde. GANZ wichtig zu wissen, aktuell ist ein Flow an den Mitarbeiter gebunden. Verlässt also dieser das Unternehmen, ist auch sein Workflow weg. Da kann man nur hoffen, dass sich dies ändert. Denn während beim Abgang eines Entwicklers das KnowHow wegging, aber seine entwickelten Programme logischer Weise zunächst weiter funktionierten, so wäre allerdings ein Szenario, wie aktuell mit Flow, der Supergau.

Aber wie erstellen wir uns nun einen Flow? Dazu müssen wir nur die entsprechende Flow Kachel im Office 365 App Launcher klicken und wir gelangen zu unserer Flow Übersicht, in der wir alle Workflows sehen, die wir bereits erstellt haben. Von dort aus können wir einen komplett neuen Flow erstellen oder wir starten von einer Vorlage.

Flow Übersicht

Bei bereits erstellten Flows kann man mit einem Klick auf das „i“-Symbol sogar eine kleine Protokollierung erhalten. Diese zeigt an, wann der Flow schon ausgeführt wurde, ob er erfolgreich durchlief oder nicht.

Flow Reporting

Und falls letzteres der Fall war, erfahren wir auch warum der Durchlauf nicht erfolgreich war und in welchem Block oder Bedingung es zu einem Fehler kam. Also ein echt gutes Reporting, um auch die Funktionen meiner Flows zu überwachen.

Flow detaillierte Protokollierung

Aber wir starten nun mit der Erstellung eines neuen Flow und ich würde zum Anfang empfehlen, dies mit einer Vorlage zu machen, um zu verstehen, wie das Ganze funktioniert. Außerdem haben wir unzählige Vorlagen zur Verfügung, die bereits für ganz viele Anwendungsszenarien konfiguriert sind und nun nur noch mit unseren Daten gefüttert werden müssen. Wir sehen am Scroll-Balken, aus welchem Blumenstrauß an Flows wir wählen können.

Flow Auswahl

Wir entscheiden uns für einen Genehmigungs-Flow, den wir auch noch speziell anpassen werden. Es geht nämlich um Weihnachtsgeschenke mit einem bestimmten Preis. Werden solche in die Liste eingestellt, möchte ich dies per Email genehmigen können, ob das Geschenk gekauft werden darf oder nicht. Ähnlich einfach kann man so Urlaubsanträge oder Reisekosten abwickeln.

Verbindung zu den Flow Diensten:

Flow Verbindung herstellen

Zu Beginn müssen wir mit unserem Konto eine Verbindung zu den Diensten herstellen, die wir nutzen möchten. Für unser Szenario ist das nur SharePoint und Outlook Online. Aber wir könnten auch Twitter, Box, JIRA und und und mit in unseren Flow integrieren.

Flow VerbindungskontenFertige Flow-Blöcke bearbeiten:

Klicken wir auf Weiter, so gelangen wir in die logischen Details des Workflows. Zunächst würde ich empfehlen, am oberen Rand den Namen zu ändern, damit wir ihn später leichter wiederfinden. Jeden Block können wir nun weiter ausklappen und zusätzliche Details anzeigen lassen und Informationen eingeben. Beispielsweise gebe ich hier meine SharePoint Seite und eine darin enthalte Liste an, auf die ich mich mit diesem Flow beziehen möchte. Ich kann außerdem weitere Blöcke, Aktionen, Bedingen etc. hinzufügen und auch wieder löschen. Es ist wirklich sehr einfach und erinnert stark an die Drag-and-Drop Funktionalität von Nintex.

Flow bearbeiten

Innerhalb der Blöcke können wir ganz einfach bestimmte Eigenschaften aus unserer verbundenen Liste referenzieren, die z.B. besonders bei WENN-DANN-Bedingungen hilfreich sind. Für unsere Genehmigungs-Email kann ich also nicht nur den Titel (Name des Geschenks), sondern auch den Preis als Spaltenwerte mit auslesen und in der Email angeben.

Flow Referenzvariablen

Weitere Aktionen und Funktionen einfügen:

Wir wollen nicht nur, dass einfach eine „Genehmigt“-Email an den Ersteller eines SharePoint Elements gesendet wird, sondern wir wollen auch den Status dieses Elements automatisch aktualisieren. Somit fügen wir nun unserer Flow-Vorlage eine weitere Aktion hinzu – der Einfachheit halber nur bei Genehmigung, bei Ablehnung passiert für unser Beispiel erst einmal nichts.

Flow Aktion hinzufügen

Als neue Aktion können wir nun aus allen möglichen Diensten und Aktionen auswählen. Somit könnten wir den zu Anfang gewählten SharePoint und Outlook Online Diensten noch weitere hinzufügen und so ganz einfach eine Flow Vorlage weiter anpassen. Sicherlich kann auch ein extrem spezieller Wunsch dabei mal offenbleiben, aber ich habe wirkliche viele Aktionen gefunden, die eine Menge Anwendungsszenarien abdecken werden. Und das Schöne daran, diese sind wirklich ganz einfach anzupassen ohne viele Entwicklerkenntnisse. Mein Tipp, nicht nur nach eurer gesuchten Aktion scrollen, sondern explizit den Dienst im Suchbegriff angeben, denn ohne diese Eingabe werden nicht alle möglichen Aktionen je Dienst in der standardmäßig geladenen Drop-Down-Liste angezeigt. Meine Aktion „Element aktualisieren“ kam auch erst nach Eingabe des Produkts „SharePoint“.

Flow Dienst suchen

In unserem Beispiel möchten wir nur den Status ändern und belassen daher die anderen Spaltenwerte, wie sie ausgelesen werden. Wenn man möchte, kann man auch hier noch mehr Logik integrieren, sollte man z.B. den Preis anpassen bei einer Ablehnung. (Oder bei einer abgelehnten Urlaubsanfrage noch eine Begründung schreiben, die dann dem Element hinzugefügt wird).

Flow Dienst bearbeitenWenn dies erledigt ist, speichern wir den Flow oben rechts ab. Als nächstes erstellen wir uns ein paar Geschenkewünsche in unserer List.

Flow SharePoint Liste

Dazu erhalten wir die entsprechenden Emails, wie im Flow konfiguriert.

Flow Genehmigungs-Email

Das dazu erzeugte Element (Geschenk) können wir nun direkt in der Email genehmigen oder ablehnen. Ich genehmige mir einmal das Surface Book und sehe anschließend den aktualisierten Status in meiner SharePoint-Liste.

Flow genehmigte SharePoint Liste

War das nun kompliziert? Ich denke nein. Sicherlich muss man sich erst daran gewöhnen und besonders bei speziellen Anforderungen kann man schon etwas ins Schwitzen kommen. Aber für nicht zu komplexe Unternehmensprozesse kann man Flow echt gut einsetzen. Mal sehen, wohin sich dieses Produkt weiter entwickelt.

Als Administrator kann man auch hier lediglich ein paar Einstellungen vornehmen. Das ist einerseits ein Vorteil, weil es einfach funktioniert. Aber andererseits kann dies auch ein Nachteil sein, wenn man wenig beeinflussen kann. Zwei Dinge möchte ich erwähnen, die man sich als Administrator anschauen sollte.

Zum einen kann ich verschiedene Umgebungen konfigurieren, denen eine eigene Flow Datenbank zur Verfügung gestellt wird. Dies ist Vorteilhaft, um z.B. Entwickler-Flows von den produktiven zu trennen.

Flow Umgebungen

Ein weiterer Vorteil dieser Umgebungen ist der zweite Punkt für Administratoren – nämlich das Anwenden von Richtlinien. So kann ich bestimmten Umgebungen untersagen, dass sie sich z.B. nicht per Flow mit Salesforce oder Box verbinden können.

Flow Datengruppen

Teil einer Richtlinie sind auch Berechtigungseinstellungen. Also bestimmte Rollen, aber auch einzelne Rechte, die Nutzer haben können, ähnlich wie wir es aus SharePoint kennen.

Flow Berechtigungen

Mit diesen Richtlinien habe ich also einerseits die Möglichkeit, bestimmte Dienste nicht zur Verfügung zu stellen und andererseits kann ich granulare Rechte und Rollen vergeben, um Nutzer bei der Erstellung von Flows etwas einzuschränken. Dies ist sehr sinnvoll, um meine Unternehmensdaten zu sichern und damit sie nicht ungewollt per Flow in den unzähligen verschiedenen anderen Diensten erzeugt werden.

Auch wenn Microsoft Flow aktuell bereits sehr gut funktioniert und wichtige Konfigurationen bietet, so ersetzt es meiner Ansicht nach noch nicht den Funktionsumfang der etablierten Workflow-Anbieter. Wir können aber gespannt sein, was da noch auf uns zukommt!

Happy „SharePointing“!

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Office 365 Teams

16. Türchen

Gerade noch haben wir versucht, uns an die neuen Office 365 Groups zu gewöhnen, da schiebt Microsoft schon die nächste Kollaborationslösung nach – und zwar Teams. Mir persönlich gefällt dieser Ansatz wirklich am besten, weil er am Desktop am meisten ausgereift wirkt, auch wenn es eigentlich das jüngste Produkt ist. Dies gilt aber nicht für die Windows Mobile App, denn da funktionieren die Groups besser.

Aber auch hier fangen wir von vorne an. Während man Groups von nahezu überall erstellen kann, ist dies mit Teams nur aus der App oder Browserversion von https://teams.microsoft.com möglich – und zwar von der Teams „Startseite“, wo alle Teams aufgelistet werden, die ich abonniert habe.

Office 365 Teams

Von dieser Startseite kann ich mein Team mit gewohnten Optionen anpassen, weitere Programme über „Connectors“ anbinden (ebenso wie bei den Groups) und auch neue „Kanäle“ erstellen. In den Teams würde ich dies als verschiedene Ansichten verstehen. Öffne ich die Teams SharePoint-Seite, dann sehe ich in den Dokumenten neu erstellte Unterordner zu meinen Kanälen. Ein nützlicher Anwendungsfall der Kanäle wäre beispielsweise die Abbildung einer Unternehmensstruktur: So kann es ein Marketing Team weltweit geben, aber darunter sind die Kanäle für Deutschland, Frankreich, Großbritanien, etc. aufgehängt, um die spezielle Eigenarten der Ländern dort zu bündeln.

Office 365 Teams Seite

Klicke ich nun in der SharePoint-Ansicht auf „Group Conversation“, so gelange ich zur ganz normale Office 365 Groups Ansicht, wie wir sie bereits vor zwei Tagen behandelt haben.

Office 365 Teams Group Ansicht

Dies macht deutlich, dass jedes Team auch eine ganz normale Office 365 Group ist – mit all den bekannten Funktionen, wie auch Planner. Aber nicht jede Office 365 Groups ist auch gleichzeitig ein Team! Dieser Unterschied ist wichtig! Denn meiner Meinung nach bietet Teams noch ein paar Funktionen mehr für zusätzliche Anwendungsfälle. Schauen wir uns diese also an.

Im User Interface finden wir ganz links oben unser Benutzerfoto, hinter dem sich einerseits all unsere Aktivitäten verbergen. Auf der anderen Seite kann ich auch Chat-Nachrichten markieren bzw. als eine Art Favorit speichern , um sie dann in dieser Ansicht angezeigt zu bekommen.

Office 365 Teams My Site

Unter unserem Profilfoto finden wir die letzten Aktivitäten in meinem Team und Kanal oder auch Benachrichtigungen, ob ich in einem Beitrag markiert oder erwähnt wurde. Auf dieser Seite sehen wir auch unten eine kleine Chatbox. Ich kann in den Teams nämlich von überall Notizen und Dateien an das Team versenden oder sogar direkt ein Skype Meeting starten. Hier sehen wir einen deutlichen Vorteil gegenüber Groups. Mit Ausnahme der SharePoint-Seite selber, ist sonst alles in das Teams Interface intergiert, man muss nicht von Browser Tab zu Tab springen oder extra Skype haben, um chatten zu können. Skype als Anruf oder Video ist zwar noch nicht direkt im Browser integriert, soll aber bald kommen. In der Client-Version ist dies aber bereits möglich.

Office 365 Teams Aktivität

Im Reiter Chat kann ich mit den Kollegen des Teams oder auch anderen einen Chat aufbauen. Im Screenshot seht ihr, dass darauf hingewiesen wird, dass Skype zwar schön und gut ist, für Teams aber offensichtlich eine eigene Chat (und auch Anruf + Video) Technologie genutzt wird.

Office 365 Teams Chat

Noch einmal zurück auf dem Teams Tab (Startseite) sehen wir, dass ich je Team und Kanal zusätzliche Registerkarten hinzufügen kann. So z.B. auch ganz einfach den Planner oder weitere Verbindungen zu anderen SharePoint Seiten, Groups etc.

Office 365 Teams Registerkarten

Office 365 Teams Connector

Der Reiter Termine ist wieder selbst erklärend. Dort erstelle ich einfach nur Termine, wie in Outlook und lade Kollegen ein. Leider sind noch keine Serientermine möglich, aber ich hoffe, dass dies bald nachgezogen wird. Teams wäre dann aus meiner Sicht das perfekte Werkzeug für das Team-Management oder auch kleinere Projekte wie Ausschreibungen oder Proof of Concepts.

Office 365 Teams Termine

Auf dem letzten Tab sehe ich noch alle meine Dateien. Dies ist aktuell nur sehr grob gefiltert nach a) allen Dateien, b) Dateien, die per Teams geteilt wurden oder c) alle meine OD4B Dateien.

Office 365 Teams Dateien

In der Windows App – also keine App, sondern wirklich eine Desktop-Anwendung – habe ich sogar noch eine Ansicht aller hochgeladenen Dateien. In dieser App funktioniert außerdem schon der Videoanruf (wenn die Englische Sprache eingestellt ist – noch nicht in Deutsch möglich). Ansonsten habe ich aktuell keine weiteren Unterschiede festgestellt. Aber mit diesem Screenshot aus der Desktop App sieht man echt schön, welchen Anwendungsfall ich mir mit diesem Tool sehr gut vorstellen kann: mitten in einer Konferenz über Video, könnte in Echtzeit neue Aufgaben im Planner zuweisen und weitere Notizen im Teams-eigenen OneNote machen. Außerdem hat jeder Zugriff auf alle geteilten Ressourcen und alle Chats und Notizen werden protokolliert und und und… Ihr merkt schon, ich bin echt begeistert von diesem Tool.

Office 365 Teams App

Das einzige, was noch etwas Verbesserungsbedarf verdient, ist die Windows Mobile App. Dort sehe ich aktuell nur meine Teams, jüngste Aktivitäten und kann Chatten. Auf hochgeladene Dateien aus meinem Chat habe ich noch nicht einmal Zugriff.

Office 365 Teams Mobile App Start   Office 365 Teams App Chat

Das ist aktuell bereits deutlich besser in der Office 365 Groups App (auch für Windows Phone 😉 ) realisiert worden. Aber wie dem auch sei, Microsoft hat es wunderbar verstanden, die bereits existierenden Werkezuge so zu kombinieren, dass sie extrem einfach und intuitiv für Endbenutzer anzuwenden sind. Auch ich habe schon einige Anwendungsfälle, bei denen ich Teams in Zukunft nutzen möchte.

Einen letzten Blick wollen wir noch darauf werfen, was Administratoren machen können. Dies ist über das User Interface zwar mehr, als bei den Groups, aber mir fehlt beispielsweise, dass ich Teams aktuell noch nicht mit Externen teilen kann. Im Screenshot sehen wir, dass wir Funktionen, die ich vorhin noch gelobt habe (z.B. Videoanrufe, zusätzliche Registerkarten einfügen), auch abschalten können.

Office 365 Teams AdministrationEin paar weitere Einstellungen sind möglich, aber jetzt nicht wirklich weltbewegend. Ich denke, dass Microsoft hier noch weitere Optionen und Funktionen in naher Zukunft hinzufügen wird. Ich freue mich schon darauf! Damit ihr direkt loslegen könnt, müsst ihr also nur die Teams im Admin Center eures Tenants aktivieren und dann unter https://teams.microsoft.com euer erstes Team erstellen. Die dazugehörigen Apps und Desktop-Anwendungen gibt es zum Download hier:
https://teams.microsoft.com/downloads

Happy „SharePointing“!

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Planner

15. Türchen

Im gestrigen Türchen zu den Office 365 Groups habe ich bereits erwähnt, dass in jeder Gruppe der Planner integriert ist. Also was ist nun dieser Planner?

Aus meiner Sicht ist der Planner zunächst einmal nur eine kleine Zusatzfunktion, um die Zusammenarbeit zu erleichtert – in diesem Falle Aufgaben erstellen und zuweisen. Man kann ihn als sehr einfache und abgespeckte Microsoft Project Version verstehen. Das Tool ist also weniger für große Projekte, aber dafür besser für kleinere Pläne gedacht. Aus meiner Sicht ist die Namensgebung also ganz gut gewählt.

Jede Gruppe hat genau einen Plan. Wenn ihr einen neuen Plan erstellt, erstellt ihr eine neue Office 365 Group. Das muss euch bewusst sein. Innerhalb jedes Plans können wir Aufgabe erstellen, diese Mitarbeitern zuweisen und ein Fälligkeitsdatum definieren.

02-planner

Öffnet man eine Aufgabe, so kann diese mit weiteren Details angefüttert werden, z.B.

  • Die Aufgabe einer anderen Aufgabengruppe zuweisen,
  • sie als gestartet markieren,
  • einzelne Meilensteine als Checkliste aktualisieren,
  • eine Beschreibung, Kommentare, Dateianhänge und Links einfügen
  • Und am unteren Ende werden alle Aktionen in einer Historie aufgezeichnet.

05-planner

Auf der rechten Seite kann man zusätzlich die noch offenen Punkte der Checkliste auf der Karte anzeigen lassen und ebenso die Aufgabe mit einer farblichen Kategorie hervorheben.

06-planner

Wichtig ist die Markierung von Aufgaben mit „In Progress“ oder „Completed“ deswegen, weil dies dann schön in den My Tasks auch so ausgegeben wird, damit wir den Überblick über noch offene, aber auch bereits abgeschlossene Aufgaben behalten. Übrigens sind diese My Tasks nicht die My Tasks aus der damaligen SharePoint MySites und somit nicht mit Exchange und den dortigen Aufgaben verknüpft – leider. Im folgenden Screenshot seht ihr aber schön, dass die My Tasks Ansicht alle Aufgaben aus all euren Groups (und Teams) aggregiert. Wird das also der neue zentrale Aufgabenpunkt…?

04-planner

Wo wir aktuell aber schon bei schönen Übersichten sind, so bietet der Planner auch weitere Charts über aktuelle und abgeschlossen Aufgaben. In diese Ansicht gelangt man von der Planner Startseite eines Plans mit dem Button „Charts“. Diese Ansicht ist eher für die Administratoren oder Plan-Manager gedacht, weil sie alle Aufgaben des Plans zusammenfasst, ob sie verspätet sind, abgeschlossen, wer wie viele Aufgaben hat, etc. Auf der rechten Seite sind die Aufgaben des Plans auch aufgeführt. Dort könnte man sogar direkt weitere hinzufügen.

03-planner

Als letzter Punkt ist noch der Planner Hub im linken Navigations-Panel zu nennen. Aktuell ist es nur einer Auflistung der Pläne sowie Favoriten. Diese Informationen haben wir aber ohnehin schon in diesem Panel. Das Logo deutet für mich aber darauf hin, dass wir dort vielleicht in Zukunft noch ein paar weitere Charts sehen könnten. Ich bin gespannt.

Nachdem ich mich mit dieser Planner Funktion genauer beschäftigt habe, gefällt es mir wirklich sehr gut. Einfach, intuitiv und nützlich. Weil es Teil einer Gruppe (und Teams) ist, ergeben sich also wirklich viele Anwendungsszenarien, wo der Planner einen tollen Mehrwert liefert. Spielt doch auch einfach mal damit rum.

Happy „SharePointing“!